- Thời hạn bảo quản : Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan
3. Tổ chức lập hồ sơ nguyên tắc
3.1 Trách nhiệm lập hồ sơ nguyên tắc
Nguyờn tắc quản lý: Mỗi cán bộ, cụng chức chuyên môn (làm công tác công văn giấy tờ) phải th-ờng xuyên lập hồ sơ nguyên tắc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyờn mụn phụ trách, coi đó là nhiệm vụ. Hồ sơ nguyờn tắc là cơ sở để giải quyết công việc hàng ngày đúng chế độ chính sách, pháp luật của nhà n-ớc quy định.
3.2 Sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và mối quan hệ giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc tắc và hồ sơ công việc
UUỶỶBBAANNNNHHÂÂNNDDÂÂNNXXÃÃYYấấNNBBèèNNHH UỶỶBBAANNNNHHÂÂNNDDÂÂNNXXÃÃYYấấNNBBèèNNHH V VĂĂNNPPHHềềNNGG K Kýýhhiiệệuutthhụụnnggttiinn::.............................................................................. S Sốố::..........................................VVTT H HỒỒ SSƠƠ H Hộộiinngghhịịttổổnnggkkếếttccụụnnggttỏỏccnnăămm22001111 v vààpphhưươơnngghhưướớnngg,,nnhhiiệệmmvvụụnnăămm22001122 c củủaaUUBBNNDDxxóóYYờờnnBBỡỡnnhh T Từừnnggààyy1166//1122 đđếếnnnnggààyy3311//1122//22001111 G Gồồmm::4400ttờờ P Phhụụnngg ốố::.............................................. M Mụụcc llụụcc ssốố:: ...................................... H Hồồ ssơơ ssốố:: ........................................ TTHHỜỜIIHHẠẠNNBBẢẢOOQQUUẢẢNN . ....... nnăămm
Nội dung
so
sỏnh
Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ công việc
Văn bản
- QPPL (Luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông t-) hoặc 1 vài văn bản h-ớng dẫn (công văn h-ớng dẫn)
- Bản sao - bản chính (nếu có), bản photocopy
- Nhiều loại văn bản (QPPL + HC) - Bản chính (bản sao có giá trị pháp lý nh- bản chính)
Thời gian
- Tập hợp nhiều năm - Thông th-ờng một năm (hoặc 2, 3 năm)
Nộp l-u
- Không nộp - Được lựa chọn và nộp lưu theo qui định
Mối quan hệ: Văn bản QPPL trong hồ sơ nguyên tắc là cơ sở pháp lý giải quyết công việc thuộc các bộ phận chức năng quản lý từ đú hình thành hồ sơ công việc.
3.3 Cách lập hồ sơ nguyên tắc:
- Xác định hồ sơ nguyên tắc cần lập, tiến hành mở hồ sơ viết bìa phản ánh nội dung lĩnh vực chuyên môn đ-ợc giao
- Thu thập các văn bản QPPL hoặc văn bản h-ớng dẫn về từng lĩnh vực công tác nghiệp vụ đã đ-ợc xác định
- Nguồn thu : Văn đến - đi (nếu có) - Công báo - mạng - Sắp xếp: thời gian ban hành văn bản
- Biên mục: viết bỡa hồ sơ, thống kê cỏc văn bản trong hồ sơ vào mục lục để theo dõi, tra cứu thuận lợi
Túm lại: Qui trỡnh lập hồ sơ nguyờn tắc: tiến hành đồng thời Mở hồ sơ - Thu thập - Sắp xếp - Biên mục