cụng tỏc văn thư
1. Xõy dựng quy trỡnh quản lý cụng tỏc văn thư * Mục đớch: * Mục đớch:
Nắm được sự vận hành cơ bản của cỏc khõu nghiệp vụ thuộc nội dung cụng tỏc văn thư, qua đú, người quản lý cú thể đưa ra những giải phỏp tối ưu nõng cao chất lượng cụng tỏc văn thư.
Quy định cỏc bước xõy dựng kế hoạch cụng tỏc văn thư, kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện kế hoạch và rỳt kinh nghiệp, khắc phục những điểm hạn chế trong kế hoạch, đề ra phương hướng cải tiến cho kế hoạch năm tiếp theo.
Tiờu chuẩn này được tiến hành thụng qua việc xõy dựng và thực hiện hệ thống qui trỡnh xử lý cụng việc hợp lý, phự hợp với qui định của phỏp luật, nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chớnh nhà nước kiểm soỏt được quỏ trỡnh giải quyết cụng việc trong nội bộ cơ quan; thụng qua đú từng bước nõng cao chất lượng và hiệu quả của cụng tỏc quản lý và cung cấp dịch vụ cụng.
* í nghĩa:
- Tăng năng xuất lao động trong cụng tỏc văn thư. - Đỏp ứng yờu cầu của luật định trong văn thư. - Đỏp ứng yờu cầu hội nhập quốc tế
- Đem lại thời gian và trớ tuệ cho người đứng đầu cơ quan và đội ngũ cỏn bộ, viờn chức.
- Thay đổi nếp nghĩ, nếp làm và giao tiếp trong văn thư - Làm nền tảng cho việc chứng nhận chất lượng
* Phạm vi ỏp dụng
Trong quản lý, theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện nội dung của cụng tỏc văn thư trong phạm vi toàn cơ quan, tại văn phũng, phũng hành chớnh và cỏc phũng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc, kể cả cỏc hoạt động của cỏ nhõn lónh đạo liờn quan đến cụng tỏc văn thư.
* Tài liệu viện dẫn
- Cỏc văn bản hiện hành của nhà nước quy định về cụng tỏc văn thư
- Cỏc văn bản của cơ quan cấp trờn, văn bản của cơ quan quy định về cụng tỏc văn thư
- Sổ tay chất lượng
- Cỏc quy trỡnh quản lý hành chớnh theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 của cơ quan.
* Giải thớch thuật ngữ
Khi xõy dựng quy trỡnh quản lý cụng tỏc văn thư theo ISO 9000, người xõy dựng cú trỏch nhiệm giải thớch những thuật ngữ, từ ngữ chuyờn mụn dựng trong quy trỡnh để người quản lý và người thực hiện hiểu một cỏch thống nhất.
* Nội dung
Việc xõy dựng lưu đồ của quy trỡnh cần đảm bảo đỳng việc, đỳng người thực hiện, đỳng trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao và kết quả thu được sau mỗi bước cụng việc.
2. Xõy dựng cỏc quy trỡnh nghiệp vụ cụng tỏc văn thư
2.1. Yờu cầu của quy trỡnh nghiệp vụ
Quy trỡnh nghiệp vụ phự hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 cần đỏp ứng được những tiờu chớ sau:
- Đảm bảo yờu cầu của một văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, đầy đủ cỏc yếu tố về thể thức. Cỏc yếu tố thể thức trỡnh bày trong quy trỡnh mang tớnh đơn giản, thường thể hiện bằng bảng biểu, sơ đồ.
- Mụ tả được cỏc khõu cụng việc cụ thể, rừ ràng, theo trỡnh tự khoa học, thống nhất với những văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trờn.
- Thể hiện rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, đơn vị, kể cả cỏc cấp lónh đạo tham gia vào việc giải quyết cỏc khõu nghiệp vụ.
- Viện dẫn những tài liệu liờn quan đến cỏc khõu cụng việc, sản phẩm của mỗi khõu cụng việc cụ thể mà cỏn bộ được phõn cụng phải chịu trỏch nhiệm hoàn thành.
- Bố cục chặt chẽ, khoa học, cú đủ cỏc mục.
2.1. Quy trỡnh soạn thảo và ban hành văn bản2.1.1. Mục đớch 2.1.1. Mục đớch
Quy định cỏch thức soạn thảo, phờ duyệt, ban hành cỏc văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, tổ chức.
2.1.2. Phạm vi ỏp dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với tất cả văn bản do cơ quan ban hành.
2.1.3. Tài liệu viện dẫn
- Bộ tiờu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 - Sổ tay chất lượng;
- Cỏc văn bản hướng dẫn soạn thảo và ban hành văn bản, quy định thể thức trỡnh bày văn bản, quy chế cụng tỏc văn thư lưu trữ của cơ quan.
2.1.4. Giải thớch thuật ngữ
- Văn bản kiểm soỏt: là những tài liệu cú đúng dấu kiểm soỏt màu đỏ của cơ quan ở trang bỡa đầu, được theo dừi trong danh mục phõn phối tài liệu, mỗi khi sửa đổi được cập nhật tới người sử dụng.
- Văn bản khụng kiểm soỏt: là những tài liệu khụng được đúng dấu kiểm soỏt màu đỏ của cơ quan, người cập nhật văn bản này khụng cần cập nhật bản mới mỗi khi tài liệu này thay đổi.
2.1.5. Cỏc bước tiến hành
Cỏc bước soạn thảo và ban hành văn bản được thể hiện bằng lưu đồ
2.2.1. Mục đớch
Thống nhất cỏc bước quản lý văn bản đi của cơ quan, tạo điều kiện cho việc tra cứu phục vụ quản lý.
2.2.2. Phạm vi ỏp dụng
Tớnh từ khi văn bản hoàn chỉnh bản thảo, đó cú chữ ký ban hành của thủ trưởng cơ quan đến khi lưu văn bản, sắp xếp văn bản để phục vụ tra tỡm.
Áp dụng đối với tất cả cỏc văn bản do cơ quan ban hành.
2.2.3. Tài liệu viện dẫn
- Cỏc văn bản hướng dẫn về cụng tỏc văn thư, lưu trữ của cỏc cơ quan cấp trờn - Quy chế cụng tỏc văn thư của cơ quan, đơn vị.
2.2.4. Giải thớch thuật ngữ
- Văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi:
2.2.5. Cỏc bước tiến hành
Với phạm vi giới hạn của quy trỡnh, việc quản lý văn bản đi được tớnh từ khi văn bản đó hoàn chỉnh về thể thức và đủ điều kiện phỏt hành, bao gồm cỏc bước:
- Đăng ký văn bản đi
- Theo dừi quỏ trỡnh phỏt hành văn bản - Theo dừi việc thực hiện văn bản
- Đỏnh giỏ kết quả thực hiện văn bản đi - Lưu văn bản đi
- Phục vụ khai thỏc, sử dụng văn bản đi - Chuyển giao văn bản đi vào lưu trữ cơ quan
2.3. Quy trỡnh quản lý, giải quyết văn bản đến 2.3.1. Mục đớch 2.3.1. Mục đớch
Thống nhất cỏc bước quản lý, giải quyết văn bản đến của cơ quan, từ khi tiếp nhận văn bản đến khi chuyển giao văn bản đến cỏc đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm giải quyết và theo dừi quỏ trỡnh giải quyết văn bản.
2.3.2. Phạm vi ỏp dụng
Áp dụng đối với tất cả cỏc văn bản đến cơ quan và được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đến”.
2.3.3. Tài liệu viện dẫn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cỏc văn bản quản lý hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của cỏc cơ quan cấp trờn
- Quy chế cụng tỏc văn thư của cơ quan, đơn vị
- Những ghi chỳ của cơ quan phỏt hành về mức độ mật của văn bản.
2.3.4. Giải thớch thuật ngữ
- Văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
2.3.5. Cỏc bước tiến hành: được thể hiện bằng lưu đồ
2.4. Quy trỡnh lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ 2.5.1. Mục đớch 2.5.1. Mục đớch
Thống nhất cỏc bước lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cụng việc và nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Giỳp cỏn bộ chuyờn mụn giải quyết việc lập hồ sơ đối với những cụng việc do mỡnh thực hiện.
2.5.2. Phạm vi ỏp dụng
Áp dụng đối với cỏc lĩnh vực hoạt động của cơ quan do đơn vị, cỏ nhõn trong cơ quan chịu trỏch nhiệm giải quyết.
2.5.3. Tài liệu viện dẫn
- Cỏc văn bản hướng dẫn về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ của cỏc cơ quan cấp trờn
- Quy chế cụng tỏc văn thư của cơ quan, đơn vị
2.5.4. Giải thớch thuật ngữ
- Hồ sơ
- Danh mục hồ sơ - Hồ sơ cụng việc
2.5.5. Cỏc bước tiến hành: Thể hiện bằng lưu đồ từ trang 58 đến trang 62
Mụ tả cỏc quy trỡnh nghiệp vụ văn thư khi ỏp dụng ISO 9001:2008