III. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ
3. Chuẩn bị nhân lực cho việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2008
Một trong những yêu cầu đặt ra là nguồn nhân lực phải đảm bảo chất lượng nhất định.
Đội ngũ cán bộ phải được đào tạo về chuyên môn đối với chức danh, lĩnh vực được phân công nhiệm vụ, có đạo đức nghề nghiệp và được trang bị những kiến thức phụ trợ cơ bản như tin học, ngoại ngữ, kỹ năng thu thập và tổng hợp thông tin, kỹ năng soạn thảo văn bản…
Cán bộ làm việc tại cơ quan phải có những hiểu biết cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và mục tiêu, chính sách chất lượng của cơ quan, tổ chức.
NỘI DUNG THẢO LUẬN - THỰC HÀNH BÀI 4
1. Nội dung cơ bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008.
2. Các biện pháp thực hiện ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào công tác văn thư UBND xã thuận lợi, khó khăn ?
3. Các quy trình nghiệp vụ cần xây dựng khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư.
Lưu đồ xây dựng các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư
Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Kế hoạch công tác năm của cơ quan, kế hoạch công tác văn thư Phòng Hành chính
Phòng Hành chính,
kế toán Kế hoạch kèm dự toán
Phòng Hành chính, các đơn vị, cá nhân liên quan
Biên bản họp triển khai kế hoạch
Phòng Hành chính,
Thủ trưởng cơ quan Văn bản giao kế hoạch,
phân công nhiệm vụ
Phòng Hành chính, Thủ trưởng cơ quan
Bản ghi chép, tổng hợp những thông tin theo dừi, giỏm sỏt
Phòng Hành chính Báo cáo tổng kết,
hồ sơ hội nghị
Nghị quyết hội nghị Bản đề xuất nhiệm vụ
Phòng Hành chính
Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch
Xây dựng kế hoạch công tác văn thư năm
Theo dừi, giỏm sát việc thực hiện
kế hoạch Lập dự toán
Tổ chức triển khai thực hiện kếhoạch
Giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị, cá nhân
Tổng kết, đánh giá việc thực hiện
kế hoạch
Đề xuất nhiệm vụ hoạt động năm sau Đôn đôc,
nhắc nhở
Đôn đôc, nhắc nhở
Báo cáo tổng kết
Hội nghị tổng kết
Giải pháp cải tiến
Lưu hồ sơ
Lưu đồ soạn thảo và ban hành văn bản :
Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Cán bộ được phân công
Sổ theo dừi Phụ trách bộ
phận
Những vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu
Trưởng phòng
Ý kiến của lãnh đạo Bản dự thảo
Danh sách các cơ quan, tổ chức được xin ý kiến
Cán bộ được phân công Các bộ phận, cá nhân được xin ý kiến
Các ý kiến đóng góp, báo cáo tổng hợp các ý kiến góp ý
Cán bộ được
phân công Bản thảo hoàn chỉnh
Trưởng phòng
Bản thảo hoàn chỉnh
Lãnh đạo đơn
vị Bản thảo hoàn chỉnh
Bộ phận pháp chế
Bản thảo hoàn chỉnh, ý kiến của bộ phận pháp chế Đơn vị soạn
thảo
Bản thảo hoàn chỉnh có chữ ký tắt của trưởng đơn vị
Thủ trưởng cơ quan
Chưa đạt
Bản gốc
đạt Văn thư cơ
quan
Bản gốc và các bản chính
Văn thư cơ quan
Sổ đăng ký văn bản đi
Cán bộ được phân công
Các tài liệu lỗi thời, đã bị thay thế
Văn thư, bộ phận ban hành
Hồ sơ xây dựng văn bản Yêu cầu soạn thảo vănbản
Xem xét yêu cầu
Phân công soạn thảo
Dự thảo xin ý kiến
Đóng góp ý kiến
Hoàn chỉnh dự thảo
Soát xét dự thảo
Thẩm định dự thảo
Kiểm tra pháp chế
Trình ký
Làm thủ tục phát hành
Đăng ký văn bản đi
Chuyển giao vb mới và thu hồi vb lỗi thời
Phê duyệt Yêu
cầu soạn thảo lại
Lưu đồ quản lý văn bản đi:
Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Cán bộ văn thư Sổ đăng ký văn bản đi
Cán bộ phần hành,
đơn vị được phõn cụng Sổ theo dừi, những
thông tin phản hồi
Cán bộ phần hành,
đơn vị được phân công Các văn bản triển khai
Cơ quan ban hành văn bản hoặc cơ quan chuyên môn đầu ngành
chưa đạt
Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện
đạt Cán bộ văn thư,
chuyên viên lưu hồ sơ
Sổ đăng ký văn bản đi, phần mềm đăng ký vb đi, hồ sơ công việc Cán bộ văn thư,
chuyên viên lưu hồ sơ Các tài liệu phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ việc
Cán bộ văn thư, chuyên viên lưu hồ sơ công việc
Hồ sơ nộp lưu
Đăng ký văn bản
Theo dừi quỏ trỡnh phỏt hành văn bản
Theo dừi việc thực hiện văn bản
Lưu văn bản đi
Phục vụ khai thác, sử dụng văn bản đi
Chuyển giao văn bản vào lưu trữ Đánh giá kết quá thựchiện Sửa
chữa bổ sung
Lưu đồ quản lý văn bản đến
Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Cán bộ văn thư Sổ nhận văn bản đến
Cán bộ văn thư
Cán bộ văn thư
Cán bộ văn thư
Dấu đến theo mẫu của cơ quan
Cán bộ văn thư Sổ đăng ký văn bản
đến, phần mềm đăng ký vb đến, hồ sơ công việc
Cán bộ văn thư,
thủ trưởng đơn vị Ý kiến của thủ trưởng
đơn vị
Cán bộ văn thư, trưởng phòng hành chính
Sổ chuyển giao văn bản
Đơn vị, cá nhân
được phân công trách nhiệm
Các tài liệu liên quan, ý kiến hoặc văn bản phản hồi
Thủ trưởng đơn vị, trưởng bộ phận được phân công giải quyết
Văn bản phản hồi, báo cáo kết quả Bộ phận được giao
trách nhiệm giải quyết
Sổ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, hồ sơ công việc
Tiếp nhận văn bản đến (ký nhận, kiểm tra)
Phân loại bì văn bản đến
Bóc bì văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi ngày tháng năm vănbản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình xin ý kiến phân phối và hướng giải quyết văn bản
Chuyển giao vb đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết
Tổ chức giải quyết văn bảnđến
Lưu văn bản đến. tổ chức tra cứu
Theo dừi quỏ trỡnh giải quyết văn bản đến Phối
hợp với các đơn
vị liên quan
Lưu đồ Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ
Trách nhiệm Các bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Văn phòng hoặc phòng hành chính
Các văn bản hướng dẫn, kế hoạch công tác
Chuyên viên tổng hợp Các văn bản hướng
dẫn, kế hoạch công tác
Chuyên viên trực tiếp giải quyết công việc
Bìa hồ sơ, tài liệu đầu tiên hình thành khi giải quyết công việc Chuyên viên trực tiếp
giải quyết công việc
Tất cả tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc Chuyên viên trực tiếp
giải quyết công việc Tài liệu trong hồ sơ
Chuyên viên trực tiếp giải quyết công việc hoặc cán bộ văn thư lưu trữ
Bìa hồ sơ, tờ mục lục
Bộ phận quản lý hồ sơ Các biểu mẫu, sổ sách
phục vụ khai thác Chuyên viên trực tiếp
giải quyết công việc hoặc bộ phận quản lý hồ sơ
Biên bản bàn giao, sổ giao nhận
KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
TS. Nguyễn Tiến Dĩnh
Lập Danh mục hồ sơ
Mở hồ sơ
Thu thập tài liệu
Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
Tổ chức khai thác, phục vụ
Tổ chức nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Xây dựng khung
phân loại DMHS
Biên mục hồ sơ
Nguyên tắc (hs)
Hồ sơ việc
hồ sơ nhân sự
biên mục bên trong
biên mục bên ngoài