+ Đánh số tờ : Mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đỏnh một số vào gúc phải, phớa trờn tờ văn bản.
Ph-ơng pháp đánh số tờ: Dùng chữ số ả rập để đánh số tờ.
Thí dụ: 01, 02, 03, 04, 05 ..., dùng bút chì đen ký hiệu 2B, 4B, không dùng bút mực để đánh số tờ.
Khi đỏnh số tờ cần chỳ ý :
- Nếu văn bản cú khổ giấy lớn hơn A4 khi đỏnh số tờ phải gấp văn bản bằng khổ A4 và đỏnh một số thứ tự.
- Nếu văn bản cú ảnh đi kốm để minh hoạ cho nội dung tài liệu phải cho ảnh vào phong bỡ và đớnh kốm với văn bản.
- Tr-ờng hợp đánh sót thì phải thêm cỏc ký hiệu a, b, c . . . vào sau cỏc số sút. Thí dụ: 20, 20a, 20b, 20c
- Tr-ờng hợp đánh nhảy số thì không phải đánh lại và ghi chú vào chứng từ kết thúc (Thí dụ không có tờ 154) để tiện cho quản lý, theo dõi văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
+ Viết mục lục văn bản:
Mục lục văn bản là: bản thống kê tất cả các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; giới thiệu một cỏch cú hệ thống thành phần, nội dung của từng văn bản và vị trớ sắp xếp của chỳng trong hồ sơ để tra tìm đ-ợc dễ dàng, thuận lợi. Ngoài ra cũn nhằm mục đớch thống kờ và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ nhằm bảo quản được tốt. Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 2 hoặc trang 3 bỡa hồ sơ hoặc viết thành tờ riờng và xếp trước cỏc văn bản của hồ sơ.
Thụng thường những hồ sơ cú giỏ trị lưu trữ và những hồ sơ cú từ ba văn bản trở lờn mới cần lập mục lục.
Mục lục văn bản có mẫu nh- sau:
MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số : Tập số: Hồ sơ số : Tập số: Số TT Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản
Trích yếu nội dung văn bản Tờ số Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 01 14/KH- UBND 01/01/2011 UBND huyện Yên Lạc Kế hoạch xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của huyện từ năm 2011 đến năm 2012
01
+ Viết chứng từ kết thúc:
Chứng từ kết thỳc là bản ghi chộp những thụng tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đú. Cỏc thụng tin cần đưa vào chứng từ kết thỳc gồm số lượng tờ văn bản của hồ sơ; số lượng tờ mục lục văn bản; trạng thỏi vật lý của các văn bản, tài liệu có bên trong hồ sơ (Thí dụ chất l-ợng văn bản, tài liệu bị rách, mờ . . . ); ngày thỏng năm lập hồ sơ; người lập hồ sơ.
Khi viết chứng từ kết thúc cần phải viết rõ, chính xác đầy đủ theo đúng qui định. Ng-ời lập hồ sơ có trách nhiệm viết chứng từ kết thúc ghi chính xác ngày tháng lập hồ sơ và ký tên vào chứng từ kết thúc.
Chứng từ kết thúc có thể in sẵn hoặc đánh máy và để vào vị trí cuối hồ sơ sau tờ văn bản cuối cùng trong hồ sơ.
Chứng từ kết thúc có nội dung thông tin nh- sau:
+ Viết bìa hồ sơ: Đây là công việc cuối cùng của lập hồ sơ cụng việc. Mục đích giới thiệu tóm tắt đầy đủ các thông tin về một hồ sơ đã lập; chuẩn bị cho việc nộp l-u hồ sơ vào l-u trữ; tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tỡm.
Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, dễ đọc, trình bày các thông tin trên bìa hồ sơ phải chính xác, đúng kỹ thuật làm nổi bật những yếu tố thụng tin chủ yếu. Bỡa hồ sơ được cấu thành bởi cỏc thành phần: Tờn cơ quan; tờn đơn vị tổ chức (mặt hoạt động); tiờu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thỳc; số lượng tờ; thời hạn bảo quản; số lưu trữ
Đối với hồ sơ của UBND xó được trỡnh bày như sau:
- Tờn cơ quan: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ YấN BèNH
VĂN HểA XÃ HỘI CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Hồ sơ số: (Đơn vị bảo quản số . . . ) 1. Hồ sơ này cú: . . . . tờ (viết bằng chữ ...tờ) được đỏnh số từ . . . . đến . . . . Cú cỏc trang trựng số . . . . ; khuyết số . . . . 2. Mục lục văn bản cú . . .tờ (viết bằng chữ ...tờ) 3.Tỡnh trạng của tài liệu: . . . , ngày tháng năm . . Ng-ời lập hồ sơ (ký và ghi rõ họ tên)
- Tiêu đề hồ sơ: Là một câu ngắn gọn khỏi quỏt được toàn bộ nội dung của hồ sơ. Cụm từ thường dựng để bắt đầu viết một tiờu đề hồ sơ:
- “Về việc” : cụm từ này thường được dựng để viết tiờu đề cho cỏc hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề
- “Tập”: cụm từ này dựng để viết tiờu đề hồ sơ lập theo cỏc đặc trưng tờn gọi, tỏc giả, thời gian và địa dư.
Thí dụ: Tập Quyết định của UBND xã Văn Lôi về việc bổ nhiệm Tr-ởng thôn Năm 2011
- “Cụng văn trao đổi”: cụm từ này dựng để viết tiờu đề hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch.
Thớ dụ: Tập Công văn trao đổi giữa UBND xã An Phỳ với Cụng ty Thành Công triển khai xây dựng Cụng trỡnh thuỷ lợi. . . . Năm 2011