1. Xây dựng quy trình quản lý công tác văn thư * Mục đích:
Nắm được sự vận hành cơ bản của các khâu nghiệp vụ thuộc nội dung công tác văn thư, qua đó, người quản lý có thể đưa ra những giải pháp tối ưu nâng cao chất lượng công tác văn thư.
Quy định các bước xây dựng kế hoạch công tác văn thư, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch và rút kinh nghiệp, khắc phục những điểm hạn chế trong kế hoạch, đề ra phương hướng cải tiến cho kế hoạch năm tiếp theo.
Tiêu chuẩn này được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống qui trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với qui định của pháp luật, nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan; thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
* Ý nghĩa:
- Tăng năng xuất lao động trong công tác văn thư.
- Đáp ứng yêu cầu của luật định trong văn thư.
- Đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế
- Đem lại thời gian và trí tuệ cho người đứng đầu cơ quan và đội ngũ cán bộ, viên chức.
- Thay đổi nếp nghĩ, nếp làm và giao tiếp trong văn thư - Làm nền tảng cho việc chứng nhận chất lượng
* Phạm vi áp dụng
Trong quản lý, theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện nội dung của công tác văn thư trong phạm vi toàn cơ quan, tại văn phòng, phòng hành chính và các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc, kể cả các hoạt động của cá nhân lãnh đạo liên quan đến công tác văn thư.
* Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hiện hành của nhà nước quy định về công tác văn thư
- Các văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản của cơ quan quy định về công tác văn thư
- Sổ tay chất lượng
- Các quy trình quản lý hành chính theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 của cơ quan.
* Giải thích thuật ngữ
Khi xây dựng quy trình quản lý công tác văn thư theo ISO 9000, người xây dựng có trách nhiệm giải thích những thuật ngữ, từ ngữ chuyên môn dùng trong quy trình để người quản lý và người thực hiện hiểu một cách thống nhất.
* Nội dung
Việc xây dựng lưu đồ của quy trình cần đảm bảo đúng việc, đúng người thực hiện, đúng trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao và kết quả thu được sau mỗi bước công việc.
2. Xây dựng các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư 2.1. Yêu cầu của quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 cần đáp ứng được những tiêu chí sau:
- Đảm bảo yêu cầu của một văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, đầy đủ các yếu tố về thể thức. Các yếu tố thể thức trình bày trong quy trình mang tính đơn giản, thường thể hiện bằng bảng biểu, sơ đồ.
- Mụ tả được cỏc khõu cụng việc cụ thể, rừ ràng, theo trỡnh tự khoa học, thống nhất với những văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên.
- Thể hiện rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, đơn vị, kể cả cỏc cấp lónh đạo tham gia vào việc giải quyết các khâu nghiệp vụ.
- Viện dẫn những tài liệu liên quan đến các khâu công việc, sản phẩm của mỗi khâu công việc cụ thể mà cán bộ được phân công phải chịu trách nhiệm hoàn thành.
- Bố cục chặt chẽ, khoa học, có đủ các mục.
2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 2.1.1. Mục đích
Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, ban hành các văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan, tổ chức.
2.1.2. Phạm vi áp dụng
Đối với tất cả văn bản do cơ quan ban hành.
2.1.3. Tài liệu viện dẫn
- Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 - Sổ tay chất lượng;
- Các văn bản hướng dẫn soạn thảo và ban hành văn bản, quy định thể thức trình bày văn bản, quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
2.1.4. Giải thích thuật ngữ
- Văn bản kiểm soát: là những tài liệu có đóng dấu kiểm soát màu đỏ của cơ quan ở trang bỡa đầu, được theo dừi trong danh mục phõn phối tài liệu, mỗi khi sửa đổi được cập nhật tới người sử dụng.
- Văn bản không kiểm soát: là những tài liệu không được đóng dấu kiểm soát màu đỏ của cơ quan, người cập nhật văn bản này không cần cập nhật bản mới mỗi khi tài liệu này thay đổi.
2.1.5. Các bước tiến hành
Các bước soạn thảo và ban hành văn bản được thể hiện bằng lưu đồ 2.2. Quy trình quản lý văn bản đi
2.2.1. Mục đích
Thống nhất các bước quản lý văn bản đi của cơ quan, tạo điều kiện cho việc tra cứu phục vụ quản lý.
2.2.2. Phạm vi áp dụng
Tính từ khi văn bản hoàn chỉnh bản thảo, đã có chữ ký ban hành của thủ trưởng cơ quan đến khi lưu văn bản, sắp xếp văn bản để phục vụ tra tìm.
Áp dụng đối với tất cả các văn bản do cơ quan ban hành.
2.2.3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan cấp trên - Quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị.
2.2.4. Giải thích thuật ngữ - Văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi:
2.2.5. Các bước tiến hành
Với phạm vi giới hạn của quy trình, việc quản lý văn bản đi được tính từ khi văn bản đã hoàn chỉnh về thể thức và đủ điều kiện phát hành, bao gồm các bước:
- Đăng ký văn bản đi
- Theo dừi quỏ trỡnh phỏt hành văn bản - Theo dừi việc thực hiện văn bản
- Đánh giá kết quả thực hiện văn bản đi - Lưu văn bản đi
- Phục vụ khai thác, sử dụng văn bản đi - Chuyển giao văn bản đi vào lưu trữ cơ quan 2.3. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến 2.3.1. Mục đích
Thống nhất các bước quản lý, giải quyết văn bản đến của cơ quan, từ khi tiếp nhận văn bản đến khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết và theo dừi quỏ trỡnh giải quyết văn bản.
2.3.2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với tất cả các văn bản đến cơ quan và được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đến”.
2.3.3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản quản lý hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của các cơ quan cấp trên
- Quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị
- Những ghi chú của cơ quan phát hành về mức độ mật của văn bản.
2.3.4. Giải thích thuật ngữ - Văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
2.3.5. Các bước tiến hành: được thể hiện bằng lưu đồ 2.4. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ 2.5.1. Mục đích
Thống nhất các bước lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc và nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Giúp cán bộ chuyên môn giải quyết việc lập hồ sơ đối với những công việc do mình thực hiện.
2.5.2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các lĩnh vực hoạt động của cơ quan do đơn vị, cá nhân trong cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết.
2.5.3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hướng dẫn về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ của các cơ quan cấp trên
- Quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị 2.5.4. Giải thích thuật ngữ
- Hồ sơ
- Danh mục hồ sơ - Hồ sơ công việc
2.5.5. Các bước tiến hành: Thể hiện bằng lưu đồ từ trang 58 đến trang 62 Mô tả các quy trình nghiệp vụ văn thư khi áp dụng ISO 9001:2008
III. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ