III. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 VÀO CễNG TÁC VĂN THƯ
1. Thống nhất chủ trương trong lónh đạo
Khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 vào cỏc hoạt động của cơ quan, tổ chức núi chung và vào cụng tỏc văn thư núi riờng đều xuất phỏt từ sự thống nhất chủ trương của cỏc cấp lónh đạo. Chủ trương này cần cú sự chuẩn bị, đầu tư về cơ sở lý luận, cơ sở vật chất một cỏch đầy đủ, đảm bảo yờu cầu của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008
Sự thống nhất về chủ trương giữa cỏc cấp lónh đạo, cần tập trung vào những vấn đề cơ bản sau:
- Thống nhất về thời điểm tiến hành ỏp dụng
- Thống nhất về cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn của việc ỏp dụng TCVN ISO 9001: 2008
- Thống nhất cỏc nội dung được lựa chọn để xõy dựng quy trỡnh thực hiện theo ISO 9001
- Thống nhất về mức độ đầu tư kinh phớ - Thống nhất về biện phỏp cải tiến
Một trong những nguyờn tắc của việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 là phải luụn luụn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Sau một thời gian triển khai ỏp dụng ISO 9001 Ban chỉ đạo ISO cần xem xột, đỏnh giỏ mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống, tỡm và phõn tớch những nguyờn nhõn của sự khụng phự hợp và xõy dựng biện phỏp khắc phục, phũng ngừa và cải tiến.
Định kỳ xem xột, đỏnh giỏ, xõy dựng cỏc biện phỏp khắc phục, phũng ngừa và cải tiến theo phương ỏn giải quyết từng sự việc khụng phự hợp một cỏch đơn lẻ hay đồng bộ đều phải cú sự thống nhất của cỏc cấp lónh đạo ngay từ lỳc bắt đầu ỏp dụng triển khai ỏp dụng.