Theo Điều 11, Thụng tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xó việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành được tiến hành như sau:
1. Thời hạn giao nộp:
+ Tài liệu xõy dựng cơ bản sau 03 thỏng kể từ khi cụng trỡnh được quyết toỏn;
+ Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi õm, ghi hỡnh sau 03 thỏng kể từ khi cụng việc kết thỳc.
2. Thủ tục giao nộp:
Bộ phận, cỏ nhõn cỏn bộ, cụng chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xó phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Cụng chức làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ tại UBND xó lập 02 bản Biờn bản giao nhận tài liệu.
Bờn giao và bờn nhận tài liệu mỗi bờn giữ mỗi loại 01 bản.
3. Tổ chức nộp hồ sơ vào l-u trữ : Tại khoản 3, điều 10 Thụng tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ qui định trỏch nhiệm của cỏc bộ phận, cỏn BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ qui định trỏch nhiệm của cỏc bộ phận, cỏn bộ, cụng chức giao nộp như sau:
- Cỏc bộ phận, cỏn bộ, cụng chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cấp xó theo thời hạn quy định. Trường hợp cỏc bộ phận, cỏn bộ, cụng chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xó nhưng thời hạn giữ lại khụng được quỏ 02 năm.
- Cỏn bộ lónh đạo HĐND, UBND cấp xó, cụng chức trước khi chuyển cụng tỏc, thụi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Khụng được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đớch cỏ nhõn, mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khỏc. Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho Lưu trữ cấp xó phải được lập thành văn bản.
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Tờn đơn vị (bộ phận): (giao nộp tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Hộp/ cặp số
Số, ký hiệu HS Tiờu đề hồ sơ Thời gian BĐ-KT Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi chỳ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục này gồm: . . . . hồ sơ (ĐVBQ). Viết bằng chữ . . . . . . . hồ sơ (ĐVBQ). Trong đú cú:
- . . . hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn;