IV. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
2. Thủ tục giao nộp
Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã lập 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.
Bên giao và bên nhận tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.
3. Tổ chức nộp hồ sơ vào l-u trữ : Tại khoản 3, điều 10 Thụng tư 14/2011/TT- BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ qui định trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ, công chức giao nộp như sau:
- Các bộ phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cấp xã theo thời hạn quy định. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
- Cán bộ lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã, công chức trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho Lưu trữ cấp xã phải được lập thành văn bản.
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Tên đơn vị (bộ phận): (giao nộp tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU N¨m 20 . . .
Hộp/
cặp số
Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian BĐ-KT
Thời hạn bảo quản
Số tờ Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Mục lục này gồm: . . . . hồ sơ (ĐVBQ).
Viết bằng chữ . . . . . . . hồ sơ (§VBQ).
Trong đó có:
- . . . hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn;
- . . . . hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản cú thời hạn.
. . . , ngày tháng năm 20 . . . Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày tháng năm 20...
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ Điều 22 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 20. . của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ ... (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...), Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông (bà): ...……...
Chức vụ công tác/chức danh: ...………...
BÊN NHẬN: (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức), đại diện là:
- Ông (bà): ...……...
Chức vụ công tác/chức danh: ...…...
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...…...
2. Thời gian của tài liệu: ...
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ...
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...…… Quy ra mét giá: ... mét 3. Tình trạng tài liệu giao nộp:
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị/cá nhân) giữ một bản, bên nhận (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức) giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tờn và ghi rừ họ tờn) ĐẠI DIỆN BấN NHẬN
(Ký tờn và ghi rừ họ tờn)
NỘI DUNG THẢO LUẬN - THỰC HÀNH BÀI 3
1. Hướng dẫn cho học viên cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ cho UBND xã khu vực đồng bằng.
2. Hướng dẫn tổ chức qui trình lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc.
3. Hướng dẫn tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
(Tài liệu mượn UBND xã nơi mở lớp).
Bài 4:
ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND XÃ
I. Khái niệm, cấu trúc và nội dung bộ tiêu chuẩn 1. Khái niệm, cấu trúc bộ tiêu chuẩn
1.1. Khái niệm tổ chức ISO
ISO có tên gọi đầy đủ là International Organization for Standardition, dịch nghĩa là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (nhiều cơ quan, tổ chức và dịch giả dịch là Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa hoặc Liên đoàn Quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia), là tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất của thế giới hiện nay.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về Quản lý chất lượng do Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hoá (ISO) ban hành. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm các tiêu chuẩn qui định những yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp muốn được chứng nhận phải áp dụng (như ISO9001/2/3:1994 hoặc ISO 9001:2000) và các tiêu chuẩn hỗ trợ khác.
ISO 9001:2008: Hệ thống Quản lý Chất lượng - Các yêu cầu, đây là bản soát xét lần 4. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
Mục tiêu của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) là thúc đẩy sự phát triển của công tác tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới và phát triển sự hợp tác trong lĩnh vực trí tuệ, khoa học công nghệ và kinh tế.
Nhiệm vụ chính của ISO là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC (International Electronic Commitee). Các tiêu chuẩn này không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất khuyến khích áp dụng. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này
lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới.
Theo tài liệu do Trung tâm Thông tin Bộ Khoa học và Công nghệ Việt Nam cung cấp và một số tài liệu khai thác trên trang web httt:/www.iso.ch thì ISO là tổ chức phi chính phủ, được thành lập năm 1946 tại Luân Đôn nước Anh, nhưng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 23/02/1947. ISO có ba loại thành viên: thành viên đầy đủ, thành viên thông tấn và thành viên đăng ký. Thành viên của cơ quan phải là các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia và mỗi quốc gia chỉ có duy nhất một cơ quan, tổ chức đại diện để tham gia ISO. Hiện nay, trên 70%
thành viên của ISO là các cơ quan chính phủ được chính phủ cử ra làm đại diện duy nhất cho quốc gia tại tổ chức này.
Hiện nay, trên thế giới có trên 120 nước là thành viên của ISO, trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve, Thụy Sỹ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha. Để giúp ISO duy trì và triển khai hoạt động, cơ cấu tổ chức của ISO gồm có:
- Đại Hội đồng ISO: họp toàn thể mỗi năm một lần
- Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên được Đại Hội đồng ISO bầu ra
- Ban Thư ký Trung tâm: thực hiện chức năng thư ký cho Đại Hội đồng và Hội đồng trong việc quản lý kỹ thuật, theo dừi cỏc vấn đề thành viờn, hỗ trợ kỹ thuật cho các Ban kỹ thuật và Tiểu ban kỹ thuật, chịu trách nhiệm xuất vản, thông tin, quảng bá và chương trình cho các nước đang phát triển.
- Các ban chính sách phát triển: Ban đánh giá sự phù hợp (CASCO);
Ban Phát triển (DEVCO); Ban Thông tin (INFCO); Ban Chấp chuẩn (REMCO);
Ban Chính sách người tiêu dùng (COPOLCO).
- Hội đồng Quản lý Kỹ thuật (TMB): tổ chức và quản lý hoạt động của Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn.
- Các ban kỹ thuật tiêu chuẩn: hiện nay, ISO có 2859 cơ quan kỹ thuật bao gồm 186 ban kỹ thuật, 576 tiểu ban kỹ thuật, 2057 Nhóm Công tác và 40 nhóm nghiên cứu và soạn thảo các tiêu chuẩn và các hướng dẫn của ISO.
- Các ban cố vấn: nhiệm vụ của ISO là xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và theo dừi, đỏnh giỏ việc triển khai thực hiện cỏc tiờu chuẩn đú ở cỏc quốc gia và đối với từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Khi vận dụng những tiêu chuẩn do ISO
ban hành, sẽ nảy sinh những quan hệ tới các đối tượng là nhà quản lý và khách hàng. Vì vậy, hiện tại có khoảng 3000 các nhà khoa học, kỹ thuật, các nhà quản lý, cơ quan chính phủ, các nhà công nghiệp, người tiêu dùng… đại diện cho các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia thành viên tham gia vào việc xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và các chính sách phát triển của ISO.
Trên thế giới có khoảng trên 5.000 tổ chức quốc tế có quan hệ với các cơ quan kỹ thuật của ISO. Việt Nam là thành viên thứ 72 của ISO, gia nhập năm 1977, cơ quan đại diện cho Chính phủ tham gia tổ chức ISO là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
1.2. Cấu trúc và nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 phiên bản:
1. ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng 2. ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu
3. ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến hiệu quả 4. ISO 19011: 2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường
Phiên bản năm 1994
Phiên bản năm 2000
Phiên bản
năm 2008 Tên tiêu chuẩn
ISO 9000:1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 HTQLCL – Cơ sở & từ vựng
ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000 (bao gồm ISO 9001/ 9002/ 9003)
ISO 9001: 2008
Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) – Các yêu cầu
ISO 9002: 1994 ISO 9003: 1994
ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Chưa có thay đổi HTQLCL - Hướng dẫn cải tiến
ISO 10011:
1990/1
ISO 19011: 2002 Chưa có thay đổi Hướng dẫn đánh giá HTQLCL/ Môi trường
2. Nguyên tắc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các yêu cầu cần kiểm soát của