III. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 VÀO CễNG TÁC VĂN THƯ
3. Chuẩn bị nhõn lực cho việc ỏp dụng TCVN ISO 9001:
Một trong những yờu cầu đặt ra là nguồn nhõn lực phải đảm bảo chất lượng nhất định.
Đội ngũ cỏn bộ phải được đào tạo về chuyờn mụn đối với chức danh, lĩnh vực được phõn cụng nhiệm vụ, cú đạo đức nghề nghiệp và được trang bị những kiến thức phụ trợ cơ bản như tin học, ngoại ngữ, kỹ năng thu thập và tổng hợp thụng tin, kỹ năng soạn thảo văn bản…
Cỏn bộ làm việc tại cơ quan phải cú những hiểu biết cơ bản về bộ tiờu chuẩn ISO 9001:2008 và mục tiờu, chớnh sỏch chất lượng của cơ quan, tổ chức.
NỘI DUNG THẢO LUẬN - THỰC HÀNH BÀI 4
1. Nội dung cơ bản của bộ tiờu chuẩn ISO 9001:2008. Mụ tả hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008.
2. Cỏc biện phỏp thực hiện ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 vào cụng tỏc văn thư UBND xó thuận lợi, khú khăn ?
3. Cỏc quy trỡnh nghiệp vụ cần xõy dựng khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào cụng tỏc văn thư.
Lưu đồ xõy dựng cỏc quy trỡnh nghiệp vụ cụng tỏc văn thư
Trỏch nhiệm Cỏc bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Kế hoạch cụng tỏc năm của cơ quan, kế hoạch cụng tỏc văn thư Phũng Hành chớnh
Phũng Hành chớnh,
kế toỏn Kế hoạch kốm dự toỏn
Phũng Hành chớnh, cỏc đơn vị, cỏ nhõn liờn quan
Biờn bản họp triển khai kế hoạch
Phũng Hành chớnh,
Thủ trưởng cơ quan Văn bản giao kế hoạch,
phõn cụng nhiệm vụ
Phũng Hành chớnh, Thủ trưởng cơ quan
Bản ghi chộp, tổng hợp những thụng tin theo dừi, giỏm sỏt
Phũng Hành chớnh Bỏo cỏo tổng kết,
hồ sơ hội nghị
Nghị quyết hội nghị Bản đề xuất nhiệm vụ
Phũng Hành chớnh
Toàn bộ tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh xõy dựng và thực hiện kế hoạch
Xõy dựng kế hoạch cụng tỏc văn thư năm
Theo dừi, giỏm sỏt việc thực hiện
kế hoạch
Lập dự toỏn
Tổ chức triển khai thực hiện kếhoạch
Giao nhiệm vụ cụ thể cho cỏc đơn vị, cỏ nhõn
Tổng kết, đỏnh
giỏ việc thực hiện
kế hoạch
Đề xuất nhiệm vụ hoạt động năm sau Đụn đục, nhắc nhở Đụn đục, nhắc nhở Bỏo cỏo tổng kết Hội nghị tổng kết Giải phỏp cải tiến Lưu hồ sơ
Lưu đồ soạn thảo và ban hành văn bản :
Trỏch nhiệm Cỏc bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Cỏn bộ được phõn cụng Sổ theo dừi Phụ trỏch bộ phận Những vấn đề liờn quan đến nội dung yờu cầu
Trưởng phũng
í kiến của lónh đạo Bản dự thảo
Danh sỏch cỏc cơ quan, tổ chức được xin ý kiến
Cỏn bộ được phõn cụng Cỏc bộ phận, cỏ nhõn được xin ý kiến Cỏc ý kiến đúng gúp, bỏo cỏo tổng hợp cỏc ý kiến gúp ý Cỏn bộ được phõn cụng Bản thảo hoàn chỉnh Trưởng phũng Bản thảo hoàn chỉnh Lónh đạo đơn vị Bản thảo hoàn chỉnh Bộ phận phỏp chế Bản thảo hoàn chỉnh, ý kiến của bộ phận phỏp chế Đơn vị soạn thảo Bản thảo hoàn chỉnh cú chữ ký tắt của trưởng đơn vị
Thủ trưởng cơ quan
Chưa đạt
Bản gốc
đạt Văn thư cơ
quan
Bản gốc và cỏc bản chớnh Văn thư cơ
quan
Sổ đăng ký văn bản đi Cỏn bộ được
phõn cụng
Cỏc tài liệu lỗi thời, đó bị thay thế
Văn thư, bộ phận ban hành
Hồ sơ xõy dựng văn bản
Yờu cầu soạn thảo vănbản
Xem xột yờu cầu
Phõn cụng soạn thảo
Dự thảo xin ý kiến
Đúng gúp ý kiến Hoàn chỉnh dự thảo Soỏt xột dự thảo Thẩm định dự thảo Kiểm tra phỏp chế Trỡnh ký Làm thủ tục phỏt hành
Đăng ký văn bản đi
Chuyển giao vb mới và thu hồi vb lỗi thời
Phờ duyệt
Yờu
cầu
soạn
thảo
lại
Lưu đồ quản lý văn bản đi:
Trỏch nhiệm Cỏc bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Cỏn bộ văn thư Sổ đăng ký văn bản đi
Cỏn bộ phần hành,
đơn vị được phõn cụng Sổ theo dừi, những thụng tin phản hồi Cỏn bộ phần hành,
đơn vị được phõn cụng Cỏc văn bản triển khai
Cơ quan ban hành văn bản hoặc cơ quan chuyờn mụn đầu ngành
chưa đạt
Bỏo cỏo đỏnh giỏ kết quả thực hiện
đạt Cỏn bộ văn thư,
chuyờn viờn lưu hồ sơ
Sổ đăng ký văn bản đi, phần mềm đăng ký vb đi, hồ sơ cụng việc Cỏn bộ văn thư,
chuyờn viờn lưu hồ sơ Cỏc tài liệu phục vụ khai thỏc, sử dụng tài liệu, hồ sơ việc
Cỏn bộ văn thư, chuyờn viờn lưu hồ sơ cụng việc
Hồ sơ nộp lưu
Đăng ký văn bản
Theo dừi quỏ trỡnh phỏt hành văn bản
Theo dừi việc thực hiện văn bản
Lưu văn bản đi
Phục vụ khai thỏc, sử dụng văn bản đi
Chuyển giao văn bản vào lưu trữ Đỏnh giỏ kết quỏ thựchiện Sửa chữa bổ sung
Lưu đồ quản lý văn bản đến
Trỏch nhiệm Cỏc bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm
Cỏn bộ văn thư Sổ nhận văn bản đến
Cỏn bộ văn thư
Cỏn bộ văn thư
Cỏn bộ văn thư
Dấu đến theo mẫu của cơ quan
Cỏn bộ văn thư Sổ đăng ký văn bản
đến, phần mềm đăng ký vb đến, hồ sơ cụng việc
Cỏn bộ văn thư,
thủ trưởng đơn vị í kiến của thủ trưởng đơn vị
Cỏn bộ văn thư, trưởng phũng hành chớnh
Sổ chuyển giao văn bản
Đơn vị, cỏ nhõn
được phõn cụng trỏch nhiệm
Cỏc tài liệu liờn quan, ý kiến hoặc văn bản phản hồi Thủ trưởng đơn vị, trưởng bộ phận được phõn cụng giải quyết Văn bản phản hồi, bỏo cỏo kết quả Bộ phận được giao trỏch nhiệm giải quyết Sổ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, hồ sơ cụng việc Tiếp nhận văn bản đến (ký nhận, kiểm tra) Phõn loại bỡ văn bản đến Búc bỡ văn bản đến
Đúng dấu đến, ghi ngày
thỏng năm vănbản đến
Đăng ký văn bản đến
Trỡnh xin ý kiến phõn phối và
hướng giải quyết văn bản
Chuyển giao vb đến đơn vị, cỏ
nhõn cú trỏch nhiệm giải quyết Tổ chức giải quyết văn bảnđến Lưu văn bản đến. tổ chức tra cứu
Theo dừi quỏ trỡnh giải quyết văn bản đến Phối hợp với cỏc đơn vị liờn quan
Lưu đồ Xõy dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ
Trỏch nhiệm Cỏc bước tiến hành Tài liệu, sản phẩm Văn phũng hoặc
phũng hành chớnh
Cỏc văn bản hướng dẫn, kế hoạch cụng tỏc
Chuyờn viờn tổng hợp Cỏc văn bản hướng
dẫn, kế hoạch cụng tỏc
Chuyờn viờn trực tiếp giải quyết cụng việc
Bỡa hồ sơ, tài liệu đầu tiờn hỡnh thành khi giải quyết cụng việc
Chuyờn viờn trực tiếp giải quyết cụng việc
Tất cả tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc Chuyờn viờn trực tiếp
giải quyết cụng việc Tài liệu trong hồ sơ
Chuyờn viờn trực tiếp giải quyết cụng việc hoặc cỏn bộ văn thư lưu trữ
Bỡa hồ sơ, tờ mục lục
Bộ phận quản lý hồ sơ Cỏc biểu mẫu, sổ sỏch phục vụ khai thỏc
Chuyờn viờn trực tiếp giải quyết cụng việc hoặc bộ phận quản lý hồ sơ Biờn bản bàn giao, sổ giao nhận KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG TS. Nguyễn Tiến Dĩnh Lập Danh mục hồ sơ Mở hồ sơ
Thu thập tài liệu
Sắp xếp văn bản trong hồ sơ Tổ chức khai thỏc, phục vụ Tổ chức nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Xõy dựng khung phõn loại DMHS Biờn mục hồ sơ Nguyờn tắc (hs) Hồ sơ việc hồ sơ nhõn sự biờn mục bờn trong biờn mục bờn ngoài
Tài liệu tham khảo
1. Luật (sửa đổi) Tổ chức Hội đồng nhõn dõn và Uỷ ban nhõn dõn cỏc cấp năm 2005
2. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 của Chớnh phủ ban hành về cụng tỏc văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/2/2010 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 thỏng 4 năm 2004 của Chớnh phủ về cụng tỏc văn thư
3. Nghị định 58/2001/NĐ- CP ban hành ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu
4. Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chớnh phủ về kiểm tra và xử lý văn bản qui phạm phỏp luật
5. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chớnh phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 thỏng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
6. Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chớnh phủ về việc giảm văn bản giấy tờ hành chớnh trong hoạt động của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước
7. Thụng tư 07/2002/TT-LT ngày 06 /5/2002 của Bộ Cụng an – Ban Tổ chức cỏn bộ Chớnh phủ hướng dẫn thực hiện một số qui định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chớnh phủ về quản lý và sử dụng con dấu
8. Thụng tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 19/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Cụng an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chớnh phủ qui định chi tiết thi hành Phỏp lệnh Bảo vệ bớ mật nhà nước.
9. Thụng tư 04/2008/TT-BNV ban hành ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phũng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện.
10. Thụng tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ và Uỷ ban nhõn dõn cỏc cấp.
11. Thụng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản hành chớnh
12.Thụng tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của Hội đồng nhõn dõn và Uỷ ban nhõn dõn xó, phường, thị trấn.
13. Cụng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
14. Cụng văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mụi trường mạng.
15. Giỏo trỡnh Nghiệp vụ cụng tỏc Văn thư của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, NXB Giao thụng vận tải năm 2006
16. Tạp chớ Văn thư Lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước
17. Tập tài liệu Bồi dưỡng Nghiệp vụ Văn phũng – Thống kờ dựng cho chức danh Văn phũng – Thống kờ cấp xó cỏc tỉnh Tõy Nguyờn ban hành theo Quyết định số 3566/QĐ-BNV ngày 09 thỏng 9 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
