- Mục đích: giúp cho hồ sơ đ-ợc hình thành có đầy đủ văn bản, tài liệu để phản ánh về một vấn đề, một sự việc hay về một đối t-ợng cụ thể; giúp cho nghiên cứu đ-ợc chính xác, rõ ràng, đầy đủ thông tin.
Hồ sơ sau khi đã thu thập, cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu thỡ mới tiến hành đ-ợc các thao tác nghiệp vụ sắp xếp văn bản, tài liệu và biên mục hồ sơ để chuẩn bị cho việc nộp l-u hồ sơ.
Khi hồ sơ đã đ-ợc mở: bắt đầu từ văn bản nguồn cho đến những văn bản tài liệu đang giải quyết hay đã giải quyết xong công việc đ-ợc thu thập đ-a vào hồ sơ.
- Nguồn thu thập, cập nhậtcác văn bản, tài liệu đ-a vào hồ sơ:
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ YấN PHÚ
VĂN HOÁ – XÃ HỘI HỒ SƠ HỒ SƠ
Tập văn bản của UBND huyện í Yờn hướng dẫn, kiểm tra cỏc tổ chức và cụng dõn chấp hành phỏp luật trong hoạt động văn hoỏ,
thụng tin, thể dục, thể thao năm 2011
Từ ngày . . /. . /2011 đến ngày . . ./ . . . /2011 Số l-ợng ….. tờ
Phông số Thời hạn bảo quản Mục lục số
Văn bản đi, văn bản đến, cỏc phiếu trỡnh; ý kiến tham gia của cỏc bộ phận chức năng; ý kiến chỉ đạo giải quyết của lónh đạo; cỏc tài liệu liờn quan (nếu cú).
Lưu ý thu thập:
- Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ những văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc như bài phỏt biểu của lónh đạo, tham luận của cỏc đại biểu tại hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình có liên quan.
- Trỏnh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khỏc hay những văn bản khụng liờn quan trực tiếp, khụng thuộc trỏch nhiệm theo dừi giải quyết vào hồ sơ
- Trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu do công chức chuyên môn thực hiện.
Thí dụ: Cụng chức Tư phỏp - Hộ tịch cú trỏch nhiệm lập hồ sơ thuộc lĩnh vực Tư phỏp - Hộ tịch đang theo dừi thực hiện.
2.3. Kết thỳc và biờn mục hồ sơ
Sau khi giải quyết xong cụng việc thỡ hồ sơ cũng kết thỳc. Để hoàn chỉnh hồ sơ về cụng việc, cụng chức chuyờn mụn UBND xó theo dừi, giải quyết cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc thủ tục kết thỳc và biờn mục hồ sơ. Cụng việc này được thực hiện cụ thể như sau:
B1: Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu cũn thiếu vào hồ sơ. Trong quỏ trỡnh thu thập, bổ sung lập hồ sơ, nếu một hồ sơ cú nhiều văn bản, tài liệu cú thể phõn chia thành cỏc tập - đơn vị bảo quản một cỏch hợp lý (mỗi tập/ đơn vị bảo quản khụng nờn dày quỏ 4 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
B2: Xỏc định giỏ trị văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
- Xem xột và loại ra khỏi hồ sơ những bản trựng thừa; bản nhỏp, bản thảo nếu đó cú bản chớnh (trừ bản thảo văn bản QPPL và bản thảo văn bản về những vấn đề quan trọng cú ghi cỏc ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham khảo khỏc nhau); tài liệu tham khảo khụng thực sự cần thiết.
- Soỏt xột lại THBQ của hồ sơ và chỉnh sửa cho phự hợp (căn cứ vào thực tế tài liệu)
B3: Sắp xếp cỏc văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
- Mục đích: cố định trật tự các văn bản, tài liệu; đảm bảo mối liên kết chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho theo dừi, nghiên cứu giải quyết cụng việc hàng ngày cũng như tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này đ-ợc thuận tiện.
- Cỏc văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trỡnh tự thời gian hoặc diễn biến sự việc, phản ỏnh đỳng nội dung cụng việc đó diễn ra (theo mục b, khoản 2 điều 10 Thụng tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ).
* Một số điểm cần l-u ý: Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nờn đưa phim, ảnh vào bỡ; băng, đĩa cất vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
B4:Chỉnh sửa, hoàn thiện tiờu đề hồ sơ
Trường hợp khi cụng việc kết thỳc, thành phần, nội dung của cỏc văn bản, tài liệu trong hồ sơ khụng phự hợp với tiờu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục, người lập chỉnh sửa hoàn thiện lại tiờu đề hồ sơ theo thực tế.
B5: Biên mục hồ sơ
- Mục đích: Quản lý theo dõi các văn bản, tài liệu có bên trong hồ sơ và phục vụ cho việc nghiên cứu đ-ợc thuận tiện; Giúp cho tra tìm các văn bản, tài liệu trong hồ sơ đ-ợc nhanh chóng.