Trong đại đa số trường hợp khi bắt dầu phát sinh tranh chấp, các bên tự nguyện và nhanh chóng liên hệ, gặp gỡ nhau để thương lượng, tìm cách tháo gỡ bất đồng với mục đích chung là gìn giữ mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp và lâu dài giữa họ. Có thể coi đây là vừa là hình thức giải quyết tranh chấp vừa là hình thức thương lượng lại để đạt được sự thỏa thuận chung về bất đồng phát sinh. Luật Việt Nam cũng như Luật các nước Châu Á thường quy định các bên phải tiến hành thương lượng trước tiên khi không đạt kết quả mới tiến hành các phương giải quyết tranh chấp khác. Quá trình thương lượng phải tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào lợi ích đồng thời tạo ra lợi ích mà cả hai bên cùng có lợi.
Thương lượng có thể tiến hành độc lập hoặc tiến hành cùng với quá trình tố tụng tại tòa án hoặc trọng tài.
quyết về tranh chấp cũng như hiểu biết của mình về pháp luật để thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng. Khi đạt được kết quả, các bên phải tự nguyện thi hành thỏa thuận mới này cũng như quy định còn lại trong hợp đồng và quy định của luật điều chỉnh. Thực tiễn kí kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế của các bên cho tháy, hợp đồng MBHHQT là một hoạt động mua bán hết sức phức tạp, hiệu quả của nó phụ thuộc vào sự am hiểu kiến thức kin doanh thương mại quốc tế và trình độ pháp lý của bên kí kết. Thông thường, các công ty khi giao kết loại hợp đồng này đều có thiện chí thực hiện đúng hợp đồng để đạt mục đích lợi nhuận của mình. Tuy vậy, không ít trường hợp chính vì lợi nhuận mà giữa các bên kí kết lại phát sinh tranh chấp, nhất là khi quyền lợi các bên bị vi phạm. Một khi tranh chấp phát sinh thì một mặt buộc các bên phải tìm cách giải quyết để điều hòa lợi ích của mình, nhưng mặt khác các bên lại muốn làm sao cho vụ việc được xử lý một cách êm thấm, tránh ồn ào, vì thế các bên thường cố gắng tự thỏa thuận, dàn xếp với nhau theo các phương pháp tiền khởi kiện, một trong số đó là thương lượng với nhau trước khi đi kiện.
Đặc trưng pháp lý của phương pháp này theo quy định của đa số pháp luật các nước và pháp luật quốc tế là:
- Phương pháp thương lượng không phải là phương pháp giải quyết tranh chấp không chính thức và áp dụng trên cơ sở lựa chọn. Do đó, pháp luật nhiều nước xếp thương lượng vào dạng thủ tục lựa chọn, nhưng do những ưu điểm của nó, pháp luật Việt Nam yếu cầu các bên phải tiến hành thương lượng trước khi thực hiện phương pháp giải quyết tranh chấp khác [3 - Điều 317].
- Thương lượng được tiến hành trên cơ sở tự nguyện của các bên để tìm kiếm, phản ánh và loại bỏ các mâu thuẫn, bất đồng mà không xó sự tham gia can thiệp của bên thứ ba trong quá trình thương lượng. Kết quả thương lượng được ghi thành biên
bản gồm các nội dung: miêu tả sự kiện pháp lý liên quan tới tranh chấp, ý kiến, quan điểm của các bên, các giải pháp và đề xuất, thỏa thuận giữa các bên, cũng như lộ trình thực hiện các thỏa thuận đó.
- Việc thi hành các thỏa thuận để giải quyết tranh chấp cũng chỉ trông chờ vào sự tự nguyện của các bên mà hoàn toàn không có chế tài nào khác để buộc các bên thi hành.
- Quá trình thương lượng không có gì rằng buộc các bên mà hoàn toàn phụ thuộc vào kỹ năng nghệ thuật đàm phán trực tiếp, thương lượng trực tiếp của các bên. Kỹ năng đó thiên về kinh nghiệm thương mại hơn là kỹ năng pháp lý. Do đó quá trình này thể hiện rõ nhất sự tự do, tự định đoạt trong hoạt động thương mại quốc tế.
- Quá trình này chấm dứt khi các bên đạt được thỏa thuận giải quyết tranh chấp hoặc một trong các bên từ chối thương lượng.
Trong số các phương pháp giải quyết trước khi đi kiện thì thường lượng trực tiếp được áp dụng nhiều hơn cả. Phương thức tiêu biểu của phương pháp này là việc khiếu nại giữa các bên. Giải quyết tranh chấp trong thương mại quốc tế bằng khiếu nại là phương thức giải quyết tranh chấp nhanh chóng, đỡ tốn kém, và vẫn có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Bởi vậy, pháp luật các nước và các điều ước quốc tế liên quan đến lĩnh vực này cũng như thực tiễn hợp đồng MBHHQT đều có quy định về cách giải quyết tranh chấp theo thể thức khiếu nại.
* Khiếu nại của người mua với người bán
- Khiếu nại do việc người bán giao hàng không đúng số lượng, chất lượng so với quy định của hợp đồng.
giao hàng thiếu về số lượng hoặc không phù hợp về chất lượng theo quy định của hợp đồng, ngay từ khi giao hàng tại cảng các tổ chức xuất khẩu với tư cách là chủ hàng thường phải giao kịp thời các chứng từ cần thiết như biên bản quyết toán nhận hàng với tàu ( ROROC – Report On Receipt Of Cargo), biên bản đổ vỡ hư hỏng hàng hóa (Cargo Outturn Report – COR) trong trường hợp đổ vỡ là dễ nhận thấy. Nếu tổn thất khó thấy (hoặc không rõ rệt ) thì thường trong vòng 3 ngày sau khi dỡ hàng, người nhận hàng phải lập thư dự kháng (Letter of Reservation – L/R) gửi cho người vận tải hoặc đại lý của họ để bảo lưu quyền khiếu nại của mình ddoois với tổn thất của hàng hóa.
Sau khi dỡ hàng xong, nếu thực sự hàng hóa bi tổn thất, thiếu hụt, hoặc phẩm chất không phù hợp với hợp đồng thì người nhận hàng trên phải tiến hành lập biên bản xác định mức độ cụ thể và xác định những tổn thất. Trước khi giám định phẩm chất hàng hóa, người nhận hàng phải xác định sơ bộ những tổn thất và người phải chịu trách nhiệm với tổn thất đó để việc giám định và biên bản giám định có tính rằng buộc cao. Đối với các tranh chấp liên quan đến trách nhiệm người bán mà rủi ro không thuộc các đối tượng đã được mua bảo hiểm, tùy từng trường hợp, bên mua có thể mời các cơ quan giám định chuyên nghiệp như công ty cổ phần giám định Việt Nam (VINACONTROL), tiến hàng giám định và lập biên bản giám định. Trên cơ sở biên bản giám định đó, nếu xác định trách nhiệm thuộc về người bán thì người mua cần tiến hành viện khiếu nai với người bán kịp thời.
Thông thường, bộ hồ sơ khiếu nại của người mua với người bán khi hàng hóa không phù hợp với hợp đồng bao gồm: thư khiếu nại, hợp đồng mua bán và các chứng từ quan trọng khác như biên bản giám định, vận đơn, giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng, biên bản quyết toán nhận hàng với tàu, các chứng từ xác định số lượng hàng người bán giao thiếu và/ hoặc mức chênh lệch về phẩm chất. Việc xác
định mức độ vi phạm về phẩm chất trong những trường hợp này rất phức tạp nhưng người mua vẫn phải dựa vào các biên bản giám định để xác định mức tổn thất. Vì nếu thiếu điều đó, khiếu nại sẽ không hợp lệ. Ngoài ra, đơn khiếu nại còn phải nêu các nội dung khác như lý do khiếu nại, yêu cầu của người mua và cách thức giải quyết..
Về nguyên tắc, biên bản giám định do người mua lập tại nơi hàng đến có giá trị pháp lý như thế nào phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên trong hợp đồng. Nếu các bên thỏa thuận giám định tại nơi đến có tính chất bắt buộc thì người mua phải giữ nguyên trạng thái hàng hóa tổn thất, mời đại diện người bán đến làm biên bản giám định đối địch. Nếu người mua sơ suất không tiến hành các công việc bảo quản hàng hóa đã được giao đó, người bán có quyền từ chối khiếu nại. Nếu các bên thỏa thuận biên bản giám định tại nơi đi có giá trị pháp lý cuối cùng thì biên bản giám định tại bến đến do người mua lập vẫn là cơ sở để người mua khiếu nại và chứng minh ngược lại việc kiểm tra do người bán đã làm. Trong trường hợp như vậy, người mua thường phải mời cơ quan giám định có uy tín hoặc đại diện người bán để làm biên bản giám định đối tịch xác định mức độ thiếu hụt, mức độ kém phẩm chất để đòi người bán chịu trách nhiệm.
- Khiếu nại về việc người bán chậm giao hàng
Thời hạn giao hàng là thời hạn liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của các bên trong hợp động, đặc biệt là người mua. Do đó, pháp luật một số nước trong đó có luật Việt Nam quy định điều khoản thời hạn giao hàng là một điều khoản chủ yếu của hợp đồng MBHHQT. Đây là một điều khoản quan trọng trong MBHHQT.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình, khi người bán chậm giao hàng, người mua vẫn tìm mọi cách để người bán giao hàng như gia hạn thời gian giao hàng,
gia hạn thời gian mở thư tín dụng L/C… để yêu cầu người bán thực hiện thực sự. Tuy vậy, khi người bán giao hàng chậm vẫn bị coi là vi phạm nghĩa vụ giao hàng. Khi đó, người mua vẫn có quyền khiếu nại người bán do hành vi chậm giao hàng. Trong thực tiễn, người mua có thể khiếu nại đòi phạt tiền chậm giao hàng nếu có thỏa thuận trong hợp động hoặc bồi thường nếu có thiệt hại thực tế xảy ra do hành vi vi phạm của bên bán.
Nếu người mua đã gia hạn thời gian cho người bán để người bán khắc phục hậu quả giao chậm hàng mà người mua không giao hàng, người bán có thể yêu cầu hủy hợp đồng và đòi bồi thường nếu có thiệt hại thực tế xảy ra.
Bộ hồ sơ khiếu nại người mua cần phải có những chứng từ sau: hợp đồng mua bán, đơn khiếu nại, L/C (nếu có), và tài liệu khác có liên quan.
- Thực hiện khiếu nại khác
Một số trường hợp khác mà người mua thường khiếu nại người bán:
Người mua khiếu nại đòi lại phần chênh lệch cũng như khiếu nại đòi phần lãi suất của số tiền chênh lệch đó theo lãi suất nếu ngân hàng.người bán lập chứng từ sai so với quy định trong hợp đồng như trị giá hóa đơn lớn hơn trị giá hàng hóa thực tế. Khi đó, người mua khiếu nại đòi lại phần chênh lệch cũng như khiếu nại nhằm đạt được lãi suất của khoản tiền [9 - Điều 78 ]
Hoặc, người mua sẽ khiếu nại với người bán khi người bán không thực hiện nhiệm vụ thông báo giao hàng làm người mua không chuẩn bị kịp để nhận hàng hoặc không thể mua bảo hiểm cho hàng hóa. Vì nếu người mua không kịp mua bảo hiểm trong trường hợp này mà xảy ra tổn thất thì người mua không được bảo hiểm.
trong quá trình chuyên chở, hoặc người bán kẻ ký mã hiệu sai nên việc bốc xếp, chèn lót không thực hiện đúng theo tính chất từng loại hàng hóa dẫn đến hàng hóa bị tổn thất trong quá trình xếp dỡ tại cảng đi và cảng đến.
Người bán không giao hoặc giao chậm tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành máy móc đã giao. Do đó, người mua không sử dụng được. Khi đó, người mua có quyền khiếu nại đòi bồi thường từ người bán.
Khi đó, người mua có quyền khiếu nại đòi bồi thường từ người bán.
* Khiếu nại của người bán với người mua
- Khiếu nại của người bán khi người mua vi phạm nghĩa vụ thanh toán
Như đã đề cập ở trên, nghĩa vụ thanh toán là một điều khoản cơ bản của hợp đồng, và là cơ sở phân biệt hợp đồng mua bán với các thỏa thuận khác.
Thông thường khi người mua vi phạm nghĩa vụ này, người bán sẽ gia hạn thời gian trả tiền và yêu cầu người mua trả tiền. Nếu người mua tiếp tục không thực hiện nghĩa vụ của mình, người bán có thể ngừng giao hàng và khiếu nại đòi người mua nộp phạt hoặc đòi bồi thường nếu có thiệt hại. Hơn thế nữa, khi người bán giao hàng xong người mua không thanh toán, người bán có thể áp dụng chế tài hủy hợp đồng.
- Người bán khiếu nại do người mua từ chối nhận hàng
Nhận hàng vừa là quyền vừa là nghĩa vụ của người mua. Nếu người mua từ chối nhận hàng người bán có quyền khiếu nại đòi người mua phải nhận hàng. Trong đơn khiếu nại của mình, người bán có thể yêu cầu người mua nhận hàng và cho người mua thêm thời gian để nhận hàng. Hết thời hạn bổ sung này, nếu người mua vẫn không nhận hàng, người bán định đoạt hàng để tránh khỏi tổn thất như bán hàng
tại chỗ hay đưa hàng quay về. Sau đó, người bán có quyền đòi người mua phải nộp phạt do không thực hiện nghĩa vụ hợp đồng (nếu hợp đồng có điều khoản có quy định phạt) hoặc đòi bồi thường cho những thiệt hại thực tế mà mình phải chịu cho những hành vi vi phạm.(Điều 64 - CISG) Tuy nhiên, nhiều trường hợp người mua không chấp nhận yêu cầu khiếu nại người bán, thì người bán buộc phải áp dụng các hành vi phạt vi phạm cao hơn là khởi kiện ra các cơ quan tài phán.
Với thương lượng được tiến hành trong khuôn khổ trọng tài hay tư pháp, Các kết quả thương lượng có thể được công nhận bằng văn bản của trọng tài viên hoặc thẩm phán theo yêu cầu các bên.