Xây dựng kế hoạch tài chính là công việc rất quan trọng đối với mỗi công ty và doanh nghiệp nói chung. Điều đó ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động, từ thu hút vốn đầu tư đến việc duy trì và mở rộng kinh doanh của công ty. Theo các chuyên gia, không doanh nghiệp nào có thể tồn tại và phát triển tốt nếu không có một kế hoạch tài chính rõ ràng và chi tiết. Một kế hoạch tài chính sẽ giúp cho công ty xác định được mục tiêu tài chính của mình, định hướng được quy trình thực hiện và công việc cũng như nhiệm vụ cần thực hiện hàng năm. Qua đó, các nhà đầu tư và thị trường sẽ có cơ sở để đánh giá tính khả thi của dự án, các phương án kinh doanh, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tiếp cận được với các nguồn vốn hoặc tìm được đối tác phù hợp. Khi có kế hoạch tài chính chi tiết, công ty có thể triển khai, thực hiện quản lý, kiểm soát chi tiêu phù hợp với chiến lược, định hướng kinh doanh đã xây dựng. Do vậy, công ty cần có kế hoạch tài chính cụ thể, có kế hoạch tài chính tốt mới có thể đưa ra được các quyết định tài chính có hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch tài chính thường được chia thành 2 loại: kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. Cách thực hiện 2 loại kế hoạch này tuy có một số khác biệt nhưng đều dựa trên yếu tố quan trọng nhất là xác định được thu nhập và các khoản chi của công ty.
Trong đó, kế hoạch tài chính ngắn hạn nên lập theo từng tháng hoặc từng quý. Cụ thể, công ty sẽ phải thực hiện các công việc như dự đoán nhu cầu tiền mặt, nhu cầu vốn và tính toán lãi lỗ.
Nhu cầu tiền mặt được tính toán trên cơ sở xem xét lượng tiền phản ánh từ hoạt động kinh doanh đơn thuần (doanh thu), các chi phí (như mua sắm trang thiết bị, hàng hóa và vật tư đầu vào, lương, thuế...) và nguồn tiền từ vốn góp, đầu tư bên ngoài. Trong quá trình này, công ty cần lưu ý đến những số liệu thực tế của những năm trước như vòng quay vốn, vòng quay hàng tồn kho,... để có những ước tính, điều chỉnh phù hợp. Trên cơ sở đó, công ty sẽ lập 3 loại báo cáo: dự kiến kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển dòng tiền và bảng cân đối kế toán.
Sau khi đã dự tính các khoản doanh thu, chi phí hoạt động, công ty sẽ phải xem xét lại nguồn vốn của mình để xác định lượng vốn dư thừa (hay thiếu hụt) và lập kế hoạch thu chi sao cho hợp lý nhất. Song song đó, công ty sẽ phải lên phương án giải quyết vấn đề về thiếu vốn, tính toán chi phí lãi vay và lập kế hoạch trả nợ vay.
Xác định được doanh thu, giá vốn, chi phí, công ty sẽ dễ dàng tính ra lãi lỗ. Vấn đề là công ty cần kiểm soát được lãi lỗ khi thị trường luôn biến động. Một cách đơn giản nhất là công ty phải thường xuyên theo dõi diễn biến thị trường để ứng phó kịp thời. Cụ thể, công ty phải xem xét đến mức độ thực tế cũng như việc xác định những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của mình. Từ đó, có biện pháp để kiểm soát được những nhân tố đó.
Kế hoạch tài chính dài hạn là vấn đề mang tính chiến lược. Khi lên kế hoạch tài chính dài hạn, công ty cần thực hiện các bước sau:
+ Xác định các chỉ tiêu:
Lập kế hoạch dài hạn trước hết là định ra các chỉ tiêu về tăng trưởng và lợi nhuận. Công ty cũng có thể tính toán các tỷ số nhằm đánh giá khả năng sinh lợi, khả năng chuyển hóa thành tiền mặt và khả năng thanh toán nợ. Tuy nhiên, có thể công ty sẽ gặp khó khăn khi dự đoán trước những biến động sẽ xảy ra trong các năm tiếp theo. Vì vậy, khi lập kế hoạch tài chính dài hạn, công ty không nên sớm đưa ra những chỉ tiêu vượt quá khả năng. Thay vào đó, cần có những phân tích thường xuyên về thị trường, về đối thủ cạnh tranh, nguồn vốn, dòng tiền, chính sách giá, các biện pháp huy động và sử dụng vốn... Bên cạnh đó, công ty cũng cần so sánh tình hình tài chính của mình với các doanh nghiệp và công ty trong cùng ngành, phân tích điểm mạnh yếu, những cơ hội và thách thức để đưa ra chỉ tiêu hợp lý nhất.
+ Quan tâm đến quản lý tiền mặt
Để luôn chủ động trong kế hoạch tài chính, công ty phải tính toán và xác định được lượng tiền mặt của mình để đáp ứng các nhu cầu về chi phí, cân bằng giữa thu và chi... Ngoài ra, cũng cần phải lưu ý một yếu tố quan trọng đã được nhắc đến nhiều lần trong việc quản lý tài chính, đó là phải quản lý chặt chẽ các khoản thu, hàng tồn kho, công nợ, thời hạn thanh toán.
Nhìn chung, lập kế hoạch tài chính cũng là phần công việc tốn nhiều thời gian, nhân lực do cần có sự tham gia của nhiều bộ phận. Tuy nhiên, kế hoạch này phải do bộ phận tài chính hoặc giám đốc tài chính đề xuất và được thông qua bởi ban lãnh đạo công ty đưa ra vào đầu mỗi kỳ kinh doanh (tháng, quý hoặc năm). Kế
hoạch tài chính này cũng cần được công khai, thống nhất trước các phòng, ban chức năng nhằm đảm bảo quá trình triển khai kế hoạch được đồng nhất vì mục tiêu và định hướng chung.