Để có thể phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách đầy đủ cần phải có một cơ sở dữ liệu cần thiết, cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời và phù hợp. Thông tin được sử dụng bao gồm hai nguồn cơ bản là thông tin từ nội bộ doanh nghiệp và thông tin bên ngoài doanh nghiệp.
* Thông tin nội bộ doanh nghiệp:
Khi phân tích tình hình tài chính phải xem xét trên nhiều khía cạnh để có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng thông tin. Những thông tin từ nội bộ doanh nghiệp bao gồm những thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin khác.
Thông tin từ hệ thống kế toán: Chủ yếu bao gồm các báo cáo tài chính và một số tài liệu sổ sách kế toán như báo cáo chi tiết về chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố, báo cáo chi tiết về kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo chi tiết về tình hình tăng, giảm tài sản cố định, các khoản phải thu, ...
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01-DN):
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Căn cứ vào bảng cân đối kế toán có thể nhận xét đánh giá khái quát tình hình tài chính doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán thường có kết cấu hai phần:
+ Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo theo cơ cấu tài sản và hình thức tồn tại trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tài sản được chia thành 2 phần: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
+ Phần nguồn vốn: Phản ánh nguồn hình thành tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo. Các chỉ tiêu nguồn vốn thể hiện trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với tài sản đang quản lý và sử dụng tại doanh nghiệp. Nguồn vốn được chia thành: Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Mỗi phần của Bảng cân đối kế toán đều được phản ánh theo bốn cột: Mã số, thuyết minh, số đầu năm, số cuối kỳ (quý, năm). Trong đó cột “Thuyết minh” nhằm đánh dấu dẫn đến các phần thuyết minh trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Nội dung trong Bảng cân đối kế toán phải thoả mãn phương trình cơ bản: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn
Ngoài hai phần tài sản và nguồn vốn, cấu tạo Bảng cân đối kế toán còn có phần tài sản ngoài bảng.
+ Phần tài sản ngoài bảng: Phản ánh những tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp đang quản lý hoặc sử dụng và một số chỉ tiêu bổ sung không thể phản ánh trong Bảng cân đối kế toán
Cơ sở số liệu để lập Bảng cân đối kế toán là các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các tài khoản loại: 0,1 , 2, 3, 4 và Bảng cân đối kế toán kỳ trước.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02-DN):
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và hiệu quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp, chi tiết theo hoạt động kinh doanh chính và các hoạt động khác, tình hình thực hiện
nghĩa vụ với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp.
Báo cáo kết quả kinh doanh cho biết toàn bộ kết quả hoạt động trong kinh doanh của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định. Đồng thời bảng báo cáo còn cho biết được các yếu tố liên quan đến việc tính toán xác định kết quả kinh doanh của từng loại hoạt động (sản xuất kinh doanh, đầu tư tài chính, hoạt động bất thường). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03-DN):
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kỳ của doanh nghiệp theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Dựa vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ ta có thể đánh giá được khả năng tạo ra tiền, sự biến động tài sản thuần, khả năng thanh toán, và dự đoán được luồng tiền trong kỳ tiếp theo của doanh nghiệp.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gồm 3 phần:
+ Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh: phản ánh toàn bộ dòng tiền thu vào và chi ra liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thu tiền mặt từ doanh thu bán hàng, các khoản thu bất thường bằng tiền mặt khác, chi tiền mặt trả cho người bán hoặc người cung cấp, chi trả lương nộp thuế, chi trả lãi tiền vay...
+ Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động đầu tư: phản ánh toàn bộ dòng tiền thu vào và chi ra liên quan trực tiếp đến hoạt động đầu tư của doanh nghiệp. Các khoản thu tiền mặt như bán tài sản, bán chứng khoán đầu tư, thu nợ các Công ty khác, thu lại về phần đầu tư. Các khoản chi tiền mặt như mua tài sản, mua chứng khoán đầu tư của doanh nghiệp khác...
+ Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động tài chính: Phản ánh toàn bộ dòng tiền thu, chi liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ làm tăng, giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp như chủ doanh nghiệp góp vốn, vay vốn dài hạn, ngắn hạn, nhận vốn liên doanh, phát hành trái phiếu...
Thông tin ngoài hệ thống kế toán:
- Mỗi doanh nghiệp đều có chính sách, chiến lược phát triển và cạnh tranh khác nhau ở từng thời kỳ, do vậy những thông tin này sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính.
- Đặc điểm tình hình huy động và sử dụng nguồn vốn cũng như cơ cấu nguồn vốn. - Chu kỳ kinh doanh, sự đa dạng hóa và vòng đời của sản phẩm.
- Vị thế của doanh nghiệp trong ngành cũng như trong quan hệ với đối tác: ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp.
* Thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Những thông tin này liên quan đến tình hình kinh tế vĩ mô tại thời điểm phân tích. Nền kinh tế vĩ mô sẽ cung cấp thông tin cho việc phân tích tài chính dưới nhiều góc độ, để biết được những cơ hội cũng như những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. Những thông tin này bao gồm:
- Chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước: chính sách tài khóa, tiền tệ, tín dụng, ngân hàng, chế độ, chuẩn mực kế toán,...
- Tốc độ phát triển, tăng trưởng của nền kinh tế liên quan đến chỉ số giá tiêu dùng hay tình hình lạm phát cũng như chu kỳ của nền kinh tế đang ở giai đoạn tăng trưởng, suy thoái hay ngừng biến động, hay những thông tin về tình trạng của nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới cũng có ảnh hưởng ít nhiều đến phân tích tài chính của doanh nghiệp.
- Môi trường kinh doanh và đầu tư với chính sách pháp luật liên quan đến việc sử dụng lao động, đất đai, môi trường, ...
Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp đều hoạt động trong một ngành nghề kinh doanh hay một lĩnh vực nhất định thường mang những đặc điểm riêng có của những ngành nghề đó. Những thông tin chung của ngành sẽ là cơ sở khi phân tích tài chính, cụ thể:
- Xu hướng phát triển của ngành trong thời gian tới với sự biến động của thị trường, đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ hay thoái trào.
- Trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất trong và ngoài nước liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp như máy móc trang thiết bị, công nghệ thông tin,...
- Đặc tính cạnh tranh trong ngành với những đối thủ cạnh tranh ở thời điểm hiện tại và tiềm năng trong tương lai.
- Các quy định và định hướng của cơ quan quản lý nhà nước đối với ngành, nghề đang hoạt động trong hiện tại và tương lai.