Qua phân tích tình hình tài chính của công ty ta nhận thấy công ty thường bị khách hàng chiếm dụng vốn quá thời hạn được quy định nên phải vay nợ hoặc sử dụng vốn chủ sở hữu để bù đắp cho khoản này, điều đó làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, công ty cần phải có một chính sách thanh toán hợp lý.
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong chính sách đó. Đặc biệt với Công ty Cổ phần Thương mại – Khách sạn tỉnh Sơn La khi các khoản phải thu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn. Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản
phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi được do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của công ty. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý công ty sẽ thu hút được khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, công ty cần xác định chính sách tín dụng thương mại với khách hàng một cách hợp lý. Trước khi điều chính chính sách này, công ty cần xem xét và đánh giá các yếu tố sau:
+ Tình trạng cạnh tranh
Công ty cần xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi.
+ Tình trạng tài chính của công ty
Công ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn về vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền của công ty.
+ Phân tích khách hàng, xác định đối tượng bán chịu
Đây là khâu rất quan trọng để công ty xác định rõ khách hàng là ai và quyết định thực hiện chính sách thương mại cho hợp lý. Do vậy, để thẩm định độ rủi ro cần có sự phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó quyết định hình thức hợp đồng.
+ Xác định điều kiện thanh toán
Công ty cần xác định thời hạn thanh toán và tỷ lệ chiết khấu thanh toán hợp lý. Chiết khấu thanh toán là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho khách hàng khi khách hàng trả tiền trước thời hạn thanh toán. Chiết khấu thanh toán được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm tính theo doanh số mua hàng ghi trên hoá đơn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
- Thiết lập một hạn mức tín dụng hợp lý
Quản lý nợ phải thu là nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Vì vậy, công ty nên chấp nhận thực hiện chính sách tín dụng thương mại đối với những khách hàng có cơ hội trở thành khách hàng thường xuyên và đáng tin cậy của công ty. Trong trường hợp khách hàng có uy tín thấp hoặc đáng nghi ngờ, công ty cần ấn định một hạn mức tín dụng hạn chế để tránh rủi ro.
+ Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng, thường xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đoán nợ phải thu từ khách hàng.
+ Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Trong các hợp đồng kinh tế với khách hàng hầu hết đều được công ty quy định thời hạn thanh toán là 15 ngày nhưng cũng có không ít các khách hàng thanh toán chậm, thực tế cho thấy thời gian bình quân 1 vòng quay các khoản phải thu khách hàng của công ty là 18 ngày, chậm hơn 3 ngày so với chính sách chung. Hơn nữa, giá trị các khoản thu hồi chậm thường không nhỏ, do đó công ty cần áp dụng các biện pháp thu hồi nợ đúng hạn và bảo toàn vốn. Bên cạnh đó, công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp. Đối với các khoản nợ bị khách hàng chiếm dụng cũ, công ty cần phải dứt điểm theo dõi chặt chẽ và tuân thủ theo nguyên tắc: Các khoản nợ cũ phải dứt điểm so với các khoản nợ mới phát sinh. Cần chú trọng hơn nữa đến công tác thẩm định năng lực tài chính khách hàng trước khi đưa ra quyết định cho khách hàng vay nợ (bao gồm cả năng lực tài chính và năng lực pháp lý).
Ngoài ra, với sự xuất hiện của các công ty mua bán nợ như hiện nay, Công ty có thể nghiên cứu xem xét chính sách thay thế tín dụng bằng đáo nợ (Factoring). Thực chất của chính sách này là việc doanh nghiệp giảm thiểu các khoản phải thu, phải trả trong cân đối tài chính nhằm tạo ra một bức tranh tài chính thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh thông qua một loại công ty tài chính trung gian là Factoring. Các khoản phải thu, phải trả xuất hiện khi công ty có việc mua chịu và bán chịu. Khi đó, công ty Factoring sẽ đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ này với một tỷ lệ chiết khấu thoả thuận (Thông thường là cao hơn lãi suất vay tín dụng ngắn hạn). Thực tế cho thấy, từ khi các công ty mua bán nợ có những đánh giá chuẩn xác về mức độ rủi ro tín dụng, đồng thời sẵn sàng mua lại các khoản nợ với giá chiết khấu không cao, đã có không ít các công ty trên thị trường đã quan tâm tới dịch vụ này. Không những vậy, công ty còn có thể trả phí để nhờ các công ty Factoring điều tra và cung cấp thông tin nhằm đảm bảo quản lý tín dụng một cách hiệu quả nhất, từ đó tăng vòng luân chuyển vốn cũng như hạn chế rủi ro tài chính.
Điều cốt lõi của nghiệp vụ factoring là tạo ra lòng tin về khả năng thanh toán nợ của công ty, nhờ vậy, công ty sẽ yên tâm và tập trung vào công việc kinh doanh của mình để đẩy mạnh doanh thu và lợi nhuận.
Mặt khác, công ty cũng cần trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, các khoản dự phòng này sẽ làm tăng thêm tính thận trọng trong kinh doanh, giúp công ty tránh được những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra. Về phương diện kinh tế, nhờ có các khoản dự phòng sẽ làm cho Bảng cân đối kế toán của công ty phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Về phương diện tài chính, các khoản dự phòng là nguồn tài chính của công ty, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi công ty sử dụng. Xét về phương diện thuế khóa, dự phòng được ghi nhận như một khoản chi phí ghi giảm lợi tức phát sinh để tính ra số lợi tức thực tế.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu vừa là biện pháp đảm bảo khả năng thanh toán nợ vừa là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lượng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh của công ty.