TÁC DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TRONG THỜI GIAN TỚI trong thời gian tới
3.2.4.Giải pháp nâng cao cơ sở vật chất phục vụ cho công tác DVKH
tiến, trang bị hệ thống cơ sở vật chất trong công ty theo hướng hiện đại hóa.
Các trang thiết bị tại các phòng của công ty sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Trong công ty có thể treo tôn chỉ kinh doanh hoạt đông của công ty ở các chỗ dễ thấy và trang trọng nhất, bởi đó chính là một cách nhắc nhở các nhân viên cán bộ trong công ty làm việc hết mình để phục vụ lợi ích chung và đồng thời cũng chính là một cách thức quảng cáo cho khách hàng thấy được công ty hoạt đồng vì khách hàng và phục vụ khách hàng – “phục vụ khách hàng tốt nhất để phát triển”. Trong các phòng của công ty đã được trang bị các thiết bị như quạt, ánh sáng, nước, tủ đựng hồ sơ, giấy in,…và định kì hàng tháng phòng tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra các thiết bị văn phòng để có kế hoạch cung ứng kịp thời và sửa chữa các thiết bị hỏng hóc. Ngoài việc trang bị các máy móc hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy photo, điện thoại… thì công ty cũng cần nâng cao khả năng sử dụng các thiết bị này cho nhân viên thông qua các chương trình đào tạo về tin học, mời các chuyên gia về tin học giảng dạy cho các nhân viên, cải thiện chất lượng quản lý và lưu trữ thông tin chuyển sang sử dụng các kĩ thuật hiện đại là chủ yếu.
Đối với đội ngũ đại lý, công tác viên của công ty cũng cần trang bị các kiến thức về tin học và máy móc hiện đại để quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng. Tại
các phòng của các ban, nhóm cũng cần được trang bị các thiết bị như tủ đựng tài liệu, điện thoại, máy chiếu, máy ảnh, máy tính… để có thể phục vụ cho việc tổ chức các hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng với quy mô nhỏ.
Đồng thời cần nâng cấp các hệ thống trang thiết bi, hệ thống phần mềm quản lý nhất là phần mềm BaovietLife – phần mềm quản lý hợp đồng khách hàng. Hiện nay, ở công ty đường truyền Internet, wifi nhiều khi còn trục trặc ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của các nhân viên công ty nói chung và phòng DVKH nói riêng vì thế cần được nâng cấp dần. Đồng thời việc xây dựng đường truyền Internet và Wifi tốt còn giúp nhân viên có thể thường xuyên truy cập thông tin, nắm bắt tình hình của thị trường kinh tế nói chung và bảo hiểm nói riêng, trao đổi thông tin nội bộ qua lại với nhau, hỗ trợ nhau về mặt thông tin và các nghiệp vụ bảo hiểm để có thể đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng tốt nhất. Ngoài ra, BVNT cũng cần nâng cấp trang Web của mình với nhiều tiện ích hơn để đem đến cho các khách hàng nhiều thông tin hữu hiệu hơn nữa về sản phẩm, các kiến thức chung bảo hiểm, tư vấn về các vấn đề liên quan đến tài chính – bảo hiểm…
Việc thực hiện hiện đại hóa cơ sở vật chất của công ty đã gián tiếp tác động đến việc hoàn thiện công tác DVKH, giúp cho khách hàng cảm nhận được tính chuyên nghiệp của công ty cũng như khả năng tài chính của công ty. Điều đó đã tạo cho khách hàng một sự an tâm, tin tưởng và muốn gắn bó lâu dài với công ty hơn.
3.3. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động dịch vụ khách hàng