9. Bố cục của Luận văn:
3.2.2. Giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác xây dựng và phát triển
triển nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM
Song song với các giải pháp về tổ chức, các giải pháp kỹ thuật cũng cần đƣợc triển khai. Một trong những bƣớc cơ bản cần thực hiện trƣớc nhất trong giải pháp kỹ thuật là trang bị các công cụ tra cứu hiệu quả cho các nguồn thông tin nhƣ: trang bị phần mềm quản lý thƣ viện; trang bị các phần mềm xử lý kết nối tất cả các nguồn tài liệu tạo ra một công cụ tra cứu tích hợp để đơn giản hóa thao tác truy cập và tra cứu đƣợc vào nhiều nguồn, nhiều loại hình tài liệu khác nhau
Xây dựng CSDL điện tử
Cơ sở dữ liệu điện tử: Là một tập tin lớn đƣợc cập nhật đều đặn của những thông tin dạng số (các tóm tắt, các tài liệu toàn văn, các hình ảnh…) về những chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể, bao gồm cả những biểu ghi ở dạng đồng nhất, đƣợc tổ chức theo những tiêu chuẩn nhất định để cho việc tìm kiếm và truy xuất đƣợc dễ dàng, nhanh chóng, và đƣợc quản lý với sự trợ giúp của phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system).
ĐHQG-HCM cần xem xét dành một phần kinh phí hợp lý để phát triển và tổ chức nguồn tài liệu nội sinh nhƣ tập hợp và tổ chức lại một cách có hệ thống nguồn giáo trình, luận án – luận văn và các đề tài nghiên cứu khoa học, các kỷ yếu hội nghị - hội thảo, đƣợc thực hiện ở ĐHQG-HCM
Lộ trình xây dựng CSDL điện tử
Cần gấp rút nghiên cứu, tổ chức một bộ phận chuyên trách về công tác xây dựng và phát hành CSDL. Thực hiện những công việc cụ thể sau: nghiên cứu xây dựng chính sách phát triển CSDL; nghiên cứu kinh nghiệm trong và ngoài nƣớc và đề ra chiến lƣợc, các giải pháp để việc thực hiện đạt đƣợc kết quả mong muốn. Khi nghiên cứu chính sách và kinh nghiệm xây dựng CSDL
điện tử cần ƣu tiên tìm hiểu các giải pháp công nghệ trong đó cần chú ý đi theo các chuẩn kỹ thuật đã đƣợc các nƣớc áp dụng
Trên cơ sở những nghiên cứu này triển khai tổ chức xây dựng các CSDL bắt đầu từ các CSDL nhỏ dần dần chuyển sang các CSDL lớn hơn và lúc đầu phục vụ trong ĐHQG-HCM và kế đến phục vụ cho các trƣờng bạn.
Bƣớc 1: Xây dựng CSDL tích hợp về KH&CN của ĐHQG-HCM.
Đây là loại CSDL tƣ liệu - dữ kiện theo các đối tƣợng nguồn tin: báo cáo kết quả nghiên cứu, các bài viết trong kỷ yếu hội nghị/ hội thảo, các công trình nghiên cứu đƣợc cấp Patents, chuyển giao công nghệ,... Sau khi xây dựng xong các CSDL này là nguồn thông tin quan trọng cung cấp các dữ liệu toàn văn hoặc thƣ mục cho ngƣời nghiên cứu
Thông thƣờng, một trƣờng đại học chỉ có đủ khả năng xây dựng các bộ CSDL với nguồn tài liệu là những sản phẩm do chính thầy cô giáo và sinh viên của trƣờng mình tạo ra. Các trƣờng cũng có thể liên kết lại để có đƣợc những bộ CSDL đủ lớn phục vụ cho ngƣời dùng. Nên bắt đầu công việc xây dựng các bộ CSDL từ nguồn tài liệu nội sinh – những sản phẩm khoa học do thầy và trò của ĐHQG-HCM tạo ra trong quá trình dạy học, nghiên cứu. Đó là:
- CSDL tạp chí khoa học
- CSDL công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn
- CSDL giáo trình
Công việc cụ thể:
- Phân loại, biên mục tài liệu KH&CN đồng thời cập nhật thông tin biên mục lên hệ thống tra cứu chung của thƣ viện và hệ thống tra cứu riêng cho các tài liệu khoa học của ĐHQG- HCM.
- Sau khi phân loại, biên mục thông tin tiến hành số hoá và xây dựng CSDL toàn văn.
- Xây dựng kết nối CSDL tra cứu với CSDL toàn văn.
- Trên cơ sở kinh nghiệm ban đầu, phát triển các bộ CSDL lên một bƣớc mới bằng cách mở rộng liên kết với các đại học lớn khác trong nƣớc nhƣ ĐHQG-HN, đại học Cần Thơ . . . và tiến đến liên kết với các nhà kinh doanh để xây dựng và kinh doanh các bộ CSDL trên phạm vi cả nƣớc.
Trong công tác xây dựng CSDL cần chú ý đến các điểm nút sau:
- Tài nguyên thông tin của mỗi thƣ viện cần đƣợc xem là tài sản chung của ĐHQG-HCM đƣợc sử dụng chung cho mọi thành viên. Phải ý thức đƣợc vấn đề này mới khắc phục tình trạng quan liêu, độc quyền của các cấp cơ quan đƣợc “giành quyền” giữ tài liệu nhƣ hiện nay.
- Cần cung cấp nhanh chóng và thống nhất về dữ liệu: các CSDL mục lục, CSDL tóm tắt, đƣợc sử dụng chung trong ĐHQG-HCM; đƣợc tra cứu, truy cập, trích dẫn miễn phí.
- CSDL toàn văn, tài liệu đa phƣơng tiện đƣợc tra cứu, truy cập, trích dẫn chung, có thể có hoặc không thu phí, mức phí thƣ viện sở hữu tài liệu đó quy định.
Quản lý CSDL trong thƣ viện
Có rất nhiều CSDL đƣợc tạo ra trong quá trình xây dựng, chia sẽ với trƣờng bạn cũng nhƣ là CSDL mua từ nhà cung cấp, vấn đề đƣợc đặt ra làm thế nào để ngƣời dùng tin có thể dể dàng sử dụng mà không bỏ sót thông tin. Để giải quyết vấn đề này cần sử dụng các phần mềm sau:
a) Phần mềm quản lý tài liệu toàn văn (các bộ sưu tập số)
Phần mềm này cho phép tập hợp các tài liệu toàn văn của ĐHQG-HCM trên cơ sở nguồn thông tin đƣợc tập hợp toàn diện và đầy đủ từ khâu scan tài liệu đến khâu tổ chức.
b) Phần mềm quản lý quyền truy cập vào CSDL toàn văn từ xa:
Trƣớc kia việc độc quyền thông tin để khẳng định tầm quan trọng của cơ quan/ tổ chức thông tin, tuy nhiên, trong thời đại thông tin ngày này việc đáp ứng nguồn thông tin có chất lƣợng và kịp thời và biến nguồn thông tin thành nguồn lợi cho xã hội, cho tổ chức mới khẳng định đƣợc tầm quan trọng của cơ quan thông tin. Để thực hiện đƣợc đúng chức năng của cơ quan thông tin ngày nay cần phải phục vụ nguồn thông tin mở (không khép kín). Cụ thể với CSDL toàn văn về luận án thay vì phục vụ khép kín cho ngƣời học ngƣời nghiên cứu ngồi tại trƣờng thì thay vào đó là cấp quyền truy cập từ xa cho ngƣời sử dụng là độc giả của thƣ viện nhà trƣờng.
Để thực hiện đƣợc chức năng trên, thƣ viện có thể tham khảo, nghiên cứu và sử dụng phần mềm quản lý quyền truy cập vào CSDL toàn văn từ xa. Hiện nay trên thị trƣờng công nghệ có bán rất nhiều phần mềm dạng này và giá cả cũng khá phù hợp với thƣ viên (khoản 500USD ~ 10.000.000 VNĐ). Phần mềm này cho phép ngƣời sử dụng có thể truy cập CSDL từ xa không cần đến thƣ viện. Với đặt tính này tạo sự thuận tiện tối đa cho ngƣời dùng tin đồng thời cũng giúp thƣ viện kiểm soát các hoạt động sử dụng khai thác thông tin của ngƣời sử dụng, đồng thời tự động ngăn chặn quyền truy cập nếu ngƣời dùng vi phạm chính sách phục vụ.
c) Phần mềm liên kết phục vụ tra cứu các CSDL
Sự phân tán trong quản lý các nguồn tài nguyên giữa các thƣ viện và giữa thƣ viện với các đơn vị quản lý khoa học và chuyên môn khác trong ĐHQG-HCM hiện nay cũng ảnh hƣởng không nhỏ đến việc tổ chức và khai thác nguồn tài nguyên chung. Hiện nay, các nguồn tài nguyên ở các thƣ viện trong ĐHQG-HCM chủ yếu đƣợc quản lý và tổ chức phục vụ riêng, hệ thống tra cứu riêng. Điều này có nghĩa là mỗi độc giả muốn tìm tài liệu thì phải truy cập lần lƣợt vào từng địa chỉ riêng biệt của mỗi thƣ viện. Tại mỗi địa chỉ có giao diện tra cứu khác nhau, phƣơng thức tra cứu khác nhau, cách thức tổ chức nguồn tài nguyên cũng khác nhau cho nên tìm đƣợc tài liệu đúng với
nhu cầu là công việc không đơn giản. Ngoài ra, vẫn còn nhiều tài liệu nội sinh quan trọng chƣa đƣợc chuyển giao cho thƣ viện mà đƣợc lƣu giữ tại các đơn vị quản lý chuyên môn nhƣ phòng khoa học công nghệ, các Khoa, Trung tâm… Đối với nguồn tài liệu này, độc giả khó tiếp cận đƣợc. Có thể nói nguồn tài liệu có hàm lƣợng chất xám cao này chƣa đƣợc phổ biến và khai thác hiệu quả là sự lãng phí rất lớn nguồn lực thông tin của một đại học.
Sau khi CSDL đã chạy ổn định và tích hợp phần mềm quản lý truy cập CSDL điện tử từ xa vấn đề đặt ra làm nhƣ thế nào để tra cứu đƣợc tất cả các CSDL mà thƣ viện có để không sót thông tin.
Sơ đồ 3.1: Mô hình quản lý gợi ý
Để thực hiện đƣợc chức năng trên thƣ viện cần trang bị thêm công cụ tra cứu các CSDL điện tử. Tuy nhiên, việc bổ sung các phần mềm nhƣ trên vào thƣ viện không phải đơn giản phải căn cứ vào điều kiện về ngân sách, nhu cầu và khả năng cụ thể của từng thƣ viện, lần lƣợt đầu tƣ các phần mềm tiện ích phục vụ tra cứu, liên kết và truy cập các CSDL điện tử. Đặc biệt trong lĩnh vực thƣ viện có nhiều phần mềm mã nguồn mở nhƣ Dspace, Green Stone,… đã đƣợc xây dựng và tích hợp sẵn cần ƣu tiên nghiên cứu và đƣa vào sử dụng các phần mềm mã nguồn mở này để tiết kiệm chi phí.
Tóm lại, để khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên khoa học cần phải có các công cụ truy cập và tra cứu tốt, đơn giản, thuận tiện trong sử dụng, và quan trọng là kết nối đƣợc các nguồn và các loại hình tài liệu khác nhau trong
một giao diện tra cứu. Công cụ tra cứu này phải có cơ chế liên thông để ngƣời dùng tiếp cận đƣợc đến tất cả các nguồn tài nguyên ở những nơi khác nhau và khai thác đƣợc một cách thuận lợi nhất.
Bƣớc 2. Xây dựng nguồn học liệu liệu mở:
Song song với việc xây dựng các CSDL điện tử việc tiến hành xây dựng nguồn học liệu mở cho thầy và trò trong nhà trƣờng cũng là một trong những giải pháp để phát triển nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM. Với kinh nghiệm từ mô hình kho học liệu mở rất nổi tiếng của Đại học MIT, Hoa Kỳ, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có bƣớc khởi đầu khá tốt trong việc xây dựng kho học liệu mở bằng sự đóng góp tƣ liệu của các thầy giáo và các nhà khoa học của cả nƣớc. Trang web nguồn học liệu mở này đã thu thập đƣợc hơn 2.000 tài liệu, hàng trăm ngàn lƣợt độc giả truy cập vào nguồn tài liệu này; trong đó có những tài liệu đƣợc truy cập hơn 1.000 lần. Từ kinh nghiệm này, ĐHQG-HCM cũng nên khởi động thúc đẩy mạnh mẽ chƣơng trình xây dựng kho học liệu mở để các thầy trò có điều kiện đóng góp tài liệu cho sự phát triển nguồn tài nguyên khoa học và công nghệ của ĐHQG-HCM. Đây cũng đƣợc xem là một trong những giải pháp để thu thập và quản lý nguồn thông tin KH&CN hình thành trong ĐHQG-HCM.
Kết luận:
Nguồn tài nguyên khoa học phản ánh tiềm lực khoa học của một trƣờng đại học. ĐHQG-HCM là một đại học nghiên cứu hàng đầu của cả nƣớc; tổ chức quản lý khoa học và khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên này, xây dựng các giải pháp phát triển về số lƣợng, chủng loại và nâng cao hơn nữa chất lƣợng nguồn tài liệu; đặc biệt là nguồn tài liệu nội sinh, khuyến khích và hỗ trợ khai thác tài liệu trong các hoạt động học thuật sẽ góp phần tích cực vào quá trình nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu của ĐHQG-HCM, nâng cao vị thế khoa học của ĐHQG-HCM trong hệ thống các đại học trong nƣớc và quốc tế.