9. Bố cục của Luận văn:
2.5.2. Quản lý nguồn thông tin KH&CN
* Nhân sự: Tổng số cán bộ của các thƣ viện trong ĐHQG-HCM là 95 ngƣời, trong đó 64 ngƣời có trình độ đại học, 9 ngƣời có trình độ sau đại học với 3 ngƣời đƣợc đào tạo ở nƣớc ngoài. Hầu hết nhân sự làm công tác quản lý khoa học công nghệ kiêm nhiệm luôn công tác lƣu trữ thông tin KH&CN
* Tài liệu nghiên cứu khoa học của ĐHQG-HCM gồm đề tài nghiên cứu khoa học, dự án, kỹ yếu hội thảo, tạp chí, tập san, nội san,… và đƣợc phân loại nhƣ sau:
CẤP TRƢỜNG (Cấp cơ sở)
Công trình nghiên cứu khoa học cấp cơ sở đƣợc thực hiện xong thì nộp về cho phòng khoa học của trƣờng viện trực thuộc. Bao gồm các loại:
- Đề tài cấp trƣờng của cán bộ, giảng viên trong trƣờng - Báo cáo khoa học tại các hội nghị, hội thảo của trƣờng - Đề tài sinh viên nghiên cứu khoa học
- Kỷ yếu hội thảo, hội nghị của trƣờng thành viên - Nội san, tập san của trƣờng
CẤP ĐHQG-HCM
Những công trình nghiên cứu cấp ĐHQG-HCM thƣờng do trƣờng thành viên đề xuất và đƣợc ĐHQG-HCM duyệt đề tài cấp kinh phí thực hiện và kết
quả nghiên cứu sẽ đƣợc lƣu trữ ở 2 nơi, ở trƣờng thành viên và ở ban KHCN của ĐHQG-HCM. Các công trình này bao gồm các loại sau:
- Đề tài cấp ĐHQG-HCM trọng điểm
- Dự án sản xuất thí nghiệm cấp ĐHQG-HCM trọng điểm - Dự án ƣơm tạo công nghệ cấp ĐHQG-HCM trọng điểm - Đề tài cấp ĐHQG-HCM thƣờng/ Đề tài cấp bộ
- Báo cáo khoa học tại các hội nghị, hội thảo cấp ĐHQG-HCM - Tạp chí Phát triển Khoa học và Công nghệ của ĐHQG-HCM. CẤP NHÀ NƢỚC
- Đề tài/ dự án độc lập cấp Nhà nƣớc
- Đề tài nghiên cứu cơ bản trong tự nhiên (NAFOSTED) CẤP ĐỊA PHƢƠNG (SỞ KH&CN TP. HCM)
- Đề tài: Khoa học tự nhiên, Khoa học công nghệ, Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Dự án: Sản xuất thử nghiệm, Triển khai công nghệ.
Để phục vụ tốt độc giả, bên cạnh việc tổ chức những hoạt động thƣờng xuyên, những dịch vụ có tính chất truyền thống mà mọi ngƣời có thể dễ dàng tìm hiểu qua trang web (http://www.vnulib.edu.vn) hoặc tờ thông tin giới thiệu của Thƣ viện, TVTT chú trọng một số vấn đề sau đây:
+ Nguồn tài nguyên học tập chất lượng cao:
- Nguồn tài liệu bản in: đƣợc chọn lọc và thƣờng xuyên bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau trong và ngoài nƣớc, tạo nên sự đa dạng và tính mới về nội dung thông tin khoa học; và do vậy, hỗ trợ rất tốt cho việc tự học, tự nghiên cứu, mở rộng kiến thức theo phƣơng pháp dạy học mới đang ngày càng phát triển ở ĐHQG-HCM. Tất cả các tài liệu này đƣợc biên mục và tổ chức sắp xếp theo các tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nên dễ tra cứu và sử dụng.
Nắm vững hệ thống tổ chức và tra cứu này, độc giả sẽ rất thuận lợi khi tiếp cận với các thƣ viện tiên tiến khác trên thế giới, đặc biệt là khi đi du học hoặc công tác ở nƣớc ngoài. Trong thời gian qua, một số nhà nghiên cứu trên cả nƣớc đã tìm thấy đƣợc những tài liệu có giá trị tại TVTT thông qua hệ thống tra cứu và đã đƣợc TVTT cung cấp theo yêu cầu.
Nhằm phục vụ đối tƣợng sinh viên trong quá trình học tập hệ thống thƣ viện đã đồng thời làm thẻ sinh viên cùng với làm thẻ thƣ viện, điều này rất đƣợc sinh viên hƣởng ứng và đem lại nhiều thiết thực cho sinh viên trong quá trình khai thác thông tin tại thƣ viện, mặc dù thẻ này chƣa dùng đƣợc tất cả các trƣờng đại học thành viên song cũng đƣợc dùng chung tại trƣờng ĐHQT và ĐH CNTT.
- Nguồn tài liệu điện tử truy cập qua mạng: là nguồn tài liệu khoa học chất lƣợng cao dƣới dạng điện tử của các nhà xuất bản nƣớc ngoài và nhiều tài liệu tiếng Việt đƣợc tổ chức một cách có hệ thống trên website, có thể truy cập tại TVTT hoặc tại các máy tính có nối mạng ở các trƣờng, viện thành viên thuộc ĐHQG-HCM. Độc giả là giảng viên, cán bộ nghiên cứu, học viên sau đại học, sinh viên các lớp năng khiếu nếu có yêu cầu sẽ đƣợc cấp quyền truy cập vào các tài liệu này từ bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet. Tiện ích này sẽ lần lƣợt đƣợc triển khai đến các nhóm độc giả khác trong tƣơng lai.
Từng bƣớc trang bị phần mềm quản lý thƣ viện đạt tiêu chuẩn quốc tế cho các thƣ viện lớn là Thƣ viện trung tâm, thƣ viện ĐHBK, và thƣ viện ĐH KHXH&NV, nhằm hỗ trợ việc chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện theo tiêu chuẩn Quốc tế và tạo điều kiện cho các hoạt động chia sẻ, khai thác tài nguyên, nghiệp vụ và dịch vụ. Đối với các thƣ viện của trƣờng đại học thành viên khác sẽ tiếp tục triển khai trong những năm tới.
- Các liên kết đến những websites tài liệu khoa học: đây cũng là một nguồn rất hữu ích cho học tập và nghiên cứu, đƣợc sắp xếp theo các chủ đề khoa học.
phim tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau, đặc biệt là về văn hóa, lịch sử Việt nam.
- Các kênh truyền hình: Một số kênh tuyền hình trong nƣớc và quốc tế đƣợc chọn lọc phục vụ nâng cao trình độ ngoại ngữ, giải trí và mở mang kiến thức chung. TVTT cung cấp những phƣơng tiện và dịch vụ tối ƣu cho độc giả và không ngừng phát triển thêm nhiều tiện ích để khai thác tốt nguồn tài nguyên của thƣ viện.
- Kho tài liệu mở gắn liền với các khu vực đọc: Độc giả tự chọn tài liệu tại các kho mở và sử dụng tại bất kỳ khu vực đọc nào trong thƣ viện hoặc mƣợn về nhà với thủ tục mƣợn – trả đơn giản và nhanh chóng. Tùy theo sở thích và nhu cầu, độc giả có thể chọn những vị trí học tập khác nhau nhƣ: khu yên tĩnh với các bàn đọc dành riêng cho từng ngƣời, khu học tập chung với bàn học từ 2 đến 15 chỗ ngồi và các phòng học nhóm từ 15 đến 70 chỗ ngồi dành cho các nhóm thảo luận, thuyết trình – là hình thức học tập theo nhóm đang ngày càng phát triển.
- Trao cho độc giả quyền tự sử dụng các trang thiết bị: Bằng việc tự mình sử dụng các trang thiết bị nhƣ máy photocopy, các trang thiết bị đa phƣơng tiện, và trong tƣơng lai gần sẽ có các trang thiết bị khác, độc giả không những đƣợc chủ động trong việc phục vụ nhu cầu học tập hiện tại của mình, mà qua đó còn đƣợc làm quen dần với việc sử dụng các trang thiết bị hiện đại, chuẩn bị sẵn sàng để khi ra làm việc tại các cơ quan đƣợc thuận lợi hơn cũng nhƣ khi tiếp tục theo học các chƣơng trình đào tạo ở nƣớc ngoài.
- Một số máy tính đƣợc dành riêng để độc giả cài đặt các chƣơng trình: Công nghệ thông tin ngày càng đƣợc áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học. Trong nhiều trƣờng hợp, sinh viên không đủ thời gian để thực tập các chƣơng trình phần mềm đã đƣợc học. Do vậy, ngoài hệ thống máy tính thông thƣờng, TVTT còn dành riêng một số máy tính để giúp cho độc giả khắc phục trở ngại này. Đây là một tiện ích không phải ở đâu cũng có; các bạn sinh viên hãy tận dụng dịch vụ này để tăng cƣờng thực tập, nâng cao kỹ
năng ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực khoa học của mình.
Theo số liệu từ điều tra của hệ thống thƣ viện ĐHQG-HCM, thông tin chủ yếu về mức độ sử dụng thƣ viện:
Số lƣợt độc giả đến thƣ viện: 1.052.190 lƣợt/năm, tƣơng đƣơng 3.000 lƣợt/ngày
Số tài liệu cho mƣợn về nhà: 364.230 tài liệu/năm, tƣơng đƣơng 1.100 tài liệu/ngày.
Số lƣợt truy cập vào các website của các thƣ viện: 903.900 lƣợt /năm, tƣơng đƣơng 2.500 lƣợt/ngày.
Số lƣợt truy cập vào các tài liệu toàn văn của các cơ sở dữ liệu điện tử trực tuyến là 185.000 lƣợt.
+ Sự tận tâm và năng lực của cán bộ thư viện: Cán bộ TVTT đƣợc tuyển chọn và huấn luyện tốt cả về chuyên môn và phẩm chất, sẵn sàng cung cấp cho độc giả những dịch vụ tốt nhất vì mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lƣợng cao của ĐHQG-HCM. Ngoài việc tổ chức những dịch vụ thông thƣờng, cán bộ TVTT dành ƣu tiên cho việc tìm kiếm, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới để phát triển thêm các tiện ích và dịch vụ. Dịch vụ tham khảo – cung cấp thông tin hoặc tƣ vấn cho độc giả trong tìm kiếm và sử dụng thông tin; chƣơng trình bồi dƣỡng kỹ năng khai thác thông tin cho độc giả đƣợc chú trọng và không ngừng cải tiến. Khi cần sự hỗ trợ, độc giả có thể gặp trực tiếp cán bộ thƣ viện phụ trách dịch vụ tại thƣ viện, qua email hoặc qua điện thoại. Cán bộ của TVTT có thể hỗ trợ độc giả không chỉ các vấn đề về thƣ viện nhƣ tra cứu tài liệu, tìm kiếm tài liệu toàn văn, sử dụng các chƣơng trình phần mềm và trang thiết bị thƣ viện, mà còn nhiều lĩnh vực có liên quan khác nhƣ những vấn đề về sử dụng máy vi tính, máy scanner..., về các phần mềm ứng dụng phổ biến nhƣ World, Excel,
Không khí dân chủ, sự thân thiện và tận tâm của cán bộ thƣ viên, sự hợp tác, hỗ trợ lần nhau giữa độc giả và cán bộ thƣ viện và giữa các độc giả với
nhau là cảm nhận của nhiều ngƣời khi đến TVTT. TVTT chủ trƣơng không chỉ phục vụ độc giả, mà còn tạo ra một môi trƣờng giúp cho độc giả là các bạn sinh viên hình thành tính tự chủ, tự giác trong sinh hoạt cộng đồng.
Mặc dù các đơn vị quản lý khoa học và công nghệ trong ĐHQG-HCM phát triển rất mạnh giúp ĐHQG-HCM đạt đƣợc những thành tích nhất định về Khoa học tuy nhiên công tác quản lý thông tin tƣ liệu còn nhiều vấn đề cần quan tâm hơn cụ thể nhƣ sau:
- Nguồn tài liệu này chƣa đƣợc tổ chức một cách thống nhất, tập trung mỗi đơn vị quản lý 1 kiểu nên chƣa khai thác đƣợc hết tìm năng của nguồn lực.
- Nếu nhƣ trƣớc đây kết quả của đề tài nghiên cứu khoa học đƣợc lƣu trữ tại phòng khoa học thì khoản thời gian gần đây các phòng khoa học dần có xu hƣớng chuyển kết quả nghiên cứu sang cho thƣ viện quản lý để phục vụ ngƣời đọc.
Hầu hết các phòng khoa học của các trƣờng thành viên sau khi đề tài đã đƣợc nghiệm thu thì đều có khuynh hƣớng chuyển giao cho thƣ viện của trƣờng quản lý và phục vụ nguồn tài liệu này cho độc giả. Tuy nhiên, việc giao nhận này chủ yếu là do chủ động của từng phòng ban và chƣa đầy đủ các loại hình thông tin KH&CN, đồng thời cũng chƣa đƣợc quy định rõ thời gian thực hiện và chƣa có văn bản cụ thể để hƣớng dẫn việc chuyển giao. Sau khi chuyển giao về thƣ viện thì mỗi thƣ viện lại quản lý theo quy trình của thƣ viện mình và quy định về đối tƣợng phục vụ cũng rất khác nhau.
Riêng ban KH&CN của ĐHQG-HCM trực tiếp lƣu trữ những kết quả đề tài nghiên cứu khoa học và tài liệu hội thảo hội nghị cấp ĐHQG-HCM và hiện tại chƣa có quy định cũng nhƣ quy chế để phục vụ hoặc chuyển giao tài liệu này cho TVTT.
Hầu hết các đơn vị quản lý thƣờng nhập liệu và quản lý thông tin trên Excel và lƣu trữ dạng file. Riêng Ban KH&CN thì có phần mền riêng để tra cứu tài liệu. Tuy nhiên, đề tài đƣợc biên mục chƣa theo chuẩn nên đa phần chỉ có thể lấy đƣợc thông tin của tên đề tài còn một số nội dung khác hầu nhƣ không thống nhất khi thì dự kiến kết quả của đề tài, khi thì phần tóm tắt,… Phần mềm tra cứu này là phần mềm tự viết nên việc tra cứu cũng có một số hạn chế nhất định nhƣ không truy xuất ra giao diện thông tin theo chuẩn mà truy xuất thông tin theo dạng liệt kê tài liệu html.
+ Cách lưu trữ kho tài liệu: đa phần các đơn vị tổ chức theo trật tự thời gian nộp đề tài cụ thể:
Đối với ban Khoa học Công nghệ đề tài đƣợc tổ chức nhƣ sau: Mỗi đề tài sẽ có một mã số và mã số này chính là mã số hồ sơ và đƣợc sắp xếp theo từng trƣờng và sau đó là xếp theo năm. Điều này có nghĩa là mỗi một tập công trình sẽ có đầy đủ lý lịch của tập đề tài từ lúc mới đăng ký đến lúc đánh giá nghiệm thu và ra kết quả hoàn chỉnh. Nhìn chung, công tác lƣu trữ thông tin thì ban Khoa học Công nghệ làm rất tốt.
Phòng khoa học của ĐH KHTN thì chia kết quả công trình nghiên cứu khoa học thành 2 phần: (1) Lý lịch khoa học của đề tài (từ lúc mới bắt đầu đăng ký đề tài đến lúc nghiệm thu) phần này do Phòng khoa học lƣu trữ và theo dõi phục vụ cho công tác quản lý khoa học. (2) Kết quả của đề tài (sản phẩm sau cùng) đƣợc chuyển sang cho thƣ viện quản lý và phục vụ ngƣời học, ngƣời nghiên cứu và từ đây thƣ viện sử dụng nghiệp vụ của mình để tổ chức nguồn thông tin trên các công cụ và phƣơng tiện sẵn có phục vụ cho ngƣời học ngƣời nghiên cứu.
Đối với Đại học KHXH&NV thì phòng khoa học chỉ lƣu mỗi lý lịch khoa học không bao gồm kết quả của đề tài. Kết quả của đề tài thì bàn giao cho thƣ viện phụ trách quản lý.
Đại học Bách khoa thì phòng Khoa học sẽ lƣu tất cả thông tin của đề tài (từ lúc mới bắt đầu đăng ký đến lúc nghiệm thu đề tài) và hàng năm sẽ chọn lọc kết quả đề tài chuyển giao cho thƣ viện.
Nhìn chung về mảng quản lý thông tin KH&CN mỗi trƣờng làm theo 1 kiểu nhƣng tất cả đều có xu hƣớng chung là bắt đầu quy tụ thông tin về một đầu mối là thƣ viện.
* Kỷ yếu hội thảo: những hội thảo khoa học nào đã in thành kỹ yếu sẽ chuyển giao cho thƣ viện phục vụ ngƣời đọc và số còn lại đƣợc lƣu giữ dạng file
*Ấn phẩm định kỳ
Tạp chí Phát triển Khoa học và Công nghệ
ĐHQG-HCM xuất bản Tạp chí Phát triển Khoa học và Công nghệ đây là một tạp chí uy tín và là cơ quan công bố khoa học, chuyển giao công nghệ quan trọng của ĐHQG-HCM. Các bài viết trong tạp chí đều đƣợc phản biện và kiểm tra tính khoa học trƣớc khi xuất bản. Tạp chí này đã đƣợc đăng ký ISSN và đƣợc đánh giá là tạp chí khoa học có uy tín của Việt Nam. Trong năm 2009 “Tạp chí Phát triển KH&CN của ĐHQG-HCM tiếp tục giữ vị trí hàng đầu về tham khảo trên mạng” [10].
+ Cách tổ chức phục vụ tạp chí phát triển KH&CN:
- Sau khi xuất bản xong toàn bộ nội dung của tạp chí đƣợc chuyển cho Thƣ viện Trung tâm quản lý và tại Thƣ viện Trung tâm bằng công tác nghiệp vụ của mình các bài toàn văn đƣợc xây dựng thành một cơ sở dữ liệu. Ngƣời nghiên cứu có thể tìm kiếm thông tin thƣ mục cũng nhƣ thông tin toàn văn của từng bài viết.
- Song song việc tổ chức cơ sở dữ liệu cho ĐHQG-HCM thƣ viện Trung tâm còn tạo cơ sở dữ liệu trên trang VJOL (www.vjol.com) - VJOL là cơ sở dữ liệu toàn văn miễn phí do nhà xuất bản của từng tạp chí cập nhật định kỳ- Sơ sở dữ liệu này do tổ chức INASP tài trợ.
- Có thể nói tạp chí Phát triển KH&CN của ĐHQG-HCM đƣợc quản lý và khai thác khá bài bản.
Tập san khoa học xã hội và nhân văn