9. Bố cục của Luận văn:
3.1. Định hƣớng phát triển hệ thống thƣ viện ĐHQG-HCM
Tháng 06/2008, Giám đốc ĐHQG-HCM ký quyết định thành lập Hội đồng thƣ viện đồng thời ban hành quy chế về tổ chức và và hoạt động của Hệ thống thƣ viện ĐHQG-HCM.
Hệ thống thƣ viện ĐHQG-HCM là một mạng lƣới liên kết, tổ chức phối hợp hoạt động giữa Thƣ viện Trung tâm và thƣ viện các trƣờng, viện thành viên và các đơn vị trực thuộc.
Trong giai đoạn 2010 – 2015, Hệ thống thư viện ĐHQG-HCM tiếp tục mở rộng và hoàn thiện hệ thống thư viện dùng chung và kết nối hệ thống tra cứu tài liệu bản in, điều đó cho phép độc giả có thể tra cứu cùng lúc thông tin về tài liệu bản in của không những Thƣ viện Trung tâm, thƣ viện ĐHQT, thƣ viện KHXH&NV, thƣ viện ĐHBK mà còn đối với thƣ viện các trƣờng đại học thành viên còn lại. Ngoài ra, độc giả còn đƣợc cung cấp các liên kết tra cứu trực tiếp đến một số thƣ viện ĐHQG-HCM.
Phát triển theo hướng thư viện số. Đầu tƣ cơ sở dữ liệu khoa học chất lƣợng cao của nƣớc ngoài. Cùng với việc duy trì nguồn tài liệu bản in với hơn 300.000 đầu tài liệu thuộc tất cả các lĩnh vực khoa học và hàng năm bổ sung thêm khoảng 10% và chú trọng phát triển nguồn tài liệu điện tử, truy cập qua mạng.
Thực hiện một cách triệt để số hóa nguồn tài liệu, Trƣớc mắt số hóa tài liệu khoa học, luận án, luận văn, giáo trình, đề tài nghiên cứu và báo cáo khoa học của ĐHQG-HCM nhằm lƣu trữ và phục vụ độc giả trên môi trƣờng mạng. - Chủ động ứng dụng các công nghệ mới trong lĩnh vực thư viện: mạng nội bộ băng thông rộng của ĐHQG-HCM và kết nối Internet tốc độ cao là nền
tảng quan trọng để đầu tƣ các công nghệ mới, hỗ trợ độc giả khai thác hiệu quả các nguồn tài liệu đƣợc đầu tƣ.
Phần mềm kết nối các cơ sở dữ liệu tạp chí giúp cho việc tìm kiếm đƣợc nhanh chóng.
Trích dẫn, tham khảo: phần mềm cung cấp nhiều tiện ích và tiêu chuẩn quốc tế cho việc trích dẫn khi viết báo cáo khoa học, biên soạn giáo trình v.v…
- Hệ thống thư viện chú trọng mở rộng hợp tác trong nước và quốc tế:
Trong nƣớc: Mở rộng mối quan hệ với Trung tâm thông tin thƣ viện ĐHQG-HN. Luôn xác định đây là ƣu tiên hàng đầu trong chiến lƣợc hợp tác với các thƣ viện trong nƣớc, cụ thể là đẩy mạnh các hoạt động phối hợp, trao đổi thông tin và tài liệu khoa học, kinh nghiệm đầu tƣ công nghệ mới.
Ngoài nước: Tiếp tục xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác với thƣ viện các nƣớc, đặc biệt là các nƣớc thuộc mạng lƣới các trƣờng Đại học Đông Nam Á. Chú trọng phát triển hơn nữa các quan hệ hợp tác với thƣ viện Quốc hội Hoa Kỳ trong trao đổi tài liệu khoa học, mở rộng thêm các hình thức hợp tác khá nhƣ tổ chức hội thảo, tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ thƣ viện. 3.2. Hệ thống các giải pháp
3.2.1. Xây dựng các quy chế và chính sách
ĐHQG-HCM đƣợc xác định là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lƣợng cao, là trung tâm đào tạo nhân lực và bồi dƣỡng nhân tài cho đất nƣớc. Với lực lƣợng các nhà khoa học, nhà giáo mạnh cả về số lƣợng và chất lƣợng, có phong trào sinh viên nghiên cứu khoa học rộng khắp và chất lƣợng cao, đang sở hữu một lƣợng lớn tài nguyên khoa học có giá trị cao, ĐHQG-HCM có đủ tiềm lực và có trách nhiệm tổ chức và phổ biến nguồn thông tin khoa học này cho mọi ngƣời, tạo ra một bƣớc ngoặt lớn trong việc nâng cao chất lƣợng dạy học và nghiên cứu trong ĐHQG-HCM, đồng thời hỗ trợ nâng cao tri thức cho cộng đồng. Do vậy, cần đề ra một chủ trƣơng thật rõ
ràng về chính sách phát triển nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM cụ thể nhƣ sau:
3.2.1.1. Chính sách phối hợp phát triển thông tin KH&CN
Phối hợp hệ thống thƣ viện với các Ban/phòng khoa học công nghệ để tập hợp, thống kê lại các nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM.
- Để việc thu thập tài liệu KH&CN hiệu quả cần tập trung đầu mối lƣu chiểu và tổ chức khai thác tài liệu: Thƣ viện phải đƣợc xác định là đầu mối lƣu chiểu và tổ chức khai thác mọi tài nguyên khoa học của nhà trƣờng.
- Cần văn bản quy định rõ về quản lý và khai thác tài nguyên khoa học; theo đó, mọi thông tin khoa học và công nghệ của ĐHQG- HCM, ngoại trừ một số trƣờng hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật và của ĐHQG-HCM, cần đƣợc chuyển giao đầy đủ và kịp thời cho các thƣ viện để tổ chức quản lý và khai thác. Giải quyết tốt vấn đề này thì mới có thể tổ chức quản lý, khai thác tốt và xây dựng đƣợc diện mạo tổng thể về nguồn tài nguyên khoa học của ĐHQG- HCM.
- Vạch rõ lộ trình phối hợp xây dựng CSDL KH&CN: đầu tiên thƣ viện các trƣờng xây dựng CSDL thông tin KH&CN của trƣờng mình tiến đến xây dựng CSDL KH&CN của ĐHQG-HCM.
- Các thƣ viện cần phối hợp với nhau để xác định tiêu chí chọn lựa các công nghệ tiên tiến để áp dụng trong việc tạo lập CSDL.
- Để việc xây dựng CSDL đƣợc hiệu quả tất cả các thƣ viện trong hệ thống đều phải áp dụng thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ thƣ viện đã đƣợc công nhận và sử dụng phổ biến trên thế giới. Các thƣ viện chủ động và có kế hoạch thay thế dần những tiêu chuẩn không phù hợp hoặc không thống nhất với các tiêu chuẩn chung đang áp dụng tại thƣ viện mình.
3.2.1.2. Chính sách phát triển nguồn nhân lực
Thực tế cho thấy đội ngủ làm công tác thông tin KH&CN chƣa đƣợc đào tạo chính quy và chuyên nghiệp, ở các phòng/ban KH&CN thì cán bộ làm công tác thông tin chủ yếu là kiêm nhiệm vừa làm công tác nghiệp vụ KH&CN đồng thời làm công tác thông tin. Còn ở các thƣ viện thì cán bộ chủ yếu làm công tác phục vụ độc giả, chƣa hình thành đƣợc bộ phận quản lý thông tin và cung cấp thông tin KH&CN, chuyển giao công nghệ.
Để xây dựng đội ngũ cán bộ có đủ năng lực đáp ứng đƣợc các nhiệm vụ quản lý thông tin KH&CN các vấn đề sau đây cần đƣợc thực hiện:
- Xây dựng quy hoạch phát triển nguồn nhân lực khoa học và công nghệ, nhất là nguồn nhân lực có trình độ cao, phù hợp với đà phát triển hệ thống và yêu cầu phục vụ thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong hệ thống thông tin khoa học, công nghệ theo phƣơng thức phân cấp rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, có dự kiến đến sự phát triển trong tƣơng lai. Cần phân cấp chức năng thông tin từ ĐHQG-HCM đến từng trƣờng thành viên trong hệ thống
- Tập trung xây dựng chƣơng trình, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ trong lĩnh vực thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển về chất lƣợng độ ngủ. Đặc biệt chú trọng đội ngủ làm công tác thông tin K&CN, chuyển giao công nghệ, sở hữu trí tuệ.
- Tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ thông tin đƣợc học tập nâng cao kiến thức về sở hữu trí tuệ, quản lý khoa học và công nghệ, chuyển giao công nghệ làm tiền đề cho việc xây dựng đội ngủ tƣ vấn thông tin KH&CN cho các trƣờng thành viên, ĐHQG-HCM và các đơn vị khác nếu có nhu cầu.
- Tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ thông tin KH&CN tham dự các hội nghị quốc tế, học tập nghiên cứu ở các nƣớc có trình độ tiên tiến về quản lý KH&CN cũng nhƣ là tƣ vấn thông tin KH&CN nhƣ Hàn quốc,
Trung Quốc, Singapore,....; dần dần hình thành cơ chế tƣ vấn KH&CN trong ĐHQG-HCM và trong nƣớc.
3.2.2. Giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác xây dựng và phát triển nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM triển nguồn thông tin KH&CN của ĐHQG-HCM
Song song với các giải pháp về tổ chức, các giải pháp kỹ thuật cũng cần đƣợc triển khai. Một trong những bƣớc cơ bản cần thực hiện trƣớc nhất trong giải pháp kỹ thuật là trang bị các công cụ tra cứu hiệu quả cho các nguồn thông tin nhƣ: trang bị phần mềm quản lý thƣ viện; trang bị các phần mềm xử lý kết nối tất cả các nguồn tài liệu tạo ra một công cụ tra cứu tích hợp để đơn giản hóa thao tác truy cập và tra cứu đƣợc vào nhiều nguồn, nhiều loại hình tài liệu khác nhau
Xây dựng CSDL điện tử
Cơ sở dữ liệu điện tử: Là một tập tin lớn đƣợc cập nhật đều đặn của những thông tin dạng số (các tóm tắt, các tài liệu toàn văn, các hình ảnh…) về những chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể, bao gồm cả những biểu ghi ở dạng đồng nhất, đƣợc tổ chức theo những tiêu chuẩn nhất định để cho việc tìm kiếm và truy xuất đƣợc dễ dàng, nhanh chóng, và đƣợc quản lý với sự trợ giúp của phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system).
ĐHQG-HCM cần xem xét dành một phần kinh phí hợp lý để phát triển và tổ chức nguồn tài liệu nội sinh nhƣ tập hợp và tổ chức lại một cách có hệ thống nguồn giáo trình, luận án – luận văn và các đề tài nghiên cứu khoa học, các kỷ yếu hội nghị - hội thảo, đƣợc thực hiện ở ĐHQG-HCM
Lộ trình xây dựng CSDL điện tử
Cần gấp rút nghiên cứu, tổ chức một bộ phận chuyên trách về công tác xây dựng và phát hành CSDL. Thực hiện những công việc cụ thể sau: nghiên cứu xây dựng chính sách phát triển CSDL; nghiên cứu kinh nghiệm trong và ngoài nƣớc và đề ra chiến lƣợc, các giải pháp để việc thực hiện đạt đƣợc kết quả mong muốn. Khi nghiên cứu chính sách và kinh nghiệm xây dựng CSDL
điện tử cần ƣu tiên tìm hiểu các giải pháp công nghệ trong đó cần chú ý đi theo các chuẩn kỹ thuật đã đƣợc các nƣớc áp dụng
Trên cơ sở những nghiên cứu này triển khai tổ chức xây dựng các CSDL bắt đầu từ các CSDL nhỏ dần dần chuyển sang các CSDL lớn hơn và lúc đầu phục vụ trong ĐHQG-HCM và kế đến phục vụ cho các trƣờng bạn.
Bƣớc 1: Xây dựng CSDL tích hợp về KH&CN của ĐHQG-HCM.
Đây là loại CSDL tƣ liệu - dữ kiện theo các đối tƣợng nguồn tin: báo cáo kết quả nghiên cứu, các bài viết trong kỷ yếu hội nghị/ hội thảo, các công trình nghiên cứu đƣợc cấp Patents, chuyển giao công nghệ,... Sau khi xây dựng xong các CSDL này là nguồn thông tin quan trọng cung cấp các dữ liệu toàn văn hoặc thƣ mục cho ngƣời nghiên cứu
Thông thƣờng, một trƣờng đại học chỉ có đủ khả năng xây dựng các bộ CSDL với nguồn tài liệu là những sản phẩm do chính thầy cô giáo và sinh viên của trƣờng mình tạo ra. Các trƣờng cũng có thể liên kết lại để có đƣợc những bộ CSDL đủ lớn phục vụ cho ngƣời dùng. Nên bắt đầu công việc xây dựng các bộ CSDL từ nguồn tài liệu nội sinh – những sản phẩm khoa học do thầy và trò của ĐHQG-HCM tạo ra trong quá trình dạy học, nghiên cứu. Đó là:
- CSDL tạp chí khoa học
- CSDL công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn
- CSDL giáo trình
Công việc cụ thể:
- Phân loại, biên mục tài liệu KH&CN đồng thời cập nhật thông tin biên mục lên hệ thống tra cứu chung của thƣ viện và hệ thống tra cứu riêng cho các tài liệu khoa học của ĐHQG- HCM.
- Sau khi phân loại, biên mục thông tin tiến hành số hoá và xây dựng CSDL toàn văn.
- Xây dựng kết nối CSDL tra cứu với CSDL toàn văn.
- Trên cơ sở kinh nghiệm ban đầu, phát triển các bộ CSDL lên một bƣớc mới bằng cách mở rộng liên kết với các đại học lớn khác trong nƣớc nhƣ ĐHQG-HN, đại học Cần Thơ . . . và tiến đến liên kết với các nhà kinh doanh để xây dựng và kinh doanh các bộ CSDL trên phạm vi cả nƣớc.
Trong công tác xây dựng CSDL cần chú ý đến các điểm nút sau:
- Tài nguyên thông tin của mỗi thƣ viện cần đƣợc xem là tài sản chung của ĐHQG-HCM đƣợc sử dụng chung cho mọi thành viên. Phải ý thức đƣợc vấn đề này mới khắc phục tình trạng quan liêu, độc quyền của các cấp cơ quan đƣợc “giành quyền” giữ tài liệu nhƣ hiện nay.
- Cần cung cấp nhanh chóng và thống nhất về dữ liệu: các CSDL mục lục, CSDL tóm tắt, đƣợc sử dụng chung trong ĐHQG-HCM; đƣợc tra cứu, truy cập, trích dẫn miễn phí.
- CSDL toàn văn, tài liệu đa phƣơng tiện đƣợc tra cứu, truy cập, trích dẫn chung, có thể có hoặc không thu phí, mức phí thƣ viện sở hữu tài liệu đó quy định.
Quản lý CSDL trong thƣ viện
Có rất nhiều CSDL đƣợc tạo ra trong quá trình xây dựng, chia sẽ với trƣờng bạn cũng nhƣ là CSDL mua từ nhà cung cấp, vấn đề đƣợc đặt ra làm thế nào để ngƣời dùng tin có thể dể dàng sử dụng mà không bỏ sót thông tin. Để giải quyết vấn đề này cần sử dụng các phần mềm sau:
a) Phần mềm quản lý tài liệu toàn văn (các bộ sưu tập số)
Phần mềm này cho phép tập hợp các tài liệu toàn văn của ĐHQG-HCM trên cơ sở nguồn thông tin đƣợc tập hợp toàn diện và đầy đủ từ khâu scan tài liệu đến khâu tổ chức.
b) Phần mềm quản lý quyền truy cập vào CSDL toàn văn từ xa:
Trƣớc kia việc độc quyền thông tin để khẳng định tầm quan trọng của cơ quan/ tổ chức thông tin, tuy nhiên, trong thời đại thông tin ngày này việc đáp ứng nguồn thông tin có chất lƣợng và kịp thời và biến nguồn thông tin thành nguồn lợi cho xã hội, cho tổ chức mới khẳng định đƣợc tầm quan trọng của cơ quan thông tin. Để thực hiện đƣợc đúng chức năng của cơ quan thông tin ngày nay cần phải phục vụ nguồn thông tin mở (không khép kín). Cụ thể với CSDL toàn văn về luận án thay vì phục vụ khép kín cho ngƣời học ngƣời nghiên cứu ngồi tại trƣờng thì thay vào đó là cấp quyền truy cập từ xa cho ngƣời sử dụng là độc giả của thƣ viện nhà trƣờng.
Để thực hiện đƣợc chức năng trên, thƣ viện có thể tham khảo, nghiên cứu và sử dụng phần mềm quản lý quyền truy cập vào CSDL toàn văn từ xa. Hiện nay trên thị trƣờng công nghệ có bán rất nhiều phần mềm dạng này và giá cả cũng khá phù hợp với thƣ viên (khoản 500USD ~ 10.000.000 VNĐ). Phần mềm này cho phép ngƣời sử dụng có thể truy cập CSDL từ xa không cần đến thƣ viện. Với đặt tính này tạo sự thuận tiện tối đa cho ngƣời dùng tin đồng thời cũng giúp thƣ viện kiểm soát các hoạt động sử dụng khai thác thông tin của ngƣời sử dụng, đồng thời tự động ngăn chặn quyền truy cập nếu ngƣời dùng vi phạm chính sách phục vụ.
c) Phần mềm liên kết phục vụ tra cứu các CSDL
Sự phân tán trong quản lý các nguồn tài nguyên giữa các thƣ viện và giữa thƣ viện với các đơn vị quản lý khoa học và chuyên môn khác trong ĐHQG-HCM hiện nay cũng ảnh hƣởng không nhỏ đến việc tổ chức và khai thác nguồn tài nguyên chung. Hiện nay, các nguồn tài nguyên ở các thƣ viện trong ĐHQG-HCM chủ yếu đƣợc quản lý và tổ chức phục vụ riêng, hệ thống tra cứu riêng. Điều này có nghĩa là mỗi độc giả muốn tìm tài liệu thì phải truy cập lần lƣợt vào từng địa chỉ riêng biệt của mỗi thƣ viện. Tại mỗi địa chỉ có giao diện tra cứu khác nhau, phƣơng thức tra cứu khác nhau, cách thức tổ chức nguồn tài nguyên cũng khác nhau cho nên tìm đƣợc tài liệu đúng với
nhu cầu là công việc không đơn giản. Ngoài ra, vẫn còn nhiều tài liệu nội sinh