II. QUẢN LÝ GIAO NHẬN XUẤT NHẬP KHẨU
2. Quy trình quản lý và luân chuyển chứng từ
2.2.1. Quy trình làm hàng xuất biển 2.1.1.1 Hàng chỉ định
2.1.1.1. Hàng chỉ định
Nguồn thông tin:
Đối với một lô hàng xuất chỉ định, ta sẽ có hai nguồn thông tin: - Thông tin từ đại lý
- Thông tin từ khách hàng( người xuất hàng)
Sau khi nhận được thông tin về lô hàng xuất, mở File hàng sea xuất, lấy số file.
Xử lý thông tin:
Thông tin nhận được từ đại lý:
Nhận được thông tin của đại lý, liên hệ với khách hàng để biểt lịch xếp hàng, ngày xuất, chi tiết cụ thể của hàng hoá( lượng hàng: số PCS/PRS, P.O Number, order number) rồi thông báo lại cho đại lý.
Thông tin nhận được từ khách hàng:
Khi nhận được thông báo về lô hàng từ khách hàng, làm điện thông báo cho đại lý chi tiết lô hàng( tên consignee/ ngày xong hàng/ cảng đi- cảng đến/ PCS/PRS/KGS/CBM/P.O No./ Order No.) và xin chỉ định hướng dẫn thực hiện xuất theo đúng yêu cầu của khách hàng nước ngoài:
- Chỉ dẫn đóng hàng: LCL/FLC/Consol
- Hãng tàu(đối với hàng FCL);hãng consol( với hàng LCL)
- Cảng đích( port of dischange: port of delivery thể hiện trên Ob/l:Hb/l - Tên, địa chỉ đại lý ở cảng đích sẽ phải thể hiện trên vận đơn
Chú ý: Tiêu đề của bức điện gửi đại lý phải là tên của Consignee. Tất cả điện giao dịch với đại lý phải được lưu trong hệ thống máy tính. In điện chỉ định của đại lý kẹp vào hồ sơ.
Các bước thực hiện một lô hàng:
Khi có chỉ dẫn từ phía đại lý, ta tiến hành tiếp các bước tiếp sau:
Book chỗ với hãng tàu theo chỉ định của đại lý, thông báo với đại lý lịch trình của chuyến tàu( ngày đi từ Việt Nam, tên tàu mẹ, ngày đến...)
Trong trường hợp hãng tàu được chỉ định không đáp ứng được yêu cầu về thiết bị, chỗ trên tàu mẹ, thời gian chuyển tải.. thì phải phản hối lại cho đại lý xin chỉ định mới.( Công việc A)
Fax booking, lệnh đóng hàng cho khách.
- Nếu là một lô hàng nguyên container do khách hàng tự đóng:
Fax trực tiếp booking nhận được từ hãng tàu cho khách hàng. Lưu ý booking phải thể hiện rõ số lượng, container, loại containern nơi cấp vỏ container, nơi hạ bãi, closing time, ngày tàu chạy, tên tàu.(công việc B)
Fax trực tiếp booking nhận được từ coloader cho khách hàng. Booking phải thể hiện rõ nơi giao hàng, người liên lạc, hạn giao hàng, ngày tàu chạy, tên tàu, lượng hàng.
- Nếu là một lô hàng lẻ cho khách bằng Form của Sotrans, đề nghị khách giao hàng cho Sotrans Hải Phòng. Booking phải thể hiện rõ P.O Number, Order number, Số PCS/PRS, KGS, CBM, hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, người liên lạc, Tel, phí CFS.
Fax kế hoạch đóng hàng cho Sotrans Hải phòng.
Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào phải báo ngay với bộ phận Hải Phòng và khách hàng.
Yêu cầu bộ phận Hải Phòng cung cấp hồ sơ đóng hàng để lấy chi tiết vận đơn.
Lập HB/L
Nhận chi tiết về hàng hoá từ khách hàng, lập HB/L, fax cho khách hàng kiểm tra và confirm vận đơn sau đó in bill gốc gồm 03 bản gốc và 03 bản copy. (Công việc C)
Lập OB/L
Gửi Faxbill sang hãng tàu, hãng coloader, kiểm tra chi tiết OB/L và tính phù hợp với HB/L.
Yêu cầu hãng tàu làm Seaway bill với những lô hàng cước Collect. Nếu là cước Prepaid yêu cầu kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho hãng tàu để lấy điện giao hàng và vận đơn Surrendered trước khi hàng tới cảng đích.(Công việc D)
Lập Invoice thu đại lý.(Công việc E)
Gửi Pre-alert:(Công việc F)
- Scan vận đơn OB/L, HB/L. Đặt tên File theo 4 số cuối của vận đơn. - Gửi pre-alert cho đại lý có đủ những thông tin.
- Gửi pre-alert cho đại lý trong vòng 3 ngày kể từ khi tàu đi.
Vào sổ lưu hồ sơ( Công việc G)
Yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào sổ Export sea report
Chuyển hồ sơ đầy đủ thông tin về lô hàng cho kế toán để kế toán lên doanh thu(Công việc H)
Nhận bản doanh thu từ kế toán để quyết toán lô hàng.(Công việc I)
Theo dõi lịch trình, nếu là hàng Nominated, theo dõi hàng đến khi hàng lên tàu mẹ. Nếu là hàng lẻ phải lấy được từ coloader. Gửi loading confirm cho khách hàng và đại lý.(Công việc K).
Bảng 16: Thời gian thực hiện hàng xuất biển – hàng chỉ định
Công việc
Công việc hoàn thành trước Thời gian thực hiện (giờ) A - 1 B A 2 C B 3 D B 4 E A 3 F D 3 G E 2 H G 1 I H 3 K H 8
(Nguồn: Phòng kinh doanh chi nhánh Sotrans Hà nội)
Sơ đồ 4: Gant thể hiện thời gian làm hàng xuất biển – hàng chỉ định
1 h 2h 3h 4h 3h 3h 2h 1h 3h 8h K I H G F D E C B A
E 18 Giờ
Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành một quy trình xuất biển hàng chi định là 18 giờ tương đương với 2 ngày và 2 giờ. Có thể nói đây cũng chưa phải là một lượng thời gian hợp lý.Do đó doanh nghiệp cần phải thay đổi thời gian để nhằm tăng tính kịp thời, đồng thời làm tăng hiệu quả giao nhận cho doanh nghiệp.
- Các công việc quan trọng là A, B, D, H, I, K. Nếu các công việc này mà làm không kịp thời, nhanh chóng, cứ trì hoãn kéo dài thì sẽ gây ảnh hường đến cả quá trình, làm tăng thời gian và chi phí của công ty.
- Tổng thời gian dự trữ là 4 trong đó: Công việc C là 1 giờ, công việc E là 3 giờ. Có thể làm chậm những công việc này mà không ảnh hưởng đến cả qúa trình. Nhưng chỉ có thể làm lui lại công việc C trong khoảng thời gian là 1 giờ và công việc E là 3 giờ.
Để cho quy trình trên diễn ra nhanh hơn, giảm thiểu được thời gian và chi phí, thì ta có thể giảm thời gian của những công việc như A, B, D, H, I, K.