II. QUẢN LÝ GIAO NHẬN XUẤT NHẬP KHẨU
2. Quy trình quản lý và luân chuyển chứng từ
2.2. Quy trình hàng xuất
- Nhận yêu cầu của khách hàng về hàng xuất hàng, kiểm tra tính hợp pháp, khả thi phù hợp với khả năng của bộ phận giao nhận.
- Chào giá, thương thảo và ký kết hợp đồng.
- Lựa chọn các nhà cung cấp, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ như: cảng xếp dỡ, công ty bảo hiểm, đơn vị vận chuyển, cơ quan giám đinh...
- Nhận hồ sơ xuất khẩu từ người mua gửi, kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ thông qua khách hàng hay ngân hàng chỉ định.
- Liên hệ với đại lý hãng tàu để xác định thời gian tàu cập cảng( nghiên cứu tính chất, đặc điểm của từng loại hàng và sơ đồ hầm tàu. phiếu đóng gói...) để có phương án sắp xếp phù hợp, an toàn tuân thủ cá quy định trong vận chuyển. Nếu nhiều khách hàng xuất cùng tham gia 1 chuyến tàu phải phối hợp với cảng, đại lý tàu và các chủ hàng để thống nhất cơ sỡ phân chia tổn thất( nếu có).
- Yêu cầu khách hàng thông báo thời gian, địa điểm giao hàng, gửi các chứng từ, hồ sơ để khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy uỷ quyền xuất hàng, hoá đơn cước, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hun
trùng, kiểm dịch, giấy phân tích, giấy chứng nhận trọng lượng, bảng chi tiết đóng hàng, bảng vẽ kỹ thuật, chứng từ nộp thuế...
- Nhận, kiểm tra chứng từ, hồ sơ mở tờ khai xuất khẩu và thực hiện các bước theo thủ tục hải quan. Thông báo thuế( nếu có) cho khách hàng khi trả tiền ngay và hoàn tất thủ tục hải quan.
- Kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng, giao nhận hàng tại cảng, địa điểm giao hàng, vận chuyển hàng theo các phương tiên, theo từng loại hàng mà đơn vị đã thoả thuận với cá đơn vị bốc dỡ. Những trường hợp hàng hoá đặc biệt phải có những quy định riêng, phù hợp.
- Lập biên bản giao nhận hàng hoá.
- Tập hợp hồ sơ chứng từ, lập bảng kê thanh toán và ký xác nhận với khách hàng về tình hình thực hiện lô hàng tiến hành thanh lý hợp đồng.
- Trên cơ sỡ thanh lý hợp đồng, bảng kê thanh toán kế toán phát hành hoá đơn thu tiền của khách hàng và thanh toán với các nhà thầu phụ ( nếu có).