II. QUẢN LÝ GIAO NHẬN XUẤT NHẬP KHẨU
2. Quy trình quản lý và luân chuyển chứng từ
2.2.2. Quy trình làm thủ tục hàng không xuất 1 Xuất hàng không
2.2.2.1. Xuất hàng không
Hàng nominate
• Nhận chỉ định của đại lý
• Liên hệ với khách hàng lấy chi tiết, lượng, ngày xong hàng
• Báo cáo cho đại lý biêt tình hình lô hàng, đưa ra những lựa chọn: giá mua, airline, transit time, ngày đi ngày đến. Yêu cầu đại lý confirm đi hãng nào.
• Book chỗ lấy booking confirm
• Fax lệnh giao hàng liên hệ với khách hàng thu xếp ngày giờ giao hàng.
Chuẩn bị hồ sơ
• Sau khi cân xong trên sân bay, tính toán số cân C. W để đánh vận đơn.
• Fax và gửi vận đơn cho khách hàng.
• Gửi pre-alert, debit note cho đại lý, đề nghị confirm.
• Tra mạng theo dõi lịch trình bay hàng ngày cho đến khi hàng cập sân bay đích.
• Vào sổ cập nhật thông tin trên bảng theo dõi.
• Kiểm tra Debit Note của hang hàng không, đề nghị thanh toán, hoàn tất phương án kinh doanh.
• Quyết toán sau khi có đầy đủ chứng từ hoặc số liệu, chuyển kế toán hạch toán.
• Lập bảng theo dõi doanh thu hàng không xuất.
• Ngày 25 hàng tháng nộp báo cáo hàng không xuất
Hàng Freehand
• Nhận yêu cầu của khách hàng.
• Kiểm tra tình hình giá cả chỗ, báo giá cho khách hàng
• Book chỗ.
• Chuẩn bị hồ sơ.
• Fax yêu cầu giao hàng, liên hệ với khác hàng thu xếp ngày giờ giao hàng trên sân bay, nếu làm EXW thì thu xếp ngày giờ giao tại nhà máy.
• Sau khi cân xong trên máy bay tính toán số cân C. W để đánh đơn.
• Fax và gửi vận đơn, invoice cho khách hàng.
• Gửi pre-alert, debit note hoặc invoice cho đại lý.
• Tra mạng theo dõi đến khi hàng đến nơi.
• Fax cho khách hàng thông báo ngày đến thực tế.
• Vào sổ, cập nhật thông tin trên bảng theo dõi.
• Kiểm tra Debit, note của hang hàng không, đề nghị thanh toán, hoàn tất phương án kinh doanh.
• Quyết toán: sau khi đầy đủ chứng từ hoặc số liệu, chuyển kế toán hạch toán.
• Lập bảng theo dõi doanh thu hàng không xuất.
• Ngày 25 hàng tháng nộp báo cáo hàng không xuất.
Bảng 18: Thời gian Xuất hàng Freehand
Công việc Cv hoàn thành trước Thời gian hoàn thành(giờ)
A - 1 B - 2 C B 3 D C 2 E C 1 F D 1 G F 3 H E 1 I G 2 K G 6 L I 1 M I 2 N L 1 p L 1 Q N 2
Sơ đồ 6: Gant- thời gian thực hiện hàng xuất Freehand
19 Giờ
Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành quy trình này là 19 giờ.
- Các công việc quan trọng là B, C, E, F, G, I, K. Những công việc liên quan trực tiếp đến thời gian hoàn thành công việc, nếu không tiến hành nhanh chóng kịp thời, cẩn thận sẽ ảnh hưởng đến cả quy trình. Do đó, để làm giảm thời gian xuất hàng thì cần giảm thời gian thực hiện những công việc này.
- Tổng thời gian dự trữ là: 8 tiếng với những công việc A (1 giờ), D(4 giờ), H(1 giờ), L(1 giờ), N( 1 giờ). Những công việc có thể được làm chậm lại mà không ảnh hưởng đến cả quy trình. Nhưng chỉ được làm chậm trong khoản thời gian dự trữ của công việc đó.