Sở Giao dịch I của BIDV là đầu mối thực hiện các giao dịch với các ngân hàng nước ngoài, ở đó, tất các các L/C từ các ngân hàng nước ngoài trước khi chuyển đến các chi nhánh đều sẽ được Sở kiểm tra tính xác thực, sau đó, sẽ chuyển xuống các chi nhánh ngân hàng của Sở giao dịch.
• Tiếp nhận, thông báo L/C đến các chi nhánh
Khi nhận L/C hoặc yêu cầu sửa đổi L/C từ ngân hàng nước ngoài, nhân viên thanh toán quốc tế sẽ tiến hành kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng có dẫn chiếu UCP600. Tiếp đó, đăng ký số tham chiếu của L/C vào sổ theo dõi thông báo L/C và nhập dữ liệu vào hệ thống cơ sở dữ liệu để quản lý.
Nhân viên của Ngân hàng sẽ có trách nhiệm lập thông báo cho khách hàng hoặc ngân hàng chi nhánh.
Nhân viên Ngân hàng sẽ lập phiếu thu dịch vụ, chuyển kế toán để thực hiện hạch toán. Phụ trách phòng có trách nhiệm kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung yêu cầu sửa đổi trước khi chuyển cho người có thẩm quyền ký duyệt.
Khách hàng có thể nhận L/C giao tại trụ sở BIDV hoặc chuyển qua đường bưu điện hoặc giao tận tay nếu khách hàng có doanh số giao dịch lớn
• Kiểm tra chứng từ
Nhân viên thanh toán quốc tế tiếp nhận bộ chứng từ xuất trình bao gồm: Bản gốc L/C và các sửa đổi (nếu có) cùng thư thông báo L/C có chữ ký xác nhận, sau đó tiến hàng kiểm tra sơ bộ, số hiệu của từng loại chứng từ và thư yêu cầu thanh toán từ khách hàng, tiến hành thủ tục ký nhận.
Sau đó, nhân viên thanh toán quốc tế tiếp tục kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản đã nêu trong L/C và sửa đổi (nếu có), kiểm tra sự phù hợp giữa các loại chứng từ, giữa chứng từ với UCP 600.
• Gửi chứng từ và đòi tiền
Trong tất cả các trường hợp nhân viên thanh toán quốc tế chỉ lập điện, thư đòi tiền theo quy định. Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp và không có sai sót, ngân hàng sẽ gửi chứng từ và lập lệnh đòi tiền rồi gửi đến ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng được chỉ định trong L/C
• Thanh toán, chấp nhận thanh toán L/C xuất khẩu
Khi nhận được thông báo của ngân hàng nước ngoài, nhân viên thanh toán quốc tế thực hiện như sau
Chuyển kế toán báo có cho khách hàng sau khi đã trừ lãi chiết khấu và thu phí theo quy định hiện hành của Ngân hàng.
Hạch toán số tiền ngân hàng nước ngoài thanh toán và số dư L/C không sử dụng hết.
Việc hạch toán thu phí dịch vụ được quy định như sau: Thông báo thư tín dụng: 20$
Thông báo sửa đổi: 10US$
Sửa đổi khác: 20US$