• Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán quốc tế
Khi một khách hàng có nhu cầu thanh toán hàng hóa nhập khẩu của mình bằng phương thức tín dụng chứng từ thì phải gửi đến BIDV một bộ hồ sơ bao gồm:
Hợp đồng nhập khẩu (1 bản, có dấu sao y bản chính) Hợp đồng uỷ thác (1 bản nếu phải nhập qua uỷ thác)
Giấy đề nghị mở thư tín dụng (2 bản - lập theo mẫu). Trong văn bản này, khách hàng phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin phù hợp với hợp đồng.
Giấy đăng ký mã số Doanh nghiệp xuất nhập khẩu (1 bản sao công chứng) và chỉ xuất trình khi thanh toán lần đầu tại BIDV
Đối với hàng nhập khẩu có điều kiện theo quy định về quản lý hàng xuất – nhập khẩu trong từng thời kỳ của Nhà nước, cần có thêm giấy phép xuất nhập khẩu của bộ, ngành liên quan.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ phía khách hàng, nhân viên thanh toán quốc tế sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của L/C, kiểm tra nội dung thư yêu cầu mở L/C. Nếu những nội dung này không rõ ràng, các điều kiện, điều khoản không thống nhất thì nhân viên của Ngân hàng sẽ giúp khách hàng hoàn chỉnh lại cho hợp lệ. Nếu không có sự đồng ý của khách hàng, nhân viên Ngân hàng sẽ không được tự ý chỉnh sửa hoặc bổ sung vào hồ sơ thanh toán. Yêu cầu nhất thiết thư yêu cầu mở L/C phải có đầy đủ chữ ký của bên yêu cầu và kế toán trưởng.
Khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hồ sơ và thấy phù hợp, nhân viên thanh toán quốc tế sẽ tiến hành xác định mức ký quỹ tùy thuộc từng đối tượng khách hàng. Khách hàng sẽ phải chuyển đủ số tiền vào tài khoản ký quỹ trước khi L/C được mở. Trưởng phòng kế toán sẽ xác định số tiền ký quỹ và ký tên.
Bên phía ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra nguồn vốn thanh toán L/C của bên yêu cầu, hạn chế rủi ro thanh toán có thể xảy ra.
• Mở L/C nhập khẩu
Khi hồ sơ của khách hàng đã đảm bảo đầy đủ các điều kiện, nhân viên thanh toán quốc tế sẽ tiến hành các thủ tục của nghiệp vụ mở L/C theo quy định.
Đăng ký số tham chiếu L/C Chọn ngân hàng thông báo L/C
Nhập dữ liệu vào hệ thống dữ liệu để mở L/C theo yêu cầu của khách hàng
L/C phải có dẫn chiếu theo UCP ấn bản được áp dụng (UCP 600) nếu mở bằng telex hoặc thư.
Hạch toán số tiền kỹ quỹ và lập phiếu báo nợ gửi tới bộ phận kế toán, nhập số tiền mở L/C , thu phí L/C theo quy định hiện hành của BIDV.
Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng yêu cầu mở L/C gửi phụ trách phòng Thanh toán quốc tế, báo cáo trình lãnh đạo ký duyệt.
• Sửa đổi L/C
Trong quá trình thực hiện giao dịch thanh toán, nếu khách hàng có yêu cầu sửa đổi một hoặc một vài nội dung trong L/C thì sẽ phải xuất trình:
Đơn đề nghị sửa đổi L/C (01 bản theo mẫu)
Các chứng từ liên quan đến việc tu chỉnh như: bổ sung, sửa đổi hợp đồng, đề nghị tu chỉnh của người bán (nếu có)
Căn cứ theo yêu cầu cụ thể, nhân viên thanh toán quốc tế sẽ thực hiện việc sửa đổi L/C và sau đó gửi cho ngân hàng thông báo. Trong thông báo sẽ phải ghi rõ: “Trong vòng hai ngày làm việc, nếu không nhận được ý kiến gì từ phía các ngài, sửa đổi này coi như được chấp nhận”.
Sau đó, nhân viên Ngân hàng sẽ chuyển hồ sơ cùng điện sửa đổi L/C trình người phụ trách phòng, báo cáo lãnh đạo ký duyệt và giao một bản gốc cho khách hàng.
• Xử ký điện đòi tiền của ngân hàng nước ngoài
Trong giao dịch thương mại sử dụng tín dụng chứng từ làm phương thức tín dụng chứng từ, sau khi nhận được L/C và những sửa đổi (nếu có), người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng phát hành qua ngân hàng đại diện của mình.
Tại BIDV, sau khi nhận điện đòi tiền từ ngân hàng đại diện của người thụ hưởng, phụ trách phòng xem xét rồi giao cho nhân viên thanh toán quốc tế kiểm tra điện đòi tiền.
Nếu bộ chứng từ xuất trình là phù hợp, thanh toán viên sẽ kiểm tra nguồn tiền thanh toán L/C đồng thời thông báo cho khách hàng và phòng tín dụng (nếu thanh toán trên vốn tín dụng) về việc ngân hàng đại diện bên thụ hưởng đòi tiền và hạch toán ngày nhận nợ. Sau đó, nhân viên thanh toán thực hiện việc thanh toán bằng điện SWIFT rồi trích ký quỹ, thu phí, hạch toán số tiền thanh toán, rút số dư trên bìa hồ sơ thư tín dụng.
Nếu bộ chứng từ xuất trình là không phù hợp, thanh toán viên sẽ gửi thông báo cho bên đề nghị, yêu cầu trong vòng 3 ngày phải có ý kiến bằng văn bản trả lời cho Ngân hàng. Nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán thì ngân hàng tiến hàng thanh toán. Nếu khách hàng không chấp nhận sai sót, ngân hàng sẽ lập điện từ chối thanh toán, trình phụ trách phòng
Việc hạch toán thu phí dịch vụ thanh toán bằng L/C được thống nhất theo quy định của Ban lãnh đạo như sau:
Phát hành L/C: 0,36% năm trên trị giá thư tín dụng kể từ ngày phát
hành đến ngày hết hạn Tối đa 300 US$ Tối thiểu 10 US$
Sửa đổi thư tín dụng
Sửa đổi tăng tiền: 0,36% năm trên trị giá số tiền tăng kể từ ngày sửa đổi đến ngày hết hạn hiệu lực
Tối đa 300 US$ Tối thiểu 10 US$
Sửa đổi gia hạn ngày hiệu lực: 0,36% năm trên trị giá thư tín dụng kể từ ngày hiệu lực cũ đến ngày hiệu lực mới.
Tối đa 300 US$ Tối thiểu 10 US$
Sửa đổi khác: 10US$