Cơ sở lý luận:
Chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý HTK và được thực hiện chủ yếu bởi HTKSNB của doanh nghiệp.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Kiểm toán viên phải có đầy đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả”. Đây là cơ sở cho sự cần thiết phải tiến hành đánh giá toàn bộ HTKSNB của khách hàng nói chung và HTKSNB đối với chu trình HTK nói riêng. Qua thực tế tại Công ty VNFC cho thấy, hệ thống bảng câu hỏi sử dụng để đánh giá HTKSNB đối với HTK đôi khi không phù hợp với loại hình kinh doanh của khách hàng và chưa phù hợp với mục tiêu đánh giá.
Giải pháp hoàn thiện:
Với những lý do trên, Công ty VNFC cần hoàn thiện hơn bảng câu hỏi về HTKSNB đối với khoản mục HTK để phát huy tối đa ưu điểm của bảng câu hỏi này.
Dưới đây là bảng câu hỏi phát triển từ Bảng câu hỏi của Công ty VNFC và có sự tham khảo từ một số Công ty khác.
Bảng 3.1. Hệ thống câu hỏi đánh giá HTKSNB của khách hàng
Câu hỏi Có Không Không
áp dụng
1. Công ty thực hiện kiểm kê 1 tháng/ 6 tháng / 1 quý/ 1 năm một lần (gạch chân phương án được lựa chọn).
2. Công việc kiểm kê có được lập kế hoạch trước thành văn bản và có tài liệu hướng dẫn cho các thành viên tham gia kiểm kê hay không?
3. Có sử dụng hệ thống an ninh (khu vực kho riêng, có khoá, có bảo vệ, có camera quan sát, hàng rào…) bảo vệ hàng hoá khỏi mất mát hay không? 4. Khu vực kho bảo quản có lối ra vào riêng để đảm bảo chỉ những người
được phép hoặc có nhiệm vụ liên quan mới được vào kho hay không? 5. Thủ kho có được đào tạo đủ kiến thức về quản lý, bảo quản hàng hoá cũng
như đảm bảo an toàn phòng cháy nổ (kho hoá chất, xăng dầu, các hàng dễ cháy…) hay không?
6. Công ty có mua bảo hiểm cho tài sản, hàng hoá trong kho hay không? 7. Hệ thống thẻ kho có được duy trì, ghi chép thường xuyên và đầy đủ đối
với những loại đang có trong kho cũng như những loại đang cho vay mượn tạm thời hay không?
8. Các phiếu nhập/xuất kho có được thủ kho lưu trữ đầy đủ, khoa học để có thể kiểm tra các số liệu ghi trên thẻ kho cũng như đối chiếu với bộ phận kế toán hay không?
9. Có quy định thủ kho phải lập báo cáo tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng tháng hay không?
10. Có quy định phải thực hiện đối chiếu định kỳ hàng tháng, quý giữa thủ kho và kế toán không? Nếu có chúng có được lập thành văn bản hoặc ký xác nhận hay không?
11. Các hàng hoá trong kho có được đánh [MÃ QUẢN LÝ] hay không? 12. Các thông số, mô tả, chỉ dẫn trên thẻ kho, sổ quản lý hàng hoá trong kho
có đầy đủ để có thể tìm được hàng tồn kho trên hiện trường hay không? 13. Công ty có quy định bộ phận bảo vệ phải xác nhận trên các Biên bản giao/
nhận hàng (Phiếu nhập/ xuất kho) hay không?
14. Hệ thống kho của Công ty có đáp ứng được yêu cầu bảo quản đối với những loại hàng hóa có điều kiện bảo quản đặc biệt hay không?
15. HTK có được bảo quản để tránh được các hư hỏng về mặt vật lý (mưa nắng, chuột bọ, mối mọt, gỉ sét…) hay không?
16. HTK có được sắp xếp khoa học, hợp lý để dễ tìm kiếm, kiểm tra không? 17. HTK lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng, kém phẩm chất có được báo
cáo thường xuyên về số lượng và tình trạng để kịp thời ra các quyết định xử lý hay không?
18. Có quy định thủ kho chỉ được nhập những hàng hoá đã qua kiểm tra của bộ phận chịu trách nhiệm về chất lượng hàng mua hoặc phải có phê duyệt cho phép nhập kho hay không?
19. Có quy định thủ kho chỉ được xuất hàng ra khỏi kho khi đã có phê duyệt (lệnh) xuất kho của cấp lãnh đạo đủ thẩm quyền hay không?
20. Có quy định trên các Biên bản giao hàng/Phiếu xuất kho phải có chữ ký của người nhận hàng hay không?
21. Công ty có quy định về mức dự trữ HTK tối thiểu hay không?
22. Nhân viên quản lý kho có thường xuyên đối chiếu lượng HTK thực tế và mức dự trữ quy định để kịp thời đề xuất những mặt hàng cần phải mua hay không?
23. Thủ kho có phải kiêm nhiệm các công việc ngoài trách nhiệm quản lý kho hay không?
24. Các quy định về quản lý HTK có được tập hợp thành văn bản hay không? Nếu có hãy photo.
Ngoài ra, để có những hình ảnh tối ưu về HTKSNB của khách hàng, tuỳ thuộc vào đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán, VNFC có thể sử dụng kết hợp bảng câu hỏi với các phương pháp sau:
- Sử dụng Bảng tường thuật: Bảng tường thuật là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
- Sử dụng lưu đồ: Lưu đồ bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc là sự mô tả HTKSNB bằng các ký hiệu và biểu đồ về chứng từ, tài liệu cùng với quá trình vận động của chúng.