1. 41 Nhóm các yếu tố khách quan
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Mỗi bộ phận trong khách sạn đều có chức năng và nhiệm vụ riêng tuỳ theo sự phân công của ban lãnh đạo. Mặc dù các bộ phận trong khách sạn hoạt động độc lập song nó lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bộ phận này bổ sung cho bộ phận kia để cùng tồn tại và phát triển.
• Ban giám đốc:
Đây là bộ phận có chức năng hành chính cao nhất về quản lý khách sạn. Dưới sự lãnh đại và chỉ dẫn của Giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được các mục tiêu kinh doanh đặt ra của ban giám đốc, thực hiện đôn đốc kiểm tra chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao, phối hợp quan hệ và công việc giữa các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức cơ quan bên ngoài giải quyết các công
việc hành chính hàng ngày để đảm bảo cho công việc kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường.
• Phòng nhân sự
Bộ phận này không phụ thuộc vào khách hàng, không dính dáng gì đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Yếu tố quan trọng để tạo ra dịch vụ khách sạn là con người. Chất lượng người lao động quyết định chất lượng dịch vụ mà khách sạn cung cấp cho khách hàng và quyết định sự thành công của khách sạn trên thị trường vì thế đòi hỏi bộ phận này cần tuyển mộ và đào tạo được những lao động giỏi, lành nghề để phục vụ tốt các dịch vụ khách sạn và làm hài lòng nhu cầu của khách.
• Phòng Tài chính – Kế toán: bộ phận này vừa thực hiện chức năng
tham mưu vừa thực hiện chức năng điều hành. Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán được phân công cho từng nhân viên chuẩn bị bảng lương, kế toán thu chi, kế toán giá thành, kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động khách sạn, thu ngân theo dõi chặt chẽ tất cả các việc thu tiền và tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra, vào sổ tất cả các hoá đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở các bộ phận khác nhau của khách sạn.
• Phòng thị trường:
Bộ phận này thường ít quan hệ với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Nhiệm vụ của phòng thị trường là: Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp, hình thức tuyên truyền quảng cáo, marketing, khuyến mại... phù hợp nhằm mở rộng thị trường khách; nghiên cứu thị hiếu khách hàng, mở rộng mối quan hệ với bạn hàng trên phương diện đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ và đa phương hoá các mối quan hệ kinh tế với khách hàng; xác định môi trường kinh doanh, thị trường khách, đối thủ cạnh tranh, xu thế phát triển để có kế hoạch cung cấp dịch vụ và sản phẩm mới phù hợp với xu thế cạnh
tranh. Tổ chức theo dõi số liệu, tổng hợp để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trên thị trường.
• Tổ lễ tân
Đây là đầu mối liên kết giữa khách hàng với khách sạn, là tổ phục vụ khách hàng trong suốt quá trình từ khi khách hàng tới khách sạn đến khi khách hàng rời khách sạn, hàng ngày nắm bắt kịp thời các thông tin về nguồn khách, tình hình khách và nhu cầu của khách. Lễ tân có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các bước của công việc liên quan đến tiễn nhận khách, phục vụ khách và quản lý khách từ khâu đăng ký đến khâu thanh toán với khách sạn đảm bảo đáp ứng lợi ích là phục vụ khách và quản lý kinh doanh thật tốt. Tiếp nhận và cung cấp các bộ phận những thông tin về nhu cầu của khách để đảm bảo phục vụ kịp thời và hiệu quả tốt, chất lượng tốt.
• Tổ bảo vệ: Căn cứ vào tình hình an ninh trật tự của khu vực đặc điểm
mặt bằng và quy hoạch của khách sạn, tổ bảo vệ phải bảo vệ an toàn tài sản cho khách đến khách sạn và toàn bộ khách sạn, giúp khách mang hành lý lên phòng, mở cửa thang máy cho khách,... Tổ bảo vệ phải lập kế hoạch và phương án bảo vệ kế hoạch phân công lao động, bố trí ca kíp và vị trí làm việc cho từng nhân viên bảo vệ. Tổ bảo vệ phải làm việc 24/24.
• Kỹ thuật
Công việc của bộ phận kỹ thuật là tổ chức thực hiện mọi công tác vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, cải tạo... cơ sở vật chất trong khách sạn để đảm bảo tốt nhất cho vệc thực hiện chiến lược kinh doanh và thực hiện kế hoạch kinh doanh của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
• Tổ buồng:
Thực hiện chức năng kinh doanh dịch vụ buồng ngủ. Khách đăng ký buồng phải được tiếp nhận chu đáo lịch sự, khi khách đến phải được đón tiếp nồng hậu, ân cần và chu đáo, được bố trí vào đúng loại buồng mà khách đã đăng ký từ trước và buồng đó đã được chuẩn bị sẵn mọi tiện nghi để phục vụ
khách. Buồng phải được làm vệ sinh hàng ngày, thay và bổ sung những đồ dùng cần thiết theo tiêu chuẩn của khách sạn và loại buồng mà khách đang thuê. Khi nhận được thông tin từ phía khách thì khách sạn phải trả lời ngay. Bộ phận buồng có thể chia thành các bộ phận như bộ phận nhận đặt buồng, bộ phận giặt là, bộ phận phòng,... Công việc của các tổ này phụ thuộc lẫn nhau vì thế cần sự điều phồi chặt các hoạt động giữa các tổ.
• Bộ phận kinh doanh ăn uống
Đây là một trong những khu vực chính của khách sạn, phục vụ cho nhu cầu ăn uống của khách ở trong cũng như ở ngoài khách sạn.
Bộ phận kinh doanh ăn uống bao gồm cả tổ bàn, tổ bar va tổ bếp.
- Tổ bàn-bar: Chủ yếu phục vụ khách ăn bữa, gọi mán, toạ đàm, hội họp, hội thoả và tổ chức phục vụ lưu động, phục vụ ăn uống tại phòng cho khách. Có nhiệm vụ trang trí phòng ăn, phòng tiệc, hội thảo, hội nghị; tổ chức các quầy bar, đa dnạg hoá trong việc cung cấp các mặt hàng nước uống.
- Tổ bếp: Chế biến các loại thức ăn phong phú với chất lượng cao, đúng quy trình kỹ thuật, hình thức đẹp. Tổ bếp phải thường xuyên thay đổi thực đơn đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách, thường xuyên lắng nghe, thu thập và tiếp thu thông tin của khách hàng.
• Các dịch vụ khác:
Ngoài các dịch vụ chính còn có các dịch vụ vui chơi giải trí đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng như bể bơi, xông hơi, massage, tennis... Các dịch vụ này nhằm hỗ trợ cho các bộ phận chính, giúp khách cảm thấy thư giãn, thoải mái khi nghỉ tại khách sạn. Tuy là dịch vụ bổ sung nhưng nó cũng góp phần quan trọng đến doanh thu của khách sạn.
