Sau khi được tập huấn xong các chức năng của phần mềm DLIB, CBTV đã bắt tay vào biên tập cho các tài liệu số hiện c của thư viện. Các tài liệu này chủ yếu ở định dạng file PDF, file word, đĩa CD-ROM, được cán bộ biên tập phân loại và biên tập vào phần mềm. Các tài liệu toàn văn trên chủ yếu là các luận án, luận văn, các báo cáo khoa học, các xuất bản phẩm của Trung tâm được biên tập lại theo từng hướng nghiên cứu của Trung tâm.
Hiện nay tại đây cán bộ thư viện biên tập các tài liệu số theo 2 cách :
* Sử dụng biểu ghi được chuyển sang từ phần mềm Ilib : Với tính năng tích hợp với phần mềm Ilib trong biên mục tài liệu nên các tài liệu đã được xử lý biên mục bên phân hệ biên mục của phần mềm Ilib sẽ được chuyển sang Dlib với thao tác chuyển sang Dlib. Khi cán bộ xây dựng tài liệu số chỉ việc sử dụng lại biểu ghi đ , chỉnh sửa và đính dữ liệu số kèm theo và chọn cấp độ bảo mật cho tài liệu cho từng loại tài liệu rồi ghi lại là hoàn thành quá trình biên mục cho tài liệu số. Trong phần mềm đã thiết lập sẵn 8 cấp độ bảo mật cho tài liệu, nếu tài liệu thuộc cấp độ bảo mật nào thì chỉ việc chọn vào cấp bảo mật đ rồi ghi lại dữ liệu. Thư viện quy định cấp độ mật từ thấp tới cao, cấp bảo mật 8 là cao nhất, ngoài ra c một cấp
không bảo mật sẽ dùng cho những tài liệu phổ biến chung, bạn đọc nào cũng c thể truy cập vào đọc tài liệu này được.
* Biên mục mới :
Trong màn hình Biên mục của phần mềm DLIB (Xem phụ lục 8), cán bộ biên tập chỉ việc nhấn nút thêm mới xuất hiện ra biểu mẫu nhập tin worksheets đã được định nghĩa sẵn trong chức năng Worksheets. Cán bộ biên tập mở file tài liệu cần biên tập ra sau đ nhập lần lượt chi tiết thông tin mô tả của tài liệu vào trong các nhãn trường của biểu ghi. Sau khi nhập biểu ghi xong cán bộ biên tập nhấn chọn file toàn văn cần đính kèm vào biểu ghi, đồng thời chọn cấp độ bảo mật cho file tài liệu toàn văn này.
Cho tới nay thư viện đã biên tập được 704 biểu ghi tài liệu toàn văn với hơn 16.000 trang. Các tài liệu được biên tập chủ yếu là tài liệu không bảo mật được phổ biến rộng rãi cho cán bộ nghiên cứu và bạn đọc vào tham khảo.
- Ứng dụng chức năng quản lý nhóm
Phần mềm DLIB c h trợ chức năng tạo ra danh mục các nh m tài liệu theo từng chủ để nghiên cứu của từng đơn vị. Tuy nhiên hiện nay trên thực tế thư viện Trung tâm vẫn chưa triển khai thực hiện việc tạo ra các nh m tài liệu toàn văn để phục vụ việc tra tìm của bạn đọc. Chính vì vậy mà cán bộ biên tập vẫn chưa dễ dàng thống kê được số lượng biểu ghi được biên tập theo từng chuyên đề, đồng thời bạn đọc cũng dễ dàng tìm và xem được tài liệu theo đúng chủ đề mà mình quan tâm.