- Thiết bị kiểm soát vào/ra: Hiện thư viện được đầu tư lắp đặt 03 camera quan sát tại Phòng đọc, Phòng máy chủ và Kho mở để giám sát, quản lý và đảm bảo
Hình 2.3: Màn hình giao diện chính phần mềm ILIB
2.2.2.3. Thực trạng triển khai ứng dụng Module Biên mục:
* Thực trạng công tác biên mục tại Trung tâm:
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục: là toàn bộ các quá trình c liên quan đến tổ chức các cung cấp thư mục n i chung và mục lục n i riêng, bao gồm các công đoạn: mô tả thư mục, phân loại, định từ kh a, làm t m tắt. Trong hệ thống thông tin tự động h a, quá trình xử lý thông tin được tự động h a ở mức tối đa, đặc biệt là quy trình biên mục, đây là Module chính của phần mềm Ilib.
Trước khi cán bộ thư viện tại đây tiến hành biên mục một loại tài liệu nào đ thì đã tiến hành thiết lập worksheet nhập tin cho loại tài liệu đ . Hiện nay, tại thư
viện đang sử dụng các worksheet cho loại tài liệu: sách, CD, Bài trích, Luận án, luận văn… Ví dụ: Biểu mẫu nhập tin theo MARC 21 (Xem phụ lục 4)
Hiện nay các CBTV đang tiến hành song song hai công việc biên mục cho tài liệu mới bổ sung về và hiệu đính các biểu ghi được chuyển từ phần mềm Ilib sang.
Để biên mục một tài liệu mới hiện nay cán bộ tại đây sử dụng hai cách đ là thêm mới hoàn toàn một biểu ghi mới hoặc lấy lại biểu ghi từ Module bổ sung chuyển sang. Tài liệu khi bổ sung đầu vào đã được xử lý tại Module bổ sung và tự động chuyển sang Module biên mục, tại đây các cán bộ tiếp tục bổ sung các thông tin còn thiếu của tài liệu rồi sau đ chuyển trạng thái đã duyệt
Trước đây khi sử dụng phần mềm Smilib, do thời k đầu tiến hành biên mục theo MARC21 trên phần mềm mới, cán bộ xử lý tài liệu gặp không ít kh khăn khi nhập dữ liệu trực tiếp, dễ dẫn tới sai s t. Thư viện đã tiến hành nhập thông tin trên phiếu nhập tin trước khi nhập trên máy. Nhưng hiện nay công việc này đã được bỏ qua và cán bộ trực tiếp nhập biểu ghi vào máy.
Khi biên mục, cán bộ biên mục đã tận dụng được lợi thế của phần mềm qua chức năng tra trùng và sao chép biểu ghi. Với các tài liệu c cùng tên sách, cùng tác giả, cùng môn loại, nhưng chỉ khác năm xuất bản, tức là tài liệu được tái bản, cán bộ biên tập chỉ việc tra trùng ra và nhấn nút sao chép lại biểu ghi đã c , đồng thời chỉ việc sửa lại những nhãn trường khác thông tin với biểu ghi cũ. Việc này giảm được rất nhiều công sức cho cán bộ khi biên mục cho tài liệu. Với những bộ sách c nhiều tập cũng tương tự như vậy, chức năng sao chép lại biểu ghi c tác dụng hữu ích cho cán bộ biên mục.
Module này cũng cho phép hiển thị các biểu ghi biên mục dưới các chuẩn khác nhau:
Ví dụ: biểu ghi biên mục hiển thị dưới chuẩn Marc 21 và chuẩn ISBD (hình 2.6) + Hiển thị tất cả các nhãn trường Marc21: Giúp cho cán bộ biên mục kiểm soát được l i trong quá trình biên mục.
+ Hiển thị các nhãn trường theo ISBD, chúng ta sẽ nhìn thấy cấu hình của tài liệu trước khi in phích, xem giá trị của các trường c chính xác không. Khi hiển thị
nhãn trường theo ISBD giúp cho cán bộ thư viện sửa được l i nếu do nhập máy sai, hoặc do cấu hình sai.
Hình 2.6: Biểu ghi hiển thị theo ISBD/ MARC 21)
Một trong những thành tựu của tự động h a thư viện trong công tác biên mục là cho phép sao chép các biểu ghi thư mục của các thư viện khác thông qua hệ thống mạng máy tính hoặc thông qua các vật mang tin khác như đĩa từ, đĩa CD mà không phải biên mục lại từ đầu thông qua chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50. Thực chất là việc triển khai biểu ghi thư mục (Bibliographic Record) của thư viện khác và bổ sung các yếu tố đặc thù của thư viện mình và để tạo biểu ghi mới cho phù hợp.
Tuy nhiên công tác biên mục sao chép của thư viện tại đây hầu như chưa được sử dụng do những cản trở về kỹ thuật và những yếu tố khách quan khác như: hệ thống mạng máy tính nhiều khi bị l i, thư viện chưa tham gia vào hệ thống các thư viện hợp tác về biên mục.
Kiểm soát tính nhất quán trong quá trình biên mục tài liệu ở thư viện: đây là quá trình đảm bảo cho sự thống nhất và nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy
cập, dựa theo các quy tắc mô tả hay khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá c kiểm soát, từ điển từ chuẩn quy định tính thống nhất. Nhờ kiểm soát tính thống nhất và các tham chiếu tạo ra mối liên hệ giữa các tư liệu được biên mục. Tuy nhiên các cán bộ biên mục của thư viện vẫn chưa có sự thống nhất về vấn đề này trong quá trình biên mục tài liệu. Chính vì vậy việc viết tắt hoặc viết đầy đủ tên, thậm chí chữ hoa chữ thường tên các nhà xuất bản trong quá trình xử lý tài liệu là khá tùy tiện, không theo một quy tắc nào.
Từ khoá là một trong những công cụ tìm kiếm thông tin chủ yếu và quan trọng của hệ thống thông tin tự động hoá. Trong thực tế công tác định từ khoá cho tài liệu ở thư viện của Trung tâm vẫn theo phương pháp tự do không c kiểm soát do đ , đã tạo ra sự không nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thông tin dẫn tới tình trạng bỏ s t tin hoặc nhiễu tin.
Ở module này cũng h trợ cho việc in phích phục vụ cho việc tra cứu bằng mục lục truyền thống của bạn đọc. Ngoài ra module này cũng cho phép in thư mục chuyên đề và xuất dữ liệu ra word (Xem phụ lục 5)
Có thể thấy quy trình biên mục tại đây đã được cải tiến theo biên mục đọc máy Marc21, công tác biên mục được triển khai tốt, tạo lập được những CSDL c chất lượng cao. Các tiêu chí tìm kiếm ở Module Biên mục rất linh hoạt và đa dạng. Qua đ , cán bộ biên mục c thể biên mục được nhiều loại tài liệu khác nhau cùng trên màn hình biên tập, kiểm soát được các biểu ghi sau khi đã hiệu đính và biên tập xong bởi việc chọn trạng thái cho biểu ghi: đã duyệt, chưa duyệt, bổ sung nhận chờ biên mục, bổ sung đặt chờ biên mục, đang biên mục. Biên mục được biểu ghi dữ liệu theo chuẩn MARC21, xem dữ liệu trước khi in ra báo cáo theo ISBD, copy và sao chép được những biểu ghi biên mục gần giống nhau. Đặc biệt là với tiêu chí in ấn ra các sản phẩm đầu ra như các loại phích tra cứu, in thư mục chuyên đề, in các bảng tra tác giả, tên sách, nhà xuất bản: hình thức đẹp, rõ ràng, in ấn rất nhanh. Đặc biệt biên mục đọc máy tăng cường được trình độ tin học và ngoại ngữ cho cán bộ biên mục.
Tuy nhiên, trong khi thao tác phần mềm hay bị l i khi ghi biểu ghi biên mục, số lượng biểu ghi biên mục không chính xác khi báo cáo. Cán bộ chưa thể triển khai c hiệu quả các chức năng của Module biên mục như: biên mục sao chép qua Z30.50. Tính chuẩn hoá và kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu tại thư viện vẫn chưa được quan tâm thực hiện do đ vẫn tồn tại tình trạng không nhất quan khi xử lý cùng một đối tượng thông tin.