- Thiết bị kiểm soát vào/ra: Hiện thư viện được đầu tư lắp đặt 03 camera quan sát tại Phòng đọc, Phòng máy chủ và Kho mở để giám sát, quản lý và đảm bảo
2.2.2.5Thực trạng triển khai ứng dụng Module Lưu thông
Hình 2.3: Màn hình giao diện chính phần mềm ILIB
2.2.2.5Thực trạng triển khai ứng dụng Module Lưu thông
Tính năng quản lý bạn đọc:
Thư viện đã tiến hành ứng dụng tính năng quản lý bạn đọc ngay sau khi kết thúc khoá học tập huấn sử dụng phần mềm ILIB do công ty CMC chuyển giao. Thư viện quy định, m i bạn đọc đến thư viện muốn mượn tài liệu thì phải làm thẻ thư viện trước sau đ mới được mượn tài liệu trong các kho của thư viện.
Quy trình làm thẻ bạn đọc đều được thực hiện tự động trên máy tính, sau khi bạn đọc điền thông tin chi tiết vào phiếu theo dõi bạn đọc và cung cấp cho thư viện một ảnh thẻ. Các thông tin cần thiết cho một thẻ bạn đọc được CBTV nhập vào máy thông qua tính năng quản lý bạn đọc của phần mềm ILIB. Thông tin cá nhân của
bạn đọc bao gồm: mã số thẻ, họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, đơn vị công tác, phòng, nghề nghiệp, chức vụ, loại bạn đọc, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, nhập ảnh. (Xem Phụ lục 7)
Hình 2.8: Màn hình quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu
In thẻ bạn đọc: tính năng in thẻ bạn đọc được tích hợp ngay trong phần quản lý thông tin bạn đọc. Thực tế ở thư viện của Trung tâm đã được trang bị một máy in thẻ nhựa tích hợp in từ phần mềm ILIB. Cán bộ thư viện chỉ việc tìm kiếm danh sách bạn đọc cần in thẻ, sau đ nhấn chọn mẫu thẻ cần in và nhấn lệnh in. Mẫu thẻ thư viện đang sử dụng được công ty CMC chỉnh sửa theo yêu cầu quản lý của thư viện, thẻ được in mầu trên một mặt của phôi nhựa đặt mua sẵn.
Trong màn hình quản lý bạn đọc còn tích hợp in ra danh sách bạn đọc đến đăng kí làm thẻ, cán bộ thư viện chỉ việc nhập điều kiện tìm kiếm sẵn c trên màn hình quản lý bạn đọc, tìm kiếm và in ra danh sách bạn đọc. Cho tới nay, thư viện đã in và cấp được hơn 360 bạn đọc đến đăng kí làm thẻ tại thư viện. Đây là số bạn đọc chủ yếu là các cán bộ, công nhân viên đang công tác tại Trung tâm.
Với tính năng quản lý bạn đọc được ứng dụng vào thực tiễn, việc quản lý thông tin chi tiết bạn đọc cho cán bộ thư viện rất tiện lợi và hữu ích, tìm kiếm nhanh và chính xác ra bạn đọc, in và cấp thẻ cho bạn đọc rất tiện lợi, mẫu thẻ đẹp c tích hợp với mã vạch. Thẻ tích hợp với mã vạch này sẽ được sử dụng để mượn/trả tài liệu ở các kho tài liệu trong thư viện của viện.
Tính năng lưu thông mượn/trả tài liệu:
Đây là tính năng mạnh của phần mềm, tính năng này cho phép quản lý được bạn đọc đến mượn/trả tài liệu ở các kho c trong thư viện. Thư viện đã ứng dụng tính năng mượn/trả tài liệu của phần mềm vào hoạt động thực tiễn vào đầu năm 2010 cho kho đọc và kho mượn. Nhờ h trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thông tin tự động hoá từ phần mềm đã cho phép tự động hoá quá trình lưu thông tài liệu ở các điểm lưu thông mượn/trả. Các thủ tục, thao tác cho việc ghi mượn, ghi trả, xác định trạng thái tài liệu trước khi cho mượn, theo dõi quá trình mượn tài liệu được tự động hoá tối đa từ phần mềm ILIB.
Trước đây, bạn đọc đến mượn tài liệu ở thư viện, CBTV phải ghi chép tên tài liệu, số ĐKCB của tài liệu,… vào Phiếu theo dõi bạn đọc, thì giờ đây CBTV chỉ với vài thao tác mượn/trả trên máy đọc mã vạch là c thể ghi lại được thông tin chi tiết về bạn đọc đến mượn tài liệu.
Trên phần mềm ILIB c h trợ quản lý những công việc khác c liên quan đến quá trình lưu thông và quản lý tài liệu như: theo dõi được quá trình đến mượn/trả của bạn đọc theo thời gian, theo dõi tài liệu mượn quá hạn, thống kê được tài liệu đang mượn, quản lý gia hạn mượn/trả tài liệu, quản lý phạt đối với bạn đọc vi phạm nội quy của thư viện.
Hình thức phục vụ ở kho mượn của thư viện theo hình thức kho mở, bạn đọc đến phải trình thẻ và vào kho tự chọn tài liệu sau đ mang ra quầy thủ thư chỉ với vài thao tác trên máy là hoàn tất quá trình mượn/ trả tài liệu của bạn đọc
Kết quả của việc ứng dụng CNTT vào quy trình mượn/trả tài liệu ở thư viện đã giảm được sức lao động cơ bắp và tăng năng suất lao động cho cán bộ thủ thư, đồng thời quản lý tốt được vốn tài liệu hiện c ở thư viện.
Tính năng báo cáo thống kê mượn/trả tài liệu:
Với việc ứng dụng tính năng mượn/trả tài liệu từ phần mềm ILIB, cán bộ thủ thư dễ dàng thống kê được lượt bạn đọc đến mượn/trả và in ra báo cáo bất cứ khi nào cần. Quá trình mượn/trả tài liệu của bạn đọc đã được phần mềm lưu thông tin về bạn đọc, lưu tình trạng mượn/trả, tên tài liệu và số ĐKCB tương ứng, loại tài liệu, môn loại của tài liệu, ngày giờ đến mượn tài liệu, ngày hết hạn mượn tài liệu. Khi muốn thống kê lượt bạn đọc cán bộ thủ thư chỉ việc nhập điều kiện tìm kiếm sẵn c trên phần mềm sau đ tìm kiếm và in ra báo cáo thống kê lượt bạn đọc đến mượn/trả tài liệu ở thư viện. (Xem Phụ lục 7)
Trước khi ứng dụng phần mềm vào quản lý lưu thông mượn/trả tài liệu, CBTV muốn làm báo cáo tính lượt bạn đọc mượn/trả sách phải theo dõi bằng sổ sách và phải dựa vào phiếu yêu cầu mượn sau đ mới tính toán cộng trừ số lượng mới cho ra kết quả báo cáo. Việc thống kê này cho ra kết quả chỉ là ước lượng con số, thống kê rất lâu, nhiều khi không chính xác. Sau khi ứng dụng ILIB vào việc mượn/trả tài liệu, việc tra cứu bạn đọc mượn/trả sách rất dễ dàng, nhanh ch ng và chính xác. Giảm được rất nhiều công sức và thời gian cho CBTV cũng như bạn đọc đến mượn/trả tài liệu, bạn đọc không phải chờ đợi lâu trong quá trình mượn/trả.
Có thể nói Thư viện của Trung tâm đã ứng dụng tốt chức năng quản lý bạn đọc và lưu thông mượn/trả tài liệu.
Bạn đọc được cấp thẻ nhanh ch ng, thẻ bạn đọc được cấp là thẻ nhựa, mẫu thẻ đẹp và c tích hợp mã vạch. Thao tác mượn/trả tài liệu được thực hiện nhanh ch ng và chính xác, thông tin mượn/trả được ghi nhận vào phần mềm ILIB và được lưu tập trung trên máy chủ.
Cán bộ dễ dàng kiểm soát được quá trình mượn/trả tài liệu của bạn đọc, kiểm soát được thông tin bạn đọc từ phần mềm. Quá trình thống kê làm báo cáo lượt mượn/trả tài liệu rất dễ dàng và nhanh ch ng, số liệu thống kê chính xác.
Vì vậy việc ứng dụng chức năng quản lý lưu thông vào thực tiễn công việc đã giúp cho CBTV giảm được nhiều công sức, tiết kiệm được thời gian trong quá trình tra tìm tài liệu cho bạn đọc đến mượn tài liệu.
Trên thực tế còn c một số chức năng của Module Lưu thông chưa được CBTV sử dụng để quản lý trong quá trình mượn/trả, như việc quản lý xử phạt đối với bạn đọc trễ hạn trả sách.
Quá trình xác nhận việc mượn/trả chưa tích hợp được chữ ký xác nhận của bạn đọc, nhiều khi bạn đọc sẽ thắc mắc cần c xác nhận chữ ký của mình trong quá trình mượn/trả tài liệu.
Trong trường hợp mất điện hoặc gặp sự cố về máy m c thì việc mượn/trả, tìm kiếm thông tin bạn đọc sẽ không thực hiện được từ phần mềm.