- Ứng dụng chức năng quản lý truy cập
Hình 2.10: Màn hình trang chủ PORTAL
2.2.4.2 Ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp PORTAL vào phục vụ tra cứu dữ liệu
tra cứu dữ liệu
Trước khi ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp PORTAL vào phục vụ tra cứu dữ liệu cho bạn đọc, bạn đọc thường phải tìm kiếm tài liệu ở tủ phiếu mục lục hoặc hỏi trực tiếp cán bộ phục vụ ở thư viện. Việc tìm kiếm tài liệu ở tủ phiếu mục lục rất mất thời gian cho bạn đọc, bởi các phiếu mục lục này quá cũ, nhiều khi chữ bị nhòe rất kh đọc. Thậm chí nhiều khi tìm được tài liệu ở tủ phiếu mục lục sau đ ghi ra phiếu yêu cầu và gửi vào cho thủ thư để mượn tài liệu nhưng tài liệu đ không c trong kho, do đ rất mất thời gian cho bạn đọc cũng như thủ thư phục vụ.
Từ năm 2010, Trung tâm đã tiến hành ứng dụng phần mềm cổng thông tin tích hợp PORTAL vào thực tiễn công việc ngay sau khi công ty CMC chuyển giao xong phần mềm. Thư viện đã gửi có hướng dẫn bạn đọc cách truy cập cổng thông tin và tra cứu tài liệu cho bạn đọc trong các lớp đào tạo tại thư viện.
- Cổng thông tin điện tử Portal của thư viện đã được kết nối với mạng LAN của Trung tâm và mạng MISTEN của Trung tâm TTKH Quân sự/ Bộ quốc phòng. Hệ thống cung cấp thông tin cho mọi đối tượng khai thác cho phép, nghĩa là tất cả các người dùng tin của Trung tâm như cán bộ lãnh đạo, chỉ huy, cán bộ nghiên cứu khoa học, và các đối tượng NDT khác trong hệ thống quân đội c hoà mạng MISTEN… Bạn đọc chỉ cần ngồi tại nơi làm việc c thể tra cứu tài liệu, đọc tài liệu số và xem thông tin về sách mới của thư viện chỉ với vài thao tác click chuột.
Là đối tượng quản lý chính cổng thông tin điện tử Portal của thư viện, các cán bộ thư viện c trách nhiệm sắp xếp chỉnh sửa nội dung của cổng thông tin này. Ngoài ra cán bộ thư viện cũng trực tiếp giải đáp các thắc mắc của bạn đọc gửi tới thư viện tạo ra kênh liên lạc trực tiếp với NDT.
Tại cổng thông tin điện tử này, bạn đọc c thể tìm kiếm tài liệu cũng như nguồn tài nguyên số c trong thư viện. (Xem Phụ lục 9)
Chức năng tra cứu tài liệu: từ màn hình trang chủ bạn đọc chỉ việc nhấn
với các tiêu chí tìm kiếm c sẵn trên form tìm. Bạn đọc c thể chọn tìm kiếm theo từng CSDL, hiện tại thư viện c các CSDL như: sách, báo - tạp chí, luận văn - luận án, CD-ROM, đề tài nghiên cứu. Với từng loại CSDL c các tiêu chí tìm kiếm theo các nhãn trường thông tin c sẵn trên form tìm như: tác giả, nhan đề, phân loại, từ khoá, năm xuất bản. Phía sau các nhãn trường c ô tích chọn để tìm chính xác từ hoặc cụm từ mà bạn đọc muốn cần tìm.
Chức năng tìm kiếm tài liệu được bạn đọc sử dụng thường xuyên, kết quả tìm kiếm hiển thị ra rất nhanh, bạn đọc dễ dàng thao tác và tìm kiếm lại tài liệu theo các tiêu chí tìm c trên trang tìm kiếm. Bạn đọc chỉ việc nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường để tìm kiếm như: tác giả, nhan đề tài liệu, từ khoá, phân loại, năm xuất bản. Mặt khác, bạn đọc không nhất thiết phải nhập tất cả các thông tin vào các trường tìm kiếm mà vẫn c thể tìm được tài liệu mình cần. Sau khi nhập xong chỉ việc nhấn vào nút tìm kiếm, chương trình sẽ thực hiện tìm kiếm và hiển thị kết quả sau vài giây. Khi tìm thấy tài liệu bạn đọc c thể xem chi tiết thông tin về tài liệu đ và tình trạng của tài liệu đ c sẵn sàng cho mượn hoặc đã c người mượn…
Chức năng tra cứu tài liệu số: chức năng này cung cấp cho bạn đọc những
tài liệu c đính kèm file dữ liệu số trong biểu ghi thư mục. Các tiêu chí tìm kiếm trong màn hình tra cứu tài liệu số gồm các trường: tác giả, nhan đề, từ khoá, phân loại. Khác với tài liệu thư mục, tài liệu số đòi hỏi bạn đọc phải đăng nhập với quyền được cán bộ thư viện cấp cho khi đăng ký làm thẻ ở phòng phục vụ bạn đọc.
Việc tìm kiếm tài liệu số cũng tương tự như việc tìm kiếm tài liệu thư mục, bạn đọc chỉ việc nhập điều kiện tìm kiếm trên form tìm như: tác giả, nhan đề, từ khoá,… sau đ nhấn nút tìm kiếm. Kết quả dữ liệu tìm được hiển thị trên màn hình tìm kiếm, nếu bạn đọc muốn xem chi tiết biểu ghi thì nhấn vào nút chi tiết, nếu muốn xem chi tiết tài liệu số đính kèm thì nhấn vào đường link file dữ liệu số để xem. Các file dữ liệu số đã được cán bộ thư viện phân quyền truy cập theo từng mức bảo mật, nếu bạn đọc được cấp truy cập mức nào sẽ xem được tài liệu ở mức đ . Với những tài liệu không phân quyền bạn đọc không cần đăng nhập theo tài
khoản củamình cũng xem được, còn với những tài liệu được phân quyền ở mức cao hơn bạn đọc sẽ không được phép xem nội dung tài liệu đ .
Việc ứng dụng quản lý tài liệu toàn văn trên phần mềm DLIB và việc tra cứu tìm kiếm thông tin tài liệu số trên trang PORTAL vào thực tiện công việc ở thư viện của viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc xem được những tài liệu toàn văn một cách nhanh ch ng và tiện lợi. Do các phòng ban trong Trung tâm đã được kết nối mạng LAN, nên việc tìm kiếm và xem thông tin chi tiết tài liệu cũng rất tiện lợi cho bạn đọc. Bạn đọc không nhất thiết phải tới phòng tra cứu tin ở thư viện, bạn đọc chỉ ngồi ở các phòng ban làm việc của mình và truy cập vào trang PORTAL tra cứu tài liệu của thư viện c thể tìm và xem được các tài liệu vào bất k thời gian nào.
Việc tìm kiếm tài liệu cũng rất dễ dàng và nhanh ch ng, giao diện tìm kiếm trên màn hình rất thân thiện cho bạn đọc tìm kiếm.
Ngoài ra, bạn đọc c thể gửi các câu hỏi, các thắc mắc, các yêu cầu tài liệu trực tiếp về cho thư viện thông qua chức năng liên hệ của phần mềm, có thể nói đây chính là kênh phản hồi trực tiếp của bạn đọc tới cán bộ thư viện. (Xem phụ lục 9)
Khi hệ thống máy tính được ứng dụng vào phục vụ cho bạn đọc tra cứu tài liệu trên cổng PORTAL việc tra cứu tài liệu của bạn đọc rất nhanh ch ng, chính xác và kịp thời, đáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc. Thư viện đã xây dựng được nhiều CSDL khác nhau gồm cả CSDL thư mục, CSDL số, CSDL tạp chí, nhằm phục vụ tốt cho việc tra tìm tài liệu của các đối tượng bạn đọc trong đơn vị. Bạn đọc tìm kiếm và đọc được tài liệu số bất k lúc nào, không nhất thiết phải tới phòng tra cứu tài liệu ở thư viện.
Trên thực tế, việc tra tìm tài liệu của bạn đọc chưa được đào tạo cụ thể, mà chỉ được cán bộ thư viện giới thiệu qua buổi tập huấn phần mềm trước đ mà chưa thông báo địa chỉ tìm kiếm tài liệu cho các cán bộ ở các phòng ban của đơn vị. Do đ nhiều đối tượng bạn đọc chưa thể khai thác hết các chức năng c trên phần mềm tra cứu, nhiều bạn đọc không biết cách tra tìm tài liệu nên tra cứu rất lâu, nhiều khi kết quả trả về rất nhiều nhưng không như mong muốn. Nhiều đối tượng bạn đọc ở
các phòng ban khác không c địa chỉ mail và không được hướng dẫn cách tra tìm tài liệu trên web sẽ không tìm kiếm được tài liệu theo mong muốn.