CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT TỪ XA TẠI CHI NHÁNH BẢO HIỂM TIỀN GỬI VIỆT NAM KHU
2.2.2.Quy trình giám sát
Để thực hiện thống nhất quy trình hoạt động nghiệp vụ giám sát từ xa giữa Trụ sở chính và các chi nhánh trong hệ thống, BHTGVN đã xây dựng quy trình giám sát để phối hợp, triển khai trong hoạt động giữa Trụ sở chính và các chi nhánh:
Sơ đồ 2.3 Quy trình triển khai giám sát giữa Trụ sở chính và các chi nhánh [1].
Đối với Chi nhánh, theo Quyết định số 629/QĐ-BHTG112 ngày 31/12/2010 của Tổng giám đốc Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam về việc “Hướng dẫn thực hiện Quy chế giám sát từ xa đối với hệ thống quỹ tín dụng nhân dân và tổ chức tín dụng phi ngân hàng”, Quy trình triển khai giám sát tại chi nhánh được thực hiện theo các bước như sơ đồ dưới đây:
Yêu cầu chi nhánh chỉnh sửa,
bổ sung
Thông tin đầu vào
Chi nhánh Trụ sở chính
Phân tích, kiểm tra
TSC
Rà soát
Phân tích, kiểm tra
Báo cáo kết quả phân tích kiểm tra
Tổng hợp phân tích
báo cáo - Ban lãnh đạo - Phản hồi chi nhánh
Sơ đồ 2.4 Quy trình triển khai giám sát tại Chi nhánh [1]
Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin đầu vào
Để phục vụ cho hoạt động giám sát thì nguồn thông tin chủ yếu được cung cấp từ các tổ chức tham gia BHTG. Đây là nguồn số liệu chính thức, định kỳ phục vụ cho hoạt động giám sát, bước này thực hiện các công việc bao gồm:
- Thu thập dữ liệu từ chương trình tiếp nhận và quản lý khách hàng sau khi đã kiểm tra nghiệp vụ và lưu chính thức.
- Rà soát, tham khảo thông tin từ các nguồn khác liên quan đến hoạt động của các tổ chức tham gia BHTG.
Quá trình thu nhận thông tin đầu vào được tiến hành như sau:
Thu thập, xử lý thông tin đầu vào Phân tích, đánh giá, xác định rủi ro, phát hiện vi phạm Lập báo cáo kết quả giám sát Xử lý kết quả giám sát
Sơ đồ 2.5 Các bước tiếp nhận báo cáo từ các tổ chức tham gia BHTG
Bước tiếp nhận báo cáo: Chi nhánh có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và nhắc nhở các tổ chức tham gia BHTG gửi báo cáo đầy đủ, đúng hạn. Do mức độ áp dụng công nghệ thông tin ở các TCTD khác nhau nên hiện nay, chủ yếu các NHTM, TCTD phi ngân hàng là cung cấp cho Chi nhánh các báo cáo bằng file điện tử, còn lại đa số các QTDND - số lượng khách hàng chủ yếu của Chi nhánh (chiếm 88,6%) vẫn gửi báo cáo bằng văn bản. Vì vậy, đối với khách hàng là QTDND, Chi nhánh vẫn thực hiện việc nhập số liệu vào phần mềm giám sát từ các báo cáo bằng văn bản.
Bước kiểm tra báo cáo: bao gồm việc kiểm tra tự động và kiểm tra nghiệp vụ: Sau khi tiếp nhận nguồn thông tin từ các báo cáo do tổ chức tham gia BHTG cung cấp, cán bộ giám sát tiến hành kiểm tra tự động theo chương trình phần mềm DIVAS. Song song với kiểm tra tự động, cán bộ giám sát sẽ kiểm tra
Tiếp nhận thông tin báo cáo từ các tổ chức tham gia BHTG
Thông báo, yêu cầu tổ chức tham gia BHTG cung cấp lại thông tin
Kiểm tra tự động Kiểm tra nghiệp vụ Cập nhật dữ liệu vào Kho dữ liệu Thông tin báo cáo
Sai Sai
Đúng Đúng
nghiệp vụ về số liệu thông tin báo cáo về tính chính xác, hợp lý của nội dung báo cáo, về số lượng và thời hạn nộp…
Bước đôn đốc nhắc nhở: việc kiểm tra định kỳ 1 ngày/ lần để rà soát các báo cáo xem đã đúng về mã và cấu trúc file hay chưa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng Giám sát tại Trụ sở chính và các chi nhánh khu vực chịu trách nhiệm thông báo, nhắc nhở và tra soát các tổ chức tham gia BHTG về thời hạn nộp, nội dung báo cáo trong vòng 20 ngày kể từ ngày hết hạn nộp báo cáo qua các hình thức: điện thoại, email và văn bản.
Bước cập nhật dữ liệu: Phòng giám sát tại Trụ sở chính cùng với các chi nhánh trong khu vực sẽ chịu trách nhiệm cập nhật thông tin, báo cáo vào kho dữ liệu chính thức.
Bước 2: Phân tích, đánh giá, xác định rủi ro, phát hiện vi phạm
Trên cơ sở thông tin nhận được từ các tổ chức tham gia BHTG, cán bộ giám sát sẽ theo dõi tình hình hoạt động, phân tích, xác định rủi ro, phát hiện vi phạm, đánh giá đối với hệ thống và từng đơn vị riêng lẻ trên cơ sở nội dung, phương pháp giám sát.
Bước 3: Lập báo cáo kết quả giám sát
- Báo cáo định kỳ: sau khi hoàn thành kết quả giám sát, Chi nhánh sẽ lập báo cáo giám sát theo định kỳ gửi BHTGVN. Báo cáo định kỳ Tháng gửi trước ngày 22 tháng tiếp theo, Báo cáo định kỳ Quý gửi trước ngày 05 tháng thứ 2 quý tiếp theo.
- Báo cáo đột xuất: được lập và gửi theo yêu cầu, gồm những nội dung: + Trên cơ sở thông tin do tổ chức tham gia BHTG cung cấp theo quy định hiện hành về thông tin báo cáo và các thông tin liên quan khác do BHTGVN thu
thập, Chi nhánh tóm tắt diễn biến các sự kiện và phân tích, đánh giá ảnh hưởng của những sự kiện tới thu nhập, uy tín và vốn của tổ chức tham gia BHTG, đồng thời báo cáo về tình hình hoạt động của tổ chức tham gia BHTG ít nhất trong 3 quý liên tiếp trước khi xảy ra sự việc.
+ Thời hạn: Chi nhánh hoàn thành báo cáo chậm nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được các thông tin.
Bước 4: Xử lý kết quả giám sát.
Trên cơ sở kết quả ở Bước 3, phòng Giám sát tại Trụ sở chính và Chi nhánh theo phân cấp quản lý thực hiện:
- Cảnh báo đối với các tổ chức được phân loại ở mức 3 (Theo tiêu chuẩn phân loại ở Bảng 2.1).
- Gửi thông báo, cảnh báo, kiến nghị, đề xuất tới cơ quan quản lý Nhà nước liên quan, phối hợp áp dụng biện pháp xử lý đối với các tổ chức được phân loại ở mức 4, mức 5, đồng thời gửi thông báo, cảnh báo tới các đơn vị vi phạm.
- Theo dõi trong các kỳ giám sát tiếp theo hoặc làm việc trực tiếp với đơn vị để xác minh bản chất, nguyên nhân và cập nhật hệ thống thông tin báo cáo nếu cần thiết.
Bảng 2.1. Tiêu chuẩn phân loại các tổ chức tham gia BHTG
Mức Phân loại Tiêu chuẩn 1
Rất lành mạnh Không vi phạm các chỉ tiêu được quy định tại (Phụ lục III) và chỉ có dư nợ nhóm 1
2
Cơ bản lành mạnh Không vi phạm các chỉ tiêu được quy định tại (Phụ lục III) và nợ nhóm 2 so với tổng dư nợ < 5%