e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.2.4. Nhận xét chung.
Sau khi trình bày những điểm cơ bản về tình hình tổ chức lưu trữ và khai thác tư liệu tại một số toà báo mà chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực tế, dưới đây chúng tôi có một số nhận xét sau :
+ Công tác lưu trữ tư liệu tại một số toà báo chưa được tổ chức một cách khoa học. Mặc dù lãnh đạo các toà báo có quan tâm, giúp đỡ rất nhiều nhưng phần lớn vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của việc lưu trữ và khai thác tư liệu.
+ Nhu cầu khai thác tư liệu của phóng viên báo chí tại các toà báo rất lớn nhưng số lượng và chủng loại tư liệu trong phòng tư liệu-thư viện còn ít. Công tác tổ chức khai thác tư liệu chưa được tốt nên trong thực tế chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin ngày càng cao cả về chất lượng và số lượng của phóng viên.
+ Hầu hết nhân viên tư liệu là những người làm trái nghề, chưa được đào tạo bài bản về chuyên ngành lưu trữ nên cũng làm hạn chế rất nhiều trong việc tổ chức lưu trữ và khai thác tư liệu. Hiện nay chỉ có phòng tư liệu Báo Nhân dân có 9 nhân viên tư liệu với 7 người có trình độ đại học và 2 người là thạc sỹ. Tuy nhiên nhiều người trong số họ cũng không có chuyên môn về lưu trữ, đa số là học về ngành thư viện.
+ Lãnh đạo toà soạn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc tổ chức và khai thác tư liệu đối với hoạt động nghiệp vụ của phóng viên. Kinh phí hàng năm cho công việc này còn hạn chế, khiến cho công việc sưu tầm, thu thập các loại sách, tư liệu cũng như tổ chức công tác lưu trữ và khai thác tư liệu chưa thực hiện tốt. Có nghĩa là phải tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan báo chí để tổ chức cho thích hợp.
+ Ngoài ra còn phải kể đến nhiều quan niệm cho rằng đây là việc của các phóng viên. Nhiệm vụ của toà báo chỉ là phân công và theo dõi phóng viên trong
việc viết bài, còn việc lưu trữ và khai thác tư liệu như thế nào, ở đâu là việc riêng của từng phóng viên. Do vậy việc tổ chức lưu trữ và khai thác tư liệu tại toà báo chưa được chú trọng đúng mức, nói chung mới chỉ dừng ở mức độ là phòng đọc sách, báo cho cán bộ, phóng viên trong cơ quan.
Chương III: Các giải pháp tổ chức lưu trữ và khai thác nguồn tư liệu để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên tại các toà soạn báo.
Qua việc khảo sát tình hình lưu trữ và khai thác tư liệu tại các toà soạn báo cũng như tìm hiểu về nhu cầu thu thập thông tin của phóng viên trong hoạt động nghiệp vụ báo chí, chúng tôi cho rằng công tác lưu trữ và khai thác tư liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động thông tin của một toà soạn báo mà từ trước đến này nhiều cơ quan báo chí chưa quan tâm một cách đúng mức. Trong phạm vi hẹp của đề tài, dưới dây chúng tôi xin mạnh dạn đề ra một số giải pháp cụ thể về tổ chức công tác lưu trữ và khai thác tư liệu trong các toà soạn báo nhằm phục vụ hiệu quả hơn để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của các phóng viên báo chí.
3.1. Sự cần thiết của việc tổ chức lưu trữ tư liệu tại các toà soạn báo.
Thực tế cho thấy, bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, cơ quan hành chính hay các toà soạn báo trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tư liệu, tài liệu lưu trữ. Đối với toà soạn báo, những tư liệu, tài liệu này có thể làm bằng chứng để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm thấy ở đó những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc ban hành các quyết định quản lý trong toà soạn báo và tạo điều kiện thuận lợi giúp phóng viên báo chí hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Để biết được ý kiến của phóng viên về sự cần thiết của việc lưu trữ tư liệu trong hoạt động nghiệp vụ báo chí, chúng tôi đã dùng bảng hỏi để tiến hành phỏng vấn các phóng viên. Kết quả thu được như sau:
Trong số 100 phóng viên báo chí khi được hỏi về Lý do cần lưu trữ tư liệu, đã có ý kiến trả lời như sau :
+ Khi bài viết được đăng, nếu có ý kiến phản hồi (phản đối, khiếu kiện, khen, chê) từ dư luận hoặc các ngành thì có chứng cứ để chứng minh tính chính xác của bài báo.
+ Lưu tư liệu để có thể đối chiếu, so sánh nhằm đảm bảo tính hệ thống của một vấn đề hoặc để sử dụng trong nhiều đề tài khác.
Cũng chính vì những lý do trên mà 100% số phóng viên được hỏi cho rằng việc toà soạn báo tổ chức việc thu thập và lưu trữ tư liệu là rất cần thiết để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên. Nếu làm tốt được công tác tổ chức lưu trữ và khai thác tư liệu sẽ:
* Tạo điều kiện cho phóng viên khai thác được tư liệu có tính chính xác cao, tra tìm thông tin nhanh hơn, chất lượng bài viết tốt hơn mà vẫn tiết kiệm được thời gian.
* Giúp cho phóng viên tự tin trong hoạt động nghiệp vụ. Khi đã khai thác được tư liệu, phóng viên có thể nắm vững thông tin, chủ động đề xuất đề tài, phát huy cao ý thức trách nhiệm và tinh thần học hỏi; nâng cao và hoàn thiện kiến thức của mỗi phóng viên ở từng lĩnh vực được phân công theo dõi và nhiều lĩnh vực khác.
Có thể nói, việc tổ chức lưu trữ và khai thác tư liệu tại các toà soạn báo đã trở thành một yêu cầu cấp thiết, nhất là trong giai đoạn hiện nay do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ thông tin, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan báo chí cũng đa dạng hơn về thể loại, phong phú về nội dung và số lượng.
3.1.1 Các biện pháp tổ chức lưu trữ tư liệu tại các toà soạn báo
tra, khảo sát từ thực tế, chúng tôi xin đề ra một số giải pháp cụ thể về những vấn đề này như sau :
3.1.1.1. Các toà soạn báo phải ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tư liệu nói riêng.
Với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan báo chí và tầm quan trọng của việc lưu trữ tư liệu để phục vụ tốt cho công việc quản lý của toà báo và hoạt động chuyên môn của phóng viên, các toà soạn báo phải tiến hành xem xét, nghiên cứu và ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tư liệu nói riêng. Việc ban hành các văn bản chỉ đạo là trách nhiệm của lãnh đạo toà soạn. Điều đó có nghĩa là các toà soạn báo sẽ tạo ra một hành lang pháp lý về công tác lưu trữ nói chung trong toàn cơ quan để đảm bảo thực hiện tốt việc quản lý và phù hợp với sự phát triển không ngừng của cơ quan thông tin đại chúng nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin trong xã hội.
Lãnh đạo toà soạn báo cần ban hành những quyết định quản lý mang tính chiến lược nhằm đưa công tác lưu trữ tư liệu của cơ quan đi vào nền nếp. Hình thức các văn bản chỉ đạo là Quyết định ban hành các : Quy chế, Quy định, Nội quy ... trong toà soạn báo. Ví dụ như : Quy định về việc nộp các loại văn bản pháp luật do phóng viên thu thập được cho phòng tư liệu hay Nội quy về sử dụng tư liệu trong phòng tư liệu.v.v...
Các quyết định quản lý là sự lựa chọn mang tính tư duy-ý chí của các nhà quản lý trong toà soạn báo làm thay đổi cơ chế quản lý trong cơ quan bằng cách định ra phương hướng, chủ trương, nhiệm vụ lớn để phát triển công tác lưu trữ tư liệu song song với nhiệm vụ đưa tin, viết bài, phát hành báo chí. Từ đó hình thành ý thức, cách nghĩ mới từ lãnh đạo cấp trên đến các phóng viên, biên tập
viên về việc lưu trữ tư liệu, coi đây là một nhiệm vụ không thể thiếu được trong hoạt động của cơ quan.
Nội dung cụ thể của các quyết định quản lý cần quy định những vấn đề cơ bản sau đây :
a)Ban hành văn bản nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vai trò quan trọng của công tác lưu trữ tư liệu đối với sự phát triển của tờ báo.
b)Ban hành các Quyết định thành lập bộ phận lưu trữ tư liệu và quy định
rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, cụ thể là :
+ Việc lưu trữ tư liệu do bộ phận nào quản lý? Thực tế ở một số toà soạn báo mà chúng tôi khảo sát thì phòng tư liệu-thư viện đều thuộc các Ban chuyên môn, Ban biên tập quản lý, dưới sự lãnh đạo chung của Phó tổng biên tập, Trưởng, phó phòng tư liệu chịu trách nhiệm điều hành hoạt động nghiệp vụ của phòng.
+ Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của phòng lưu trữ tư liệu: tổ chức công tác lưu trữ và khai thác tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên trong toà soạn.
c) Những yêu cầu cụ thể về việc lưu trữ , thu thập và khai thác tài liệu lưu
trữ trong toà soạn báo :
- Quy định chung về việc thu thập các loại tư liệu, tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ của toà soạn báo.
+ Quy định cụ thể việc thu thập, bổ sung các loại sách, báo, tạp chí và các sách tư liệu tham khảo có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của toà soạn báo theo hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
loại văn bản pháp luật; các thông tin được ghi lại trong khi đi thực tế ;tư liệu ảnh...
- Quy định chung về việc lưu trữ và khai thác tư liệu để phục vụ hoat động nghiệp vụ của phóng viên trong toà soạn báo.
+ Quy định việc phân loại, đánh giá các loại tư liệu được hình thành trong hoạt động của toà soạn báo.
+ Quy định cụ thể về việc tổ chức lưu trữ và khai thác các loại tư liệu, tài liệu của phòng tư liệu cơ quan. Việc lựa chọn những tài liệu để lưu trữ và đề ra thời gian huỷ bỏ những tư liệu hết giá trị trong toà soạn báo.
+ Quy định về khen thưởng và xử lý các vi phạm về việc lưu trữ và khai thác tư liệu.
3.1.1.2. Lãnh đạo toà soạn báo phải quan tâm đến việc đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tư liệu.
Bên cạnh việc ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, các nhà quản lý của toà soạn báo cũng phải mạnh dạn đầu tư kinh phí để xây dựng, sửa sang các phòng, kho lưu trữ. Mua sắm thêm trang thiết bị như máy lạnh, máy hút ẩm, tủ đựng tài liệu, giá, các loại văn phòng phẩm như cặp hộp phục vụ cho công tác lưu trữ và khai thác tư liệu, cụ thể là :
+ Về kho tàng : thực tế hiện nay tại các toà soạn báo mà chúng tôi tiến hành khảo sát đều có trụ sở chính tại Hà Nội nên diện tích nơi làm việc rất hạn chế. Đội ngũ cán bộ, phóng viên lại đông do vậy diện tích các phòng (ban) chuyên môn cũng rất chật hẹp. Vì vậy, việc tổ chức kho tàng để bảo quản tư liệu cho toà soạn báo là một điều khó. Có nơi như Báo ảnh Việt Nam kho tư liệu phim chỉ khoảng 10-15m2. Tuy nhiên trong điều kiện cho phép, lãnh đạo toà soạn báo
nên nghiên cứu và bố trí các phòng, kho tư liệu đảm bảo những yếu tố cơ bản sau :
Dù điều kiện hạn chế về diện tích sử dụng của toà soạn báo, nhưng bộ phận lưu trữ tư liệu phải được sắp xếp ở những phòng sạch sẽ, thoáng mát.Nếu trụ sở là toà nhà nhiều tầng nên bố trí những tầng cao tránh ẩm thấp.
Chống nóng, chống ẩm, chống mặt trời chiếu trực tiếp vào, chống vi sinh vật và côn trùng phá hoại.
Nếu có điều kiện trụ sở rộng rãi, nên tổ chức các phòng, kho tư liệu riêng biệt để bảo quản từng loại tư liệu như tư liệu bằng giấy, tư liệu phim, ảnh, ghi âm.
Trong phòng, kho tư liệu cần được trang bị những dụng cụ để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, bình chữa cháy và hệ thống tín hiệu báo cháy.
+ Đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ và khai thác tư liệu: Nước ta khí hậu nóng, ẩm, mưa nhiều nên việc bảo quản tư liệu rất khó khăn. Vì vậy các phòng (kho) tư liệu cần được trang bị máy lạnh, máy hút ẩm, quạt thông gió; các loại tủ, giá đựng tài liệu phù hợp với công việc ; các loại văn phòng phẩm như cặp hộp...
Giá tủ đựng tài liệu nên dùng bằng kim loại để tránh mối mọt, hoả hoạn và tiết kiệm diện tích. Kích thước của giá tuỳ thuộc vào đặc điểm, tính chất của từng loại tài liệu và diện tích phòng được sử dụng.
Trang bị các loại máy móc để chống nóng, chống ẩm như : máy lạnh, máy hút ẩm, quạt thông gió.
Mua sắm máy photo copy, các loại văn phòng phẩm, cặp, hộp đựng tài liệu.
Có thể nói tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng toà soạn báo để đầu tư một lượng kinh phí phù hợp cho hoạt động lưu trữ và khai thác tư liệu trong cơ quan.
+ Tổ chức bảo quản tư liệu : Tại các phòng tư liệu của toà soạn báo nên xây dựng các phòng tư liệu riêng để lưu giữ và bảo quản các loại tư liệu hình tành trong hoạt động của cơ quan báo chí. Tuỳ theo điều kiện vật chất, cơ sở hạ tầng của từng toà soạn mà tổ chức cho thích hợp. Trên thực tế tại một số toà soạn báo mà chúng tôi đã tiến hành khảo sát đều nằm trong địa bàn thành phố, diện tích sử dụng toà soạn chưa được rộng rãi, ngoại trừ toà soạn báo Nhân dân. Vì vậy các phòng, ban đều phải làm việc chung, bộ phận tư liệu cũng vậy. Tuy nhiên trong một mức độ cho phép, các toà soạn báo nên cố gắng dành một diện tích nhỏ nhưng riêng biệt để tổ chức lưu giữ và bảo quản nhất định ở một mức độ nhất định.
Do khí hậu nước ta nóng ẩm, mưa nhiều nên hàng tháng, hàng quý, hàng năm nhân viên phòng tư liệu cần kiểm tra định kỳ các loại tài liệu để chống mối mọt, đóng lại bìa sách, tư liệu, phơi nắng các loại sách, báo nhất là vào mùa mưa. Đặc biệt các số báo do toà soạn phát hành được đóng thành tập để lưu giữ vĩnh viễn và các loại sách tham khảo rất hay bị nát bìa và ố vàng. Vì vậy cần phải kiểm tra thường xuyên để đóng lại bìa . Hiện nay, tại Hà nội đã xuất hiện một số công ty tư nhân chuyên cung cấp các dịch vụ chống mối mọt, đóng lại bìa sách...đảm nhiệm rất tiện lợi.
Ví dụ : hàng năm vào mùa mưa, phòng tư liệu của Báo Hà Nội mới
thường mời họ đến để diệt mối mọt.
+ Quan tâm chú trọng hơn đối với cán bộ chuyên môn lưu trữ tư liệu: Thực tế tại một số toà soạn báo, chúng tôi nhận thấy cán bộ nhân viên tư liệu có ba loại sau đây :
Phóng viên báo chí đã nhiều tuổi, không thể tiếp tục đảm nhận công việc viết tin, bài nên chuyển sang bộ phận tư liệu. Mặc dù không có chuyên môn nhiều về nghiệp vụ lưu trữ nhưng do làm việc nhiều năm nên họ đã tích luỹ được khá nhiều kinh nghiệm về bảo quản và tra tìm tư liệu.