e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.2.3.2.Các biện pháp tổ chức khai thác tư liệu tại toà soạn báo
đã có dịp đi khảo sát thực tế một số toà soạn Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo ảnh Việt Nam. Dưới đây chúng tôi xin trình bày những điểm cơ bản về tình hình tổ chức khai thác tư liệu tại những toà báo nói trên :
* Các hình thức tổ chức khai thác tư liệu
+ Khai thác, sử dụng tư liệu tại phòng đọc : đây là hình thức khai thác tư liệu phổ biến được áp dụng rộng rãi trong phòng tư liệu tại các toà báo. Ưu điểm của hình thức này là cho phép đọc, tham khảo được nhiều loại tài liệu trong một lúc, bảo vệ tài liệu không bị hư hỏng mất mát. Trong cùng một thời gian cán bộ tư liệu có thể phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của nhiều phóng viên.
Nói chung các phòng đọc của các toà báo đều được trang bị khá đơn giản gồm : bàn, ghế, giá để sách báo, tư liệu. Nhân viên tư liệu lập ra một quyển sổ theo dõi mượn sách, báo và một bảng nội quy khai thác sách báo, tư liệu (đã nói ở phần trên), có máy photo để sao chụp và các công cụ tra tìm như mục lục, sách hướng dẫn. Các loại tư liệu mà các phóng viên trong toà soạn hay tìm đọc là những sách, báo, tạp chí được phát hành hàng ngày để giúp các phóng viên tham khảo thêm thông tin trên báo bạn và qua đó có thể gợi ý cho họ những đề tài mới. Ngoài ra là các loại sách, tư liệu mới xuất bản được phóng tư liệu thu thập, bổ sung bằng cách đặt mua tại các Nhà xuất bản có liên quan đến nghề nghiệp hoặc chuyên mục mà họ đang phụ trách.
+ Thông báo và giới thiệu các loại sách, tư liệu mới : Theo định kỳ hàng
tuần, hàng tháng, hàng quý phòng tư liệu luôn có những bảng thông báo giới thiệu về các loại sách, tư liệu tham khảo mới được thu thập, bổ sung cho phóng viên trong toà báo được biết. Ví dụ : hàng tháng Báo Nhân dân thường bổ sung vào phòng tư liệu khoảng vài triệu đồng sách các loại, sau đó giới thiệu sách trên
bảng thông báo. Dĩ nhiên những loại sách này phải phù hợp với những chức năng nhiệm vụ của toà báo trong thực tế.
Có thể nói đây là hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tư liệu mang tính chất thông tin chủ động nhằm giúp cho phóng viên trong cơ quan nắm được hiện nay phòng tư liệu đang lưu trữ những tư liệu gì để khai thác.
+ Cho mượn tài liệu: Trong thực tế việc cho phóng viên mượn tư liệu về nhà để tham khảo là một hình thức sử dụng và khai thác tư liệu rất phổ biến. ở các cơ quan báo nói chung nhiều khi phóng viên phải nghiên cứu, đối chiếu, so sánh tài liệu này với các tài liệu khác.Vì vậy, việc khai thác tư liệu ngay tại phòng đọc không thể đáp ứng được.
Căn cứ vào yêu cầu của phóng viên và nội quy khai thác tư liệu, nhân viên phòng tư liệu sẽ ghi tên người mượn, tên tài liệu, ngày mượn và ngày trả vào sổ mượn và giao tài liệu cho phóng viên. Vì tài liệu chỉ phục vụ cho phóng viên trong toà báo nên việc khai thác tư liệu theo hình thức này cũng ít khi xảy ra mất mát. Đối với những đối tượng khác như sinh viên thực tập chỉ được mượn đọc tại chỗ và không được mượn về nhà. Nói chung, mỗi hình thức sử dụng và khai thác tư liệu đều dựa trên những yêu cầu cụ thể của từng toà báo mà đề ra những phương pháp sử dụng thích hợp.
* Công cụ tra tìm
Để thực hiện tốt việc khai thác tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên báo chí, phòng tư liệu đã có những loại công cụ tra tìm thích hợp. Phần này chúng tôi đã trình bày ở mục 2.1.3.2- Giới thiệu về tình hình tổ chức lưu trữ tại các toà soạn báo của chương 2.