e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ tư liệu tại các toà soạn báo.
2.1.3.1. Phương pháp lưu trữ
Có thể nói việc tổ chức lưu trữ tư liệu tại các toà báo nói trên còn chưa thống nhất. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và thực tế hoạt động cũng như cơ sở vật chất và trình độ nhân viên tư liệu của từng toà báo mà các phòng tư liệu có những biện pháp lưu trữ riêng. Từ trước đến nay các toà báo đều tổ chức lưu trữ tư liệu theo một số phương pháp quen thuộc sau :
* Đóng thành tập : đây là một cách lưu báo đã đăng truyền thống rất phổ
biến ở các cơ quan báo chí (báo viết và báo ảnh). Cách lưu này khá đơn giản, sau khi báo đã phát hành, bộ phận phát hành chuyển xuống phòng tư liệu một vài số báo theo yêu cầu của cơ quan. Nhân viên tư liệu đóng thành từng tập theo thời gian và thứ tự số báo đã phát hành. Phía ngoài bọc bìa cứng có in rõ thời gian báo phát hành. Báo ngày có thể đóng từ 1-3 tháng/quyển; báo tuần từ 3-6 tháng/quyển, báo hàng tháng được đóng 1 năm/quyển. Ví dụ : Báo ảnh Việt Nam
Một số toà báo như Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo ảnh Việt Nam đều đóng mỗi loại hai quyển. Một quyển để dành cho các phóng viên tra cứu, một quyển lưu trong kho đề phòng thất lạc. Loại tư liệu này thường được lưu trữ vĩnh viễn tại các toà soạn báo. Hiện nay các toà báo nói trên, loại tư liệu này được lưu trữ với một số lượng lớn (kể từ số báo đầu tiên).
* Sắp xếp trên giá sắt hoặc xếp trong tủ : Các loại sách tham khảo, từ điển
tra cứu, hồ sơ tác giả, phiếu ghi tư liệu... thường được cho vào tủ hoặc sắp xếp trên các giá sắt (hoặc gỗ) và lưu giữ lâu dài. ở Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà nội mới có nhiều loại sách tham khảo khác nhau vì vậy chúng được phân loại theo từng nhóm : nhóm các tuyển tập, toàn tập kinh điển; các sách về văn bản pháp luật; các loại sách về lịch sử, văn học; các loại từ điển Việt Nam và nước ngoài.v.v...Khi cần tra cứu sẽ sử dụng hộp phích.
Những toà báo còn lại do số lượng sách tham khảo ít chỉ khoảng từ vài chục cuốn đến vài trăm cuốn, chủng loại không nhiều nên tư liệu thường được lưu chung trong tủ. Khi cần tra cứu, nhân viên phòng tư liệu sẽ dựa vào trí nhớ để tìm tài liệu cho phóng viên.
* Lưu trong hộp phích ảnh : Bên cạnh việc lưu báo ảnh đóng thành tập,
Báo ảnh Việt Nam còn tổ chức một phòng tư liệu phim, chuyên thu thập và lưu trữ những phim đen trắng và màu có giá trị. Hầu hết chúng đều là những tấm phim đẹp được chọn lựa đã từng đăng trên báo ảnh hoặc chưa đăng được sắp xếp theo chủ đề riêng :công nghiệp, nông nghiệp, lịch sử, văn hoá, lễ hội...Mỗi hộp phích là một chủ đề riêng có chứa những tấm phim đã được bọc áo phim bảo quản, xếp theo vần A, B, C. Khi cần tra cứu sẽ sử dụng một quyển market ảnh để thực hiện.
* Lập hồ sơ tác giả: Như chúng tôi đã giới thiệu qua ở phần trên, việc lập thành hồ sơ tác giả là một cách lưu trữ quen thuộc và khá độc đáo này hiện chỉ có tại Báo Nhân dân. Các tin, bài viết của tất cả các phóng viên ở toà soạn báo Nhân dân đều được lưu lại bằng cách cắt dán trên một cuốn sổ, phía ngoài bọc bìa cứng ghi tên tác giả. Các tin, bài được sắp xếp theo thứ tự trước sau của thời gian. Ví dụ : Phóng viên Đỗ Quang Hoàn- tháng 8/2002 có các tin, bài.... (được cắt dán).
Bên cạnh việc lập hồ sơ theo tên tác giả bằng phương pháp cắt dán thủ công, hiện nay các toà báo đều trang bị cho mỗi phóng viên một máy vi tính để viết bài và lưu trữ thông tin. Đây cũng chính là một loại hồ sơ tác giả có tính cơ động cao. Tuy nhiên loại tư liệu này vẫn thuộc phạm vi cá nhân, chưa được phân loại và lưu trữ tại phòng tư liệu cơ quan để mọi người tham khảo.
Cách lưu trữ này rất tiện lợi cho những người có nhu cầu tìm hiểu những bài viết của những phóng viên có tên tuổi, giàu kinh nghiệm để học hỏi hoặc để tham khảo tư liệu khi viết về một cá nhân nào đó. Hiện Báo Nhân dân còn lưu giữ được nhiều tin, bài của một số vị lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, các nhà báo lão thành.
* Lưu trong máy tính :Từ trước đến nay việc lưu trữ tư liệu đều theo những
phương pháp truyền thống quen thuộc. Điều này sẽ rất khó khăn nếu như bạn muốn tìm một bài viết của một tác giả hoặc theo một chủ để nào đó một cách nhanh nhất. Vài năm trở lại, công nghệ thông tin phát triển đã giúp chúng ta giải quyết một phần khó khăn này. Song song với việc lưu trữ các bài báo đã phát hành theo cách truyền thống, nhiều toà báo như Báo Nhân dân, Báo Lao động, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo Hà Nội mới đã bước đầu trang bị và sử
Để lưu trữ được tin, bài viết của phóng viên trong máy vi tính, đầu tiên người ta phải triển khai các phần mềm máy tính. Vài năm trở lại đây, các phòng tư liệu-thư viện và các cơ quan thông tin đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý thư viện, xử lý tài liệu và đặc biệt là tra tìm tin đáp ứng theo yêu cầu của cá nhân và xã hội. Đó là tạo lập các cơ sở dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu để đáp ứng yêu cầu tin.
Cụ thể là các toà soạn báo đã triển khai cơ sở dữ liệu để lưu những tin, bài viết đã được đăng báo của phóng viên được lưu trữ trong máy tính theo chủ đề và theo tên tác giả. Các bài viết của phóng viên được nhập vào máy tính hàng ngày theo từng số báo phát hành với các thông tin chỉ dẫn : ngày tháng phát hành, số báo, trang báo, tên bài viết, tóm tắt nội dung(nếu cần thiết), tên tác giả, tên chuyên mục. Khi ai đó có nhu cầu tra cứu, tham khảo, muốn được đọc kỹ nội dung của từng bài sẽ theo những thông tin đã tóm tắt trên máy để tìm bài viết cụ thể ở các tập báo lưu hàng năm hoặc có thể tham khảo một bài viết toàn văn ngay trên máy.
Cách lưu trữ này có ưu điểm là tra cứu nhanh hơn so với báo lưu đóng quyển. Tuy nhiên do mới tiến hành nên mới chỉ cập nhật được những bài viết gần đây, còn những tin, bài của những số báo phát hành nhiều năm trước chưa hồi cố được. Ngoài ra, phòng tư liệu ở các toà soạn báo đang nâng cấp máy tính và phát huy khả năng cơ sở dữ liệu để có thể tra cứu một bài viết toàn văn (full text) ngay trên máy, không cần phải tra trên báo lưu.
Cuối năm 2002, Báo ảnh Việt Nam sẽ tiến hành thử nghiệm lưu trữ và tra tìm tư liệu ảnh trên máy tính.