e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.2.2. Quy định về việc khai thác tư liệu của toà soạn báo
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, các toà báo có những quy định cụ thể trong việc khai thác tư liệu. Báo ảnh Việt Nam, với chức năng thông tin bằng hình ảnh nên các tư liệu ảnh báo chí có tính đặc thù riêng. Vì vậy việc khai thác tư liệu ảnh cũng hơi khác so với quy định khai thác tư liệu tại các báo in như Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới, Thời báo kinh tế Việt Nam.
Tuy nhiên, hầu hết các quy định về khai thác tư liệu tại các toà soạn báo nói trên đều do nhân viên phòng tư liệu tự đề ra và được ghi trên bảng của phòng tư liệu cơ quan chứ chưa có văn bản quy định chính thức của toà báo. Chúng tôi xin khái quát lại những nội quy chính về việc khai thác tư liệu hiện đang áp dụng tại phòng tư liệu của các toà báo như sau :
Phục vụ tra cứu tư liệu vào tất cả các ngày trong tuần (trừ Thứ bảy và Chủ nhật).
Việc khai thác tư liệu tại toà soạn báo chỉ phục vụ cho đối tượng chủ yếu là các phóng viên, biên tập viên trong cơ quan. Chỉ cần phóng viên có nhu cầu tham khảo tư liệu và ghi vào sổ mượn . Sau khi dùng sẽ đem trả theo ngày hẹn.
Phóng viên không được tự ý mang sách, báo, tư liệu ra khỏi phòng tư liệu khi chưa hỏi ý kiến của nhân viên tư liệu; không được xé hay rút ruột sách, báo, tư liệu. Sau khi dùng xong phải để đúng nơi quy định.
Bạn đọc mượn tư liệu phải đăng ký vào sổ mượn tư liệu và phải trả đúng hạn. Sau khi trả sách, báo, tư liệu đã mượn thì mới được mượn tiếp.
Báo và tạp chí hàng ngày chỉ được mượn trong ngày. Sách tham khảo được mượn lâu hơn trong khoảng một tuần. Số lượng mượn mỗi lần từ 1-2 cuốn sách hoặc 2 tờ báo, tạp chí (số lượng này phụ thuộc vào quy định của từng toà báo).
Báo lưu đóng tập, các tuyển tập kinh điển, từ điển tra cứu và các loại sách quý hiếm chỉ được đọc tại chỗ, không mang ra khỏi cơ quan.
Nếu đánh mất sách, tư liệu thì phải đền (hiện tượng này ít khi xảy ra). Báo ảnh Việt Nam quy định việc khai thác tại phòng tư liệu phim như sau: phóng viên có nhu cầu khai thác tư liệu ảnh sẽ được chọn trong các quyển ảnh mẫu sau đó nhân viên tư liệu sẽ chọn ra được những tấm phim tư liệu được lưu trữ, bảo quản trong kho và rửa ảnh theo yêu cầu. Khi phóng viên muốn mượn phim, nhân viên thư viện sẽ ghi tên vào sổ mượn, ký nhận là xong. Sau khi dùng sẽ đem trả theo ngày hẹn.
Khi có sách, tư liệu mới được bổ sung thì phòng tư liệu sẽ thông báo trên bảng cho phóng viên biết để tham khảo.