Toà soạn báo cũng như bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều thực hiện hoạt động quản lý nhằm duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin. Các bộ phận chức năng trong cơ quan có nhu cầu cung cấp thông tin cần thiết để triển khai, giải quyết các nhiệm vụ được giao hoặc để tham mưu tư vấn cho lãnh đạo. Đồng thời những người lãnh đạo của toà báo cũng cần có thông tin để làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý cho kịp thời, chính xác.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạt động quản lý và lãnh đạo cũng như bất kỳ các cơ quan quản lý khác, trong quá trình hoạt động, ở các toà soạn báo đã hình thành hai hệ thống văn bản - đó là công văn đi và công văn đến.
Hàng ngày, các toà soạn báo luôn nhận những công văn đến đó là các loại văn bản của Đảng, Nhà nước, của cơ quan cấp trên hoặc từ nơi khác gửi tới có liên quan đến lĩnh vực quản lý của toà soạn báo. Ví dụ : các công văn, thông báo của Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Ban Tư tưởng-Văn hóa, Bộ Văn hoá- Thông tin, các Bộ ngành có liên quan; các văn bản pháp luật quan trọng có liên quan đến hoạt động của từng tờ báo; các loại đơn thư góp ý, phê bình, khiếu nại, tố cáo của bạn đọc gần xa...
Những văn bản pháp luật thường có từ các nguồn sau :
chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước và nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề. Ví dụ : các cơ quan cấp trên của các toà soạn báo là Ban Tư tưởng- Văn hoá, Bộ Văn hoá -Thông tin, Thành uỷ Hà Nội, Tổng liên đoàn Lao động...
+ Đặt mua : các văn bản pháp luật còn tồn tại dưới dạng hệ thống hoá và in
thành sách được toà soạn đặt mua tại các nhà xuất bản có uy tín. Loại văn bản pháp luật tồn tại dưới dạng này tương đối phổ biến. Phòng tư liệu-thư viện tại các toà soạn báo nói trên thường xuyên đặt mua các loại sách hệ thống hoá văn bản pháp luật. Đây là nguồn thu thập chủ yếu các loại văn bản này. Hàng quý các Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà nội mới đều có kế hoạch mua các loại sách văn bản pháp luật, công báo của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia để làm tư liệu tham khảo cho phóng viên.
+ Các phóng viên sưu tầm, thu thập khi đi khai thác tư liệu tại các cơ quan Trung ương, địa phương và nộp vào phòng tư liệu của toà báo : Trong khi đi
làm nhiệm vụ, các phóng viên thường thu thập nhiều loại tư liệu khác nhau để phục vụ cho bài viết, trong đó có nhiều loại văn bản quy phạm pháp của các cơ quan Trung ương và địa phương ban hành hoặc mới sửa đổi có liên quan đến chủ đề bài viết. Sau khi tham khảo xong, họ có thể giữ lại một số văn bản pháp luật và có thể nộp cho bộ phận tư liệu theo yêu cầu của toà soạn. Tuy nhiên nguồn thu thập này rất hạn chế bởi cơ quan báo chí chưa có quy định bắt buộc các phóng viên nộp tư liệu.
Các loại văn bản quản lý hành chính thông thường được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của toà soạn báo, bao gồm các công văn, báo cáo trả lời, giải trình về những vấn đề có liên quan đến toà soạn báo gửi cơ quan cấp trên hoặc các ban ngành khác theo yêu cầu; các thư trả lời , giải đáp thắc mắc,
tiếp thu ý kiến phê bình của bạn đọc... Sau khi tiếp nhận từ bưu điện, các văn bản đến được chuyển đến phòng chức năng giải quyết và trả lời.
Các loại văn bản quản lý hành chính thông thường có ở các toà soạn báo bao gồm :
+ Các văn bản từ các cơ quan cấp trên gửi tới theo đường công văn đến.
Đây là những văn bản quản lý của cơ quan cấp trên gửi xuống triển khai, giải quyết các nhiệm được giao và làm cơ sở cho người lãnh đạo toà soạn ban hành những quyết định quản lý kịp thời. Nói chung nguồn văn bản này tại các cơ quan báo chí có khối lượng rất lớn và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật và hoạt động quản lý.
Các loại văn bản này được gửi đến các cơ quan báo chí bằng đường công văn của Chính phủ, cơ quan quản lý cấp trên, các Bộ ngành có liên quan. Ví dụ : Văn phòng Quốc hội, Ban Bí thư trung ương, Ban văn hoá-tư tưởng, Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Thành uỷ Hà Nội, Bộ Văn hoá-thông tin, Bộ Kế hoạch đầu tư.... Các cơ quan báo chí khi nhận được những văn bản này phải tiến hành triển khai, thực hiện và có những giải trình báo cáo với các cơ quan quản lý cấp trên, các ban ngành và bạn đọc.
+Văn bản do toà soạn báo ban hành : bao gồm các loại văn bản tồn tại
dưới dạng công văn đi trả lời các văn bản của cơ quan cấp trên như Ban Tư tưởng-Văn hoá, Văn phòng Chính phủ, Bộ Văn hoá-Thông tin, Uỷ ban nhân dân thành phố, các cơ quan, doanh nghiệp có quan hệ công việc...; Báo cáo sơ kết, tổng kết, Thông báo của cơ quan, Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng lao động v.v..
+Các văn bản do phóng viên thu thập được : đó là các báo cáo sơ kết, tổng
kết là những bản báo cáo được đánh máy hoặc copy nêu rõ quá trình hoạt động của một địa phương, doanh nghiệp trong từng thời gian nhất định (hàng tháng, hàng quý, hàng năm, 5 năm, 10 năm v.v...) trong đó chứa đựng những thông tin, số liệu cụ thể với một độ tin cậy nhất định.
Phóng viên báo chí với nhiệm vụ là những người chuyên khai thác thông tin, tư liệu để viết bài, vì vậy họ cũng thu thập và lưu trữ rất nhiều văn bản, tư liệu khác nhau. Nội dung của các loại tư liệu này phụ thuộc vào những vấn đề mà họ được phân công theo dõi.
Ví dụ : phóng viên theo dõi mảng Công nghệ thông tin phải tự thu thập nhiều tư liệu, văn bản liên quan đến chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về phát triển ngành Công nghệ thông tin và các tư liệu theo dõi về hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư của các công ty Việt nam và nước ngoài có liên quan đến ngành Công nghệ thông tin.
Qua thực tế tìm hiểu và phỏng vấn 100 phóng viên tại các toà soạn báo nói trên, chúng tôi thấy các phóng viên thường thu thập và lưu trữ các loại văn bản pháp luật; báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo chuyên đề; các thông tin số liệu được khai thác từ thực tế địa phương, cơ sở; các loại tư liệu tham khảo khác như sách báo, tạp chí chuyên ngành; tư liệu ảnh v.v...
Những tư liệu này do phóng viên khai thác phần lớn được họ lưu giữ riêng. Việc nộp lại các văn bản, tư liệu của phóng viên cho toà soạn chưa có quy định bắt buộc. Một số tờ báo có yêu cầu phóng viên phụ trách một chuyên đề quan trọng nào đó phải nộp tư liệu cho cơ quan sau khi tham khảo xong. Tuy nhiên cũng rất hạn chế.
Ví dụ : tại Thời báo kinh tế Việt nam, hiện có một phóng viên chuyên phụ trách chuyên mục Văn bản mới có nhiệm vụ cập nhật nhiều loại văn bản pháp
luật của Đảng và Nhà nước mới ban hành hoặc đã sửa đổi, bổ sung để giới thiệu với bạn đọc trên chuyên mục. Sau khi tham khảo xong, các văn bản trên phải nộp lại cho phòng tư liệu cơ quan để các phóng viên khác tham khảo. Hiện nay số lượng văn bản pháp luật lưu giữ trong phòng tư liệu của toà báo đều do người phóng viên này thu thập.
Một số phòng tư liệu- thư viện của các toà báo khác cũng tiến hành thu thập và lưu trữ các loại tư liệu để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên. Các loại tư liệu chủ yếu hiện đang đanglưu trữ ở phòng tư liệu là các bài viết đã đăng trên báo của toà soạn dưới dạng báo lưu đóng quyển; lưu bài viết theo tên tác giả và theo chủ đề trong máy tính; các loại văn bản pháp luật và các sách hệ thống hoá các văn bản pháp luật ; một số loại sách tham khảo phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của từng toà báo được đặt mua.
Ví dụ : Báo Nhân dân là cơ quan ngôn luận của Đảng cộng sản Việt Nam
nên đã tổ chức mua và lưu trữ rất nhiều sách tham khảo về chính trị, về Đảng và Bác Hồ.
Thời báo kinh tế Việt Nam với nhiệm vụ phản ánh những vấn đề về kinh tế
nên đã đặt mua và lưu trữ nhiều sách liên quan đến các lĩnh vực kinh tế.