e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.1.2.Quy định của các toà soạn báo về lưu trữ tư liệu
Qua việc khảo sát thực tế tại năm toà soạn báo nói trên chúng tôi thấy rằng các vị lãnh đạo toà báo và những người có chức năng quản lý đều nhận thức khá rõ vai trò quan trọng của việc lưu trữ tư liệu. Tuy vậy vấn đề lưu trữ tư liệu tại các toà báo còn tồn tại nhiều vấn đề chưa được giải quyết triệt để, dưới đây chúng tôi xin có một số nhận xét sau :
Các toà soạn báo chưa ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ tư liệu. Nhưng trong thực tế, do yêu cầu quản lý, các toà soạn báo có một số quy ước cụ thể cho từng loại tư liệu, chẳng hạn :
Báo ảnh Việt Nam có yêu cầu anh chị em phóng viên phải nộp những tấm phim của bức ảnh được đăng báo vào phòng tư liệu phim từ 1995 đến nay. Nhờ có quy định này mà số lượng phim nộp từ 1000 tấm phim/năm trước năm 1995 đã tăng lên 4000 tấm phim/năm sau năm 1995 đến nay. Tuy vậy yêu cầu này cũng đang vấp phải nhiều ý kiến không đồng tình của nhiều phóng viên. Vì họ muốn lưu trữ cả một cuộn phim chứ không muốn cắt lẻ ra.
Hầu hết các toà soạn báo đều có quy định đóng tập và lưu trữ vĩnh viễn các ấn phẩm báo chí của toà soạn phát hành, kể cả báo ngày, báo tuần, báo tháng. Các loại báo khác mang tính chất tham khảo sẽ lưu từ 2-5 năm rồi huỷ. Duy nhất Báo Nhân dân với chức năng, nhiệm vụ quan trọng của một tờ báo Đảng, nên nhiều năm nay luôn đóng tập và lưu trữ 15 đầu báo, tạp chí chuyên ngành khác nhau có giá trị như các báo ở trung ương, tạp chí cộng sản, tạp chí nghiên cứu lịch sử, kinh tế... làm tư liệu tham khảo cho phóng viên.
Không có một toà soạn báo in nào yêu cầu phóng viên nộp lại tư liệu đã khai thác và dùng xong vào phòng tư liệu cơ quan. Mặc dù ai cũng biết có một
nay vẫn thuộc quyền sở hữu cá nhân. Vì vậy, có những phóng viên nộp tư liệu, có người không nộp vì chưa có quy định bắt buộc. Toà soạn rất khó quản lý nguồn tài liệu này.
Công tác lưu trữ tư liệu ở các toà soạn báo nói trên mới chỉ ở dạng đơn giản nhằm cung cấp một số tài liệu tham khảo cho phóng viên, chứ chưa đi sâu và chưa có những quy chế cụ thể về xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu cụ thể. Một phần cũng do nhận thức của lãnh đạo toà soạn về vấn đề này và hạn chế về chuyên môn của nhân viên tư liệu.
Hàng năm các toà báo vẫn dành một khoản kinh phí nhất định từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng để thu thập bổ sung các loại sách tham khảo; đặt mua báo chí trong và ngoài nước; đầu tư trang thiết bị hiện đại cho phòng tư liệu như máy tính; máy photo copy, máy lạnh; tuyển thêm nhân viên có trình độ chuyên môn; tổ chức bảo quản chống mối mọt hàng năm cho các loại tư liệu được lưu trữ.
Ví dụ: Để đáp ứng những nhiệm vụ đặt ra của Báo Nhân dân trong từng giai đoạn, phòng tư liệu Báo Nhân dân thường xuyên thu thập, bổ sung các loại sách, tư liệu tham khảo có giá trị bằng cách đặt mua của các nhà xuất bản có uy tín để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên. Nguồn kinh phí dùng cho việc này hoàn toàn không bị hạn chế. Đây cũng là một nguyên nhân làm phong phú thêm nguồn tư liệu của toà báo.
Ngược lại ở Thời báo kinh tế Việt Nam, là một tờ báo chuyên ngành có phạm vi hoạt động hẹp, kinh phí không nhiều nên phòng tư liệu chỉ được phép thu thập tư liệu bằng cách sưu tầm và đặt mua một cách rất hạn chế sách, báo, tạp chí. Việc bỏ kinh phí ra bảo quản tư liệu hàng năm cũng rất ít, nhân viên tư
liệu chỉ có một người vừa trông coi phòng đọc vừa lưu trữ tin, bài viết phóng viên vào máy tính.
Một vài năm trở lại, các toà báo đang tiến hành nghiên cứu và thử nghiệm lưu trữ báo bằng máy vi tính. Đến cuối năm 2002, Báo ảnh Việt Nam cũng bắt đầu thực hiện dự án quản lý tư liệu phim, ảnh báo chí bằng máy tính.
Bên cạnh một số tờ báo lớn như Báo Nhân dân, Báo Lao động tổ chức lưu trữ được khá nhiều tư liệu. Còn nói chung công tác lưu trữ tư liệu tại các cơ quan báo chí còn yếu và thiếu và chưa được coi trọng đúng mức. Mà dẫn chứng cụ thể nhất là hiện vẫn chưa có một quy định cụ thể về lưu trữ tư liệu tại toà soạn.