Trong cuốn Từ điển tiếng Việt của Nhà xuất bản khoa học xã hội Việt Nam và Trung tâm Từ điển học-1994, tư liệu được định nghĩa là những : “ tài liệu sử
được giải thích cụ thể. Nếu theo định nghĩa này, tư liệu có thể bao gồm : các loại sách, báo, tạp chí, văn bản, tài liệu ghi chép các nhân, các sơ đồ, bản đồ, số liệu thống kê... mà người ta thường sử dụng để tìm hiểu, nghiên cứu về một vấn đề nào đó. Từ cách hiểu trên đây, căn cứ vào phạm vi của đề tài và căn cứ vào kết quả khảo sát từ thực tế, chúng tôi thấy trong quá trình làm việc, các phóng viên báo chí đã thường xuyên sử dụng một khối lượng tư liệu đa dạng về loại hình, phong phú về mặt nội dung. Chính vì vậy, để người đọc tiện theo dõi, dưới đây chúng tôi xin tạm phân loại các tư liệu cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của các phóng viên báo chí và hiện đang được lưu trữ tại các toà soạn báo.
b)Các loại tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên.
Như trên đã nói, trong quá trình hoạt động quản lý của toà soạn và hoạt động nghiệp vụ của phóng viên báo chí đã hình thành các loại văn bản có liên quan để giải quyết các nhiệm vụ được giao. Thực tế tại các toà soạn báo đã hình thành hai loại văn bản dưới đây:
1) Các loại văn bản :
Trong quá trình hoạt động, các toà soạn báo thường xuyên nhận được các loại văn bản quản lý hành chính gồm văn bản pháp luật và văn bản quản lý hành chính thông thường do các cơ quan cấp trên, cơ quan cấp dưới, ngang cấp và các cơ quan có liên quan gửi tới. Đồng thời các toà soạn cũng phải sưu tầm và ban hành các loại văn bản quản lý hành chính để gửi cho các cơ quan có liên quan. Những văn bản này hiện đang được lưu giữ tại phòng hành chính (bộ phận văn thư), chủ yếu là công văn đi và công văn đến. Còn các hồ sơ công việc hiện vẫn còn giữ tại các phòng ban chuyên môn của toà soạn.
Trong phạm vi luận văn này, chúng tôi chỉ giới thiệu các loại văn bản quản lý hành chính mà toà soạn sưu tầm hoặc do các phóng viên thu thập được trong
quá trình đi viết tin, bài mang về với tư cách là một nguồn tư liệu để khai thác, sử dụng khi cần thiết. Còn các tài liệu lưu trữ ở bộ phận hành chính chúng tôi xin dành cho một công trình nghiên cứu khác. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, phóng viên cũng có thể khai thác thông tin trong các tài liệu này.
*Văn bản pháp luật : Cũng giống như nhiều cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức khác, trong các toà soạn báo đều có các loại văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước ở Trung ương ban hành như: Hiến pháp, Luật, Lệnh, Pháp lệnh, Nghị định...có nội dung đề cập đến các vấn đề chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội. Các văn bản quy phạm pháp luật này thường được các phóng viên , biên tập viên tham khảo chủ yếu ở công báo và các sách hệ thống hoá pháp luật trong toà soạn.
Bên cạnh đó, trong toà soạn báo còn có một số ít các văn bản quy phạm pháp luật do địa phương ban hành như ở các Uỷ ban nhân dân tỉnh và các cấp, Hội đồng nhân dân...Loại văn bản này nhiều khi cũng rất cần cho các phóng viên khi khai thác thông tin để viết bài ở các địa phương, cơ sở vì vậy các loại văn bản quy phạm pháp luật do địa phương ban hành cũng được các phóng viên báo chí thu thập và lưu giữ tại toà soạn. Tuy nhiên các loại văn bản này đều không có tính hệ thống do từng địa phương ban hành để tiện cho việc quản lý.
Xuất phát từ nhu cầu của các toà soạn báo cần nắm vững thông tin về những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước từ đó để định hướng cho phóng viên trong hoạt động nghiệp vụ báo chí. Vì vậy các văn bản pháp luật có nhiều trong các toà báo, số lượng và nội dung các văn bản phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mỗi một tờ báo.
Tại các toà soạn báo hiện đang lưu trữ những loại văn bản quản lý hành chính: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản, Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng lao động...
Nội dung của các văn bản thường tập trung vào các vấn đề :
+ Các ý kiến chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, của cơ quan cấp trên có liên quan đến lĩnh vực quản lý của toà soà soạn. Ví dụ : Công văn của Bộ văn hoá- Thông tin, số 3586/VHTT-BC , ngày 16/8/2002 yêu cầu các cơ quan báo chí
Thông tin tuyên truyền về vấn đề khắc phục hậu quả chất độc hoá học.
+ Những thông báo về tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến các cơ quan báo chí. Ví dụ : Công văn số 08- TT/TTVH của Ban Tư tưởng-Văn hoá, ngày 31 tháng 10 năm 2002 gửi tới Ban tuyên giáo các tỉnh, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, Tổng biên tập báo, đài : Thông tin tổng hợp về định hướng phát triển kinh tế-xã hội năm 2003; Thực trạng và giải pháp cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước; Một số quan niệm về chủ nghĩa xã hội của các Đảng cộng sản CuBa, Liên bang Nga, Nhật Bản.
+ Tình hình triển khai và thực hiện các quyết định quản lý trong thực tiễn của các phòng ban chức năng, phòng chuyên môn của tờ báo. Ví dụ : Báo cáo của phòng tài chính về vấn đề thu, chi 6 tháng đầu năm 2002 của Thời báo kinh tế Việt Nam ngày 30/6/2002.
+ Tiếp nhận và trả lời đơn thư góp ý, phê bình, khiếu nại tố cáo và giải đáp thắc mắc của bạn đọc gần xa. Đây là một đặc điểm riêng của các cơ quan báo chí, nhất là những tờ báo có phản ánh nhiều về những vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội như báo Nhân dân, báo Lao động, báo Hà nội mới. Ví dụ : Ban bạn đọc của Báo Lao động ra ngày 26/8/2002 đăng bài trả lời thư bạn đọc Vương Đình Phú-Quận Phú Nhuận-thành phố Hồ Chí Minh và một số bạn khác về vấn đề Sử
Như trên đã nói, tại các toà soạn hiện đang có hai bộ phận lưu giữ và bảo quản các thông tin tư liệu. Các văn bản quản lý hành chính thông thường sau khi xử lý xong đều được lưu giữ và bảo quản tại phòng hành chính-văn thư để phục vụ cho hoạt động quản lý của toà soạn.Còn các loại tư liệu khác như : các số báo đã phát hành, các loại sách tham khảo, các biểu mẫu, biểu đồ, hồ sơ tác giả... đều được lưu giữ tại phòng tư liệu-thư viện.
Như ở Báo Lao động, nhiều văn bản quản lý hành chính từ trước đến nay đều không đưa vào lưu trữ. Cho đến 1995, những văn bản quản lý hành chính, công văn giấy tờ ...cần thiết đã bắt đầu lưu trữ tại phòng hành chính. Tuy nhiên hiện nay mới chỉ lưu những công văn đi còn những công văn đến (nhất là những vấn đề, chuyên mục cần phải có sự trả lời của các phòng (ban) chuyên môn thì ít khi lưu. Theo ý kiến của nhân viên phòng tư liệu ở báo Lao động, trong tương lai dự kiến trong 10 năm sẽ huỷ văn bản/lần.
Tại Thời báo kinh tế Việt Nam, những văn bản quản lý quan trọng từ những ngày đầu thành lập toà báo đều đang được lưu giữ tại phòng hành chính- văn thư cơ quan. Một số toà báo khác như : Báo Nhân dân, Báo Hà Nội mới, Báo ảnh Việt Nam cũng lưu giữ văn bản tương tự như vậy.
2) Các loại sách, báo, tạp chí
Bên cạnh những văn bản pháp luật và văn bản quản lý nói trên, tại các toà soạn báo còn có những loại sách, báo, tạp chí khác để phục vụ cho công tác thông tin, tuyên truyền. Những loại tư liệu này thường được thu thập, bổ sung và lưu trữ ở phòng tư liệu của các toà báo. Dưới đây chúng tôi xin điểm qua một số loại tư liệu cơ bản sau :
từng toà báo được lưu giữ từ những số báo đầu tiên khi cơ quan mới được thành lập. Nội dung được phản ánh trong các tờ báo đã phát hành là những vấn đề, sự kiện chính trị, kinh tế, xã hội đã xảy ra trong một thời kỳ lịch sử nhất định và qua đó nó cũng nói lên quá trình phát triển của một tờ báo. Nguồn tài liệu này có số lượng rất lớn và sẽ tiếp tục tăng lên theo quá trình hoạt động của toà báo. Có thể nói đây là loại tài liệu đáng kể nhất tại phòng tư liệu của các toà báo hiện nay.
Ví dụ: trong năm toà báo mà chúng tôi đã khảo sát hiện vẫn còn lưu giữ những số báo đầu tiên như Báo Nhân dân ra ngày 11/3/ 1951, Báo Lao động ra ngày 14/8/1929, Báo ảnh Việt nam ra ngày 15/10/1954...
Những tư liệu này được lưu giữ dưới dạng từng tờ báo được đóng thành quyển có bọc bìa cứng theo thứ tự số phát hành, từng quý, từng năm. Hiện nay một số toà báo đã tăng lượng phát hành nên phải đóng quyển theo từng tháng, từng quý. Loại tư liệu này được lưu giữ vĩnh viễn và là nguồn thông tin đáng tin cậy để các phóng viên, biên tập viên và bạn đọc nghiên cứu, khai thác .
Ví dụ: Báo Nhân dân hàng tháng : từ tháng 1-12/2001
* Các loại báo, tạp chí của các báo khác : Loại tư liệu này thường được bổ sung hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm vào phòng tư liệu- thư viện bằng việc đặt mua tại các nhà xuất bản có uy tín trong và ngoài nước. Nội dung của các cuốn sách phù hợp với tiêu chí thông tin tuyên truyền của từng tờ báo để phục vụ cho việc tham khảo, thu thập tư liệu và giúp phóng viên có kiến thức nhất định về một vấn đề nào đó có liên quan đến nghiệp vụ báo chí của mình.
Nói chung ở các toà soạn báo đều thu thập, bổ sung nhiều loại báo, tạp chí chuyên ngành của nhiều báo khác bằng cách đặt mua để các phóng viên trong toà báo tham khảo. Ví dụ như ở Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới,
Thời báo kinh tế Việt nam, Báo ảnh Việt nam vẫn thường xuyên đặt mua dài hạn từ vài chục đến hàng trăm đầu báo , tạp chí các loại hàng năm.
Tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ của từng toà báo mà phòng tư liệu đặt mua báo chí cho phù hợp, nhưng thường tập trung vào một số tờ báo và các tạp chí chuyên ngành có uy tín ở trung ương như Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới, Báo Quân đội nhân dân, Báo Văn nghệ... hoặc các tạp chí như Tạp chí Cộng sản, Tạp chí lịch sử, Tạp chí nghiên cứu kinh tế...
*Sách : Ngoài các loại báo, tạp chí , các toà soạn báo còn đặt mua tại các nhà xuất bản có uy tín những loại sách tham khảo có nội dung phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng toà báo như các tuyển tập kinh điển của các vị lãnh tụ, các sách chuyên ngành văn học, nghệ thuật, lịch sử, địa lý, nhiếp ảnh, kinh tế, khoa học-kỹ thuật...
Ví dụ như : Thời báo kinh tế Việt nam đặt mua và lưu giữ làm tư liệu tham khảo cho các phóng viên nhiều loại sách có liên quan đến các vấn đề kinh tế, doanh nghiệp, đầu tư...
Báo Nhân dân là một tờ báo Đảng nên thu thập và lưu giữ rất nhiều các loại sách về chính trị, Đảng và Bác Hồ. Ví dụ: Báo Nhân dân hiện lưu khoảng 2 vạn đầu sách có giá trị gồm các tuyển tập, toàn tập kinh điển của Các Mác, Lênin, Hồ Chí Minh; sách văn học, lý luận phê bình, các loại sách về chính trị, văn hoá xã hội của các Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Nhà xuất bản Hội Nhà văn Việt Nam, Nhà xuất bản Văn học...
Báo Hà Nội mới ngoài những tuyển tập sách kinh điển còn có những cuốn sách tư liệu viết về những vấn đề kinh tế, văn hoá trong xã hội và những thông tin, sự kiện, giới thiệu về thủ đô của nhiều tác giả có uy tín.
Những loại tư liệu này đều tồn tại dưới dạng sách, được thanh lý, bổ sung hàng năm nên thông tin khá chính xác và cập nhật, được phóng viên trong toà báo rất quan tâm đón đọc. Tuy nhiên do kinh phí có hạn, ở một số toà báo số lượng tư liệu này còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế.
3) Các loại tư liệu ảnh, ghi âm
* Tư liệu ảnh: là một loại tài liệu tạo hình, được ghi lại bằng phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh. Nhiếp ảnh vốn là thành tựu của khoa học kỹ thuật, giờ đây nó trở thành một phương tiện sáng tạo độc lập, thâm nhập vào nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội, trong đó có hoạt động thông tin của báo chí.
Để hoàn thành chức năng truyền thông của mình, báo chí đã sử dụng mọi thành quả của nhiếp ảnh để minh hoạ cho thông tin bằng lời hoặc với tư cách là một thông tin bằng hình ảnh độc lập với phần lời. Đó chính là ảnh báo chí. Tổ
chức ảnh báo chí thế giới (WPP Foundation) cũng như Liên đoàn nhiếp ảnh nghệ thuật quốc tế (FIAP) nêu khái quát định nghĩa về ảnh báo chí : Những tác phẩm ảnh báo chí bao gồm những ảnh đơn hoặc bộ ảnh có tính năng “kể chuyện”, hay nói cách khác có tính truyền tải thông tin sinh động, thuộc loại các hình ảnh được đăng tải hàng ngày trên báo chí truyền thông đại chúng, bao gồm những đề tài biểu hiện sự chú ý quan tâm của con người , những tư liệu thời sự hoặc những biến cố, sự kiện đột xuất bất ngờ.[8]
Ảnh báo chí có thể bắt sự kiện dừng lại ở những khoảnh khắc tập trung cô đọng nhất, đem lại cho độc giả ấn tượng mạnh mẽ và sâu sắc. So với truyền hình là ảnh động và phản ánh nhanh chóng hơn, ảnh báo chí là ảnh tĩnh-thường đăng sau. Song người xem truyền hình không thể giữ lại hoặc xem lâu một hình ảnh nào đó, còn ảnh báo chí có thể làm được việc đó. Bởi vậy hiện nay dù làn sóng truyền hình phát triển đến mức nào, ảnh báo chí vẫn không mất đi giá trị và sức
hấp dẫn riêng của nó. Ngoài ra, ảnh báo chí mang tính chân thực, khách quan, tính thời sự, đại chúng, dễ hiểu và tính thẩm mỹ còn có thể thoả mãn nhu cầu“xem có lựa chọn” của công chúng trong thời đại bùng nổ thông tin. Vì vậy ảnh báo chí có giá trị tư liệu và sử liệu cao được lưu trữ lâu dài.
Ảnh báo chí đều có nguồn gốc ở các cơ quan báo chí, các hãng thông tấn. Với số lượng khoảng 500 tờ báo và tạp chí ra đời số lượng ảnh báo chí cũng tăng lên rất nhiều. Qua khảo sát, tại Báo Nhân dân, Báo Hà nội mới, Báo Lao động, Thời báo kinh tế Việt Nam, chúng tôi thấy rằng mỗi toà soạn thường có một vài phóng viên ảnh chuyên làm nhiệm vụ chụp ảnh theo từng chủ đề, nhiệm vụ tuyên truyền và cung cấp ảnh cho toà soạn. Bên cạnh đó còn có các phóng viên chuyên làm nhiệm vụ đưa tin, viết bài cũng chụp ảnh. Tuy nhiên tại Báo ảnh Việt Nam, với chức năng, nhiệm vụ thông tin bằng ảnh nên tư liệu ảnh được quan tâm hơn. Sau khi chụp xong, các phóng viên ảnh phải nộp phim của những bức ảnh đã được đăng báo hoặc những ảnh chưa đăng báo nhưng có giá