e) Số lượng tư liệu được lưu trữ
2.1.3.3. Bảo quản tư liệu
Trong phạm vi đề tài, cụ thể chúng tôi đã khảo sát và nghiên cứu việc lưu trữ và khai thác trong năm toà báo nói trên hai loại tư liệu cơ bản : thứ nhất đó là tư liệu chữ viết bao gồm các bài đăng trên báo in và thứ hai là các tư liệu ảnh báo chí được dùng để minh hoạ cho thông tin bằng lời nói. Vì vậy dưới đây chúng tôi xin trình bày khái quát về thực tế bảo quản của hai loại tư liệu trên tại năm toà báo đã khảo sát:
* Bảo quản tư liệu chữ viết : nhìn chung cách bảo quản tư liệu tại các toà báo mà chúng tôi đã khảo sát khá đơn giản, tuỳ theo cơ sở vật chất và hoàn cảnh cụ thể của từng toà báo mà tổ chức cho thích hợp.
Phòng tư liệu của toà soạn Báo Nhân dân có 1 phòng tư liệu với diện tích khoảng 30 m2 và hai kho lưu trữ sách, báo. Đây cũng là một trong năm toà báo mà chúng tôi khảo sát có phòng tư liệu rộng như vậy. Còn nói chung phòng tư liệu ở các toà soạn báo còn lại đều có diện tích khá khiêm tốn, ở đây vừa là phòng thu thập, lưu trữ và bảo quản tư liệu vừa là phòng đọc cho mọi người trong cơ quan.
Thời gian gần đây các phòng tư liệu đã được trang bị máy lạnh, nhiệt độ trung bình từ 22-24oC. Thông thường các loại báo lưu đóng thành tập của toà báo, sách tham khảo, từ điển tra cứu các loại được xếp trên giá để mọi người
diệt mối mọt, xịt thuốc chống gián, chuột; chống ẩm mốc; kiểm tra và bọc lại bìa của báo lưu đóng quyển và gáy sách. Báo lưu đóng thành tập thường chỉ sau một năm là giấy đã ố vàng. Hiện chưa có cách khắc phục tình trạng này. Một số phòng tư liệu lớn có chứa nhiều tài liệu như ở Báo Nhân dân, Báo Lao động thường có hai kho : một nơi làm phòng đọc và một nơi lưu trữ những tập báo lưu dự phòng và các loại tư liệu tham khảo đã cũ ít sử dụng đến.
Để quản lý tư liệu, các nhân viên thường lập sổ theo dõi tư liệu như : sổ giao tư liệu, sổ mượn tư liệu gồm các mục : thứ tự, tên tài liệu, tên người mượn tài liệu (hoặc giao tư liệu), ngày tháng mượn, ký tên, ghi chú. Nói chung các sổ mượn tư liệu này chỉ mang tính hình thức, không có quy định chặt chẽ như ở các kho lưu trữ hoặc các thư viện lớn.
* Bảo quản tư liệu ảnh báo chí : Khi nói đến ảnh báo chí người ta không thể không nhắc đến hai cơ quan báo chí có chức năng nhiệm vụ thông tin tuyên truyền bằng ảnh đó là Thông tấn xã Việt Nam và một tờ báo trực thuộc Thông tấn xã là Báo ảnh Việt Nam- đây là nơi bảo quản khá nhiều tư liệu ảnh trong nhiều năm qua đặc biệt là từ những năm 1954 trở lại đây.
Báo ảnh Việt nam ngoài phòng đọc dành cho cán bộ, phóng viên trong toà soạn còn có thêm một phòng tư liệu phim. Phòng rộng chừng 20m2 được chia đôi. Phía ngoài kê một giá sắt với 5m tài liệu là các quyển ảnh mẫu (market ảnh) để tra cứu ảnh. Phía trong là 3 tủ có chứa những hộp phích bảo quản các loại phim tư liệu, được sắp xếp theo chủ đề, theo thời gian. Ví dụ : 1960-1970 - Lễ hội. Mỗi tấm phim được bọc một lớp áo phim để chống ẩm mốc, nhiệt độ
trong phòng lạnh luôn duy trì ở 20-22oC. Những tấm phim này là những phim âm bản gốc, khi có yêu cầu khai thác thì nhân viên tư liệu sẽ rút phim ra để làm các bức ảnh dương bản cung cấp cho người yêu cầu.
Do được bảo quản khá tốt, nên các tư liệu phim của Báo ảnh Việt Nam từ những năm 1955 đến nay vẫn rất tốt. Tuy nhiên, một số rất ít trường hợp tư liệu phim bị mốc nhẹ có thể lau cồn, nếu bị mốc nhiều sẽ phải huỷ bỏ tấm phim đó. Trường hợp phim màu ngả sang màu tím hoặc màu vàng (bay màu) thì các nhân viên phòng tư liệu phim sẽ chụp lại bức ảnh gốc để lấy phim lưu trữ. Dĩ nhiên chất lượng phim không bằng tư liệu phim gốc.
Báo ảnh Việt nam được ra đời từ năm 1954 đến nay đã lưu trữ được khoảng 10 vạn kiểu. Hàng năm còn bổ sung thêm khoảng 3.500 ảnh gốc do các phóng viên ảnh nộp vào với nhiều thể loại ảnh khác nhau : ảnh thời sự, ảnh phong cảnh, ảnh nghệ thuật... ảnh là ngôn ngữ chính để thông tin, tuyên truyền, nên vừa là sản phẩm vừa là phương tiện hoạt động chính của cơ quan này. Do mới thành lập từ sau 1954 nên ảnh lưu trữ của những giai đoạn trước phải sang phòng tư liệu của Thông tấn xã Việt Nam sao lại.
Ngoài các cơ quan thông tấn kể trên, những báo in ra hàng ngày, hàng tuần như Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới, Thời báo kinh tế Việt nam ... đều có một đội ngũ phóng viên ảnh riêng và các phóng viên báo chí cũng chụp ảnh. Tuy nhiên họ chỉ nộp dương bản ảnh, còn âm bản gốc thì giữ lại và thuộc quyền sở hữu của cá nhân từng phóng viên. Các toà soạn chưa có quy định và chưa tổ chức lưu trữ tư liệu ảnh như Báo ảnh Việt nam.
* * *
Qua khảo sát thực tế tại các toà soạn báo tại Hà Nội chúng tôi nhận thấy trong quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ của toà báo đã hình thành nên rất nhiều loại văn bản, tư liệu khác nhau. Với số lượng lớn, đa dạng về
báo nói trên vừa yếu và vừa thiếu, không có một quy định rõ ràng bằng văn bản nào ngoại trừ Báo ảnh Việt Nam có quy định nộp lưu phim. Chúng tôi cho rằng hiện nay vấn đề này phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của người lãnh đạo, phạm vi hoạt động của tờ báo, kinh phí của cơ quan và cả trình độ của nhân viên tư liệu.
2.2. Tình hình tổ chức khai thác nguồn tư liệu tại các toà soạn Báo Nhân dân, Báo Lao động, Báo Hà Nội mới, Thời báo kinh tế Việt Nam, Báo ảnh Việt Nam.
Bên cạnh việc tổ chức thu thập, lưu trữ và bảo quản các loại tư liệu, phòng tư liệu của các toà soạn báo cũng quan tâm đến việc tổ chức khai thác, sử dụng tư liệu để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của phóng viên và cán bộ nhân viên trong toà soạn.Qua việc khảo sát thực tế tại năm cơ quan báo chí nói trên ở Hà Nội, chúng tôi xin giới thiệu thêm về vấn đề khai thác tư liệu tại các toà báo này.
2.2.1. Nhu cầu khai thác thông tin từ các nguồn tư liệu tại các toà soạn báo Do đặc trưng nghề nghiệp, nên các phóng viên báo chí có nhu cầu rất lớn về việc khai thác tư liệu. Để tìm hiểu vấn đề này, chúng tôi đã xây dựng một bảng hỏi và gửi xin ý kiến của 100 phóng viên ở nhiều độ tuổi khác nhau từ 22 tuổi - trên 55 tuổi, có thâm niên công tác từ 5 năm đến trên 25 năm, có nhiệm vụ viết bài, đưa tin bằng hình ảnh phản ánh nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Qua bảng điều tra trên chúng tôi đã thu được một số kết quả như sau :
2.2.1.1. Các loại tư liệu mà phóng viên thường xuyên khai thác thông tin
+ Các loại văn bản pháp luật: Trong tổng số 100 phóng viên được hỏi có
tới : 88 người trả lời có , chiếm tỷ lệ 88% và 12 người chiếm tỷ lệ 12% trả lời
Trong quá trình hoạt động nghiệp vụ của phóng viên, việc thu thập các văn bản pháp luật có liên quan đến vấn đề mà phóng viên đang theo dõi để viết bài là điều không thể thiếu được để đảm bảo bài viết đi đúng đường lối chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Phóng viên có thể khai thác tư liệu này tại thư viện cơ quan, doanh nghiệp, các Bộ ngành có liên quan.
12% số phóng viên được hỏi không thường xuyên sử dụng văn bản pháp luật thường rơi vào những người có thâm niên từ 4-6 năm công tác, với độ tuổi khá trẻ khoảng từ 22-28 tuổi chưa có nhiều kinh nghiệm và sự nhận thức về tầm quan trọng của những thông tin trong các loại tư liệu đối với bài viết của mình. Ngoài ra ở một số phóng viên ảnh của Báo ảnh Việt Nam, do đặc trưng nghề nghiệp nên ít có nhu cầu khai thác loại tư liệu này.
+ Báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo chuyên đề... : 98 người trả lời có ,chiếm tỷ lệ 98% và 2 phóng viên trả lời không, chiếm tỷ lệ 2%. Loại tư liệu này phản ánh khá rõ tình trạng hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, nên được hầu hết các phóng viên khai thác thông tin trong loại tư liệu này. Đôi khi do quá lạm dụng còn dẫn đến tình trạng viết bài “theo báo cáo”.
+ Các bài viết đã từng đăng trên báo... : 78 phóng viên trả lời có, chiếm tỷ lệ 22% số người được hỏi và 78 phóng viên trả lời không, chiếm tỷ lệ 22%. Số người không sử dụng thường ở những phóng viên trẻ, chưa coi trọng việc tham khảo các bài viết của những người đi trước.
+ Thông tin khảo sát từ thực tế : 100 phóng viên trả lời có, chiếm tỷ lệ 100%. Bên cạnh việc khai thác thông tin ở các văn bản, giấy tờ cần thiết thì việc đi về địa phương cơ sở để khảo sát thực tế và thu thập thông tin là điều thể thiếu được trong bài viết của các phóng viên. Vì thông tin từ thực tế phản ánh
+ Các loại tư liệu tham khảo khác như sách, từ điển tra cứu...85 phóng viên trả lời có và 15 phóng viên trả lời không, chiếm tỷ lệ 85% và 15%. 15% phóng viên không sử dụng các loại tư liệu tham khảo thường ở những phóng viên trẻ (từ 5-7 năm trong nghề).
Có thể nói các loại tư liệu mà phóng viên thường xuyên khai thác thông tin rất đa dạng và phong phú. Tuy nhiên trong thực tế, các loại tư liệu trên là những thành phần cơ bản và sẽ được bổ sung khi đi khảo sát thực tế tại địa phương. Việc tham khảo tư liệu phụ thuộc rất nhiều vào độ tuổi, kinh nghiệm công tác của từng phóng viên.
2.2.1.2. Tác dụng của tư liệu, tài liệu đối với hoạt động nghiệp vụ của phóng viên
Sở dĩ việc khai thác thông tin trong tư liệu là công việc của mọi phóng viên vì :
+ Thông tin trong tư liệu giúp phóng viên nắm vững những chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, những quy định cụ thể của pháp luật.
Chúng ta cũng biết rằng, nghề làm báo thường xuyên tác động tới tư tưởng, tình cảm, đạo đức của quảng đại quần chúng. Đảng và Nhà nước ta coi các phóng viên như những chiến sỹ trên mặt trận tư tưởng, văn hoá. Nhiệm vụ thường xuyên của người phóng viên báo chí là phản ánh đời sống xã hội trong nhiều lĩnh vực. Vì vậy, trong quá trình hoạt động nghiệp vụ của mình, phóng viên phải nắm vững lý luận, tư tưởng, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ, từng giai đoạn.
Người phóng viên nắm vững được phương hướng, đường lối cơ bản của Đảng và Nhà nước có nghĩa là họ cần phải hiểu cụ thể (chẳng hạn: thế nào là công nghiệp hoá, hiện đại hoá, giữ gìn bản sắc dân tộc...). Cần phải xây dựng tư
tưởng gì, khắc phục tư tưởng nào. Hiểu được những chỗ mới và nắm được những quan niệm cũ có thể ảnh hưởng đến đường lối, chủ trương mới, từ đó người phóng viên có thể phát hiện ra những nhân tố mới, sự việc có ý nghĩa. Những điều này được phản ánh rất rõ trong các văn bản pháp luật của Đảng và Nhà nước. Chính vì vậy, các loại văn bản pháp luật, công văn giấy tờ... nói chung là những loại tư liệu rất quan trọng hầu như phóng viên nào cũng phải thu thập khi viết về một vấn đề nào đó trong xã hội.
Ví dụ : tháng năm 5-1999 vừa qua, Luật Báo chí năm 1989 đã được bổ sung và sửa đổi một số điều cho phù hợp với tình hình mới và đã được Quốc hội thông qua. Mục đích của việc sửa đổi, bổ sung Luật Báo chí năm 1989 nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho báo chí Việt Nam phát triển đúng định hướng, đúng pháp luật, bảo đảm quyền tự do báo chí của nhân dân, đề cao trách nhiệm của các cơ quan báo chí, nhà báo...Nội dung sửa đổi của Luật Báo chí tập trung vào một số điểm như : Cải chính và trả lời trên báo chí; Về cơ quan chủ quản báo chí; Về chính sách tài chính đối với báo chí; Về quản lý Nhà nước...
Có thể nói đối với một cơ quan báo chí nói chung và đối với hoạt động nghiệp vụ của người phóng viên nói riêng thì nội dung đổi mới của Luật Báo chí là một tư liệu vô cùng quan trọng mà họ cần phải nắm vững để hiểu được những chủ trương của Đảng và Nhà nước đối với ngành báo chí trong tình hình hình mới.
+ Thông tin trong tư liệu giúp phóng viên nắm được thực trạng hoạt động của địa phương, cơ sở, các cơ quan, doanh nghiệp.
Trong các báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo chuyên đề và những thông tin được ghi chép lại khi đi thực tế tại cơ sở phản ánh rất rõ quá trình hoạt động và
tháng, hàng quý, hàng năm, 5 năm, 10 năm ...Báo cáo tổng kết sẽ giúp các phóng viên có cái nhìn tổng quan về một cơ quan, đơn vị trong từng giai đoạn cụ thể và cung cấp cho phóng viên những tư liệu, số liệu khá chính xác.
Ví dụ : Báo Lao động số 289 ra ngày 29/10/2002, Tr.3 có đăng bài “Bộ
Thuỷ sản và Bộ Tư lệnh biên phòng phối hợp bảo vệ biển” của X.Q , trong đó có
đoạn : “Ngày 28.10, Bộ Thuỷ sản và Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng đã tổ chức
Hội nghị sơ kết 7 năm thực hiện thoả thuận giữa hai lực lượng về quản lý, bảo vệ chủ quyền , giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ nguồn thuỷ sản và hoạt động nghề cá trên vùng biển Việt nam...”.Chúng ta có thể thấy, qua việc đi dự họp ở cơ sở
và thu thập tư liệu là bản Báo cáo sơ kết 7 năm của Hội nghị, người phóng viên sẽ nắm rõ hơn hoạt động thực tế của các cơ quan và phản ánh trên bài viết một cách chân thực và kịp thời nhất.
+ Thông tin trong tư liệu giúp phóng viên tìm hiểu lịch sử của một vấn đề . Các ấn phẩm báo chí đã phát hành của từng cơ quan được lưu lại trong nhiều năm để làm tài liệu tham khảo. Báo lưu được đóng thành từng quyển theo từng tháng, từng quý, từng năm để tiện cho mọi người tra cứu. Loại tư liệu này thường mang tính chất tham khảo, so sánh, đối chiếu những thông tin ở một giai đoạn trước với những sự kiện, vấn đề xảy ra trong hiện tại . Nhiều toà báo hiện còn lưu trữ đầy đủ từ số báo đầu tiên cho tới nay, đây là nguồn tư liệu có giá trị về lịch sử hoạt động của một cơ quan báo chí mà còn phản ánh nhiều vấn đề trong đời sống xã hội từ hàng nhiều chục năm về trước.
Vào dịp Lễ tết hoặc nhân dịp kỷ niệm những sự kiện trọng đại của đất nước, phóng viên viết về những vấn đề trên thường phải tham khảo báo lưu đã phát hành nhiều năm trước. Các bài viết đã đăng trên báo trước đây sẽ giúp phóng
viên trong việc chọn đề tài, tránh trùng lặp thông tin và gợi ý cho phóng viên những ý tưởng sáng tạo, những đề tài mới.
Ví dụ : Từ tháng 10-2001 đến 10-2002, báo Hà Nội mới đã tổ chức cuộc thi viết “Cả nước cùng Thủ đô hướng tới 1000 năm Thăng Long-Hà Nội”. Rất nhiều phóng viên, biên tập viên và bạn đọc yêu Hà Nội đã tham gia viết bài. Để có thêm tư liệu cho bài viết, họ đã tham khảo nhiều loại tư liệu viết về Thủ đô