- Việc tuân thủ các quy trình quản lý TSLĐ trong cơ chế quản lý tài sản của VTI còn nhiều bất cập.
3.2.3.Quản lý chặt chẽ công tác thu hồi công nợ
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG QUỐC TẾ
3.2.3.Quản lý chặt chẽ công tác thu hồi công nợ
Một khoản phải thu khách hàng có chất lượng tốt khi nó có thể chuyển hóa thành tiền trong một khoản thời gian hợp lý trong mối quan hệ với chính sách bán hàng và chính sách quản trị khoản phải thu. Để làm tốt hoạt động quản lý khoản phải thu VTI cần quản lý chặt chẽ ngay từ khi ký hợp đồng, cần có chính sách tín dụng phù hợp đối với từng đối tượng khách hàng, đồng thời cần phải thiết lập tiêu chuẩn bán chịu và xây dựng quy trình thu hồi công nợ đối với từng nhóm khách hàng.
Quản lý chặt chẽ khách hàng ngay từ khi ký hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến thăm trụ sở Công ty của khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ không. Sau đó đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng. Nhân viên bán hàng cần phải thu thập đầy đủ thông tin liên hệ như điện thoại, mail, fax… của nhân viên trực tiếp làm việc, cũng như của những người quản lý để việc liên hệ được thực hiện thông suốt. Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán, mức thu lãi suất trả chậm…
VTI cần phân loại khách hàng sử dụng dịch vụ Viễn thông- Công nghệ thông tin. Việc phân loại và mã hóa khách hàng phải được thực hiện ngay từ khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng, cụ thể theo các nhóm sau: Cơ quan nhà nước; doanh nghiệp trong nước; nước ngoài (tổ chức, cá nhân); tư nhân (cá nhân, hộ gia đình); đại lý; nghiệp vụ; công vụ; bưu điện văn hóa xã.
Hợp đồng sau khi ký với khách hàng cần phải được quản lý, theo dõi, bảo quản theo nhóm khách hàng, theo thời gian ký hợp đồng. Hồ sơ khách hàng phải được lưu đầy đủ, dễ sử dụng.
Sau khi ký hợp đồng, VTI phải gửi invoice, hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.
Đồng thời VTI phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng, có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ. Định kỳ 3-6 tháng phải tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng. Đồng thời phân ra thành các loại nợ: nợ trong hạn, nợ đến hạn và nợ quá hạn để có những biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả nhất.
Cần có chính sách tín dụng phù hợp đối với từng đối tượng khách hàng
Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Vì vậy, VTI cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Công ty có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên VTI cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này. Cụ thể:
- Đối với khách hàng lớn, có uy tín VTI có thể cung cấp dịch vụ ngay khi có yêu cầu của khách hàng.
- Đối với khách hàng mới VTI chưa nắm bắt được khả năng thanh toán của họ, hay chưa có uy tín, mức độ tin cậy không cao, VTI nên áp dụng phương thức thanh toán ngay, hoặc nếu có cung cấp dịch vụ trước thì phải có những điều khoản ràng buộc chặt chẽ về thanh toán cước.
- Đối với khách hàng khả năng thanh toán thấp hoặc không có khả năng thanh toán, VTI có thể từ chối đơn hàng để tránh rủi ro khách hàng mất khả năng thanh toán.
- Đối với khách hàng cá nhân, VTI cần phải xác định cá nhân đó làm việc cho doanh nghiệp, tổ chức nào. Ai là người chịu trách nhiệm thanh toán cá nhân hay doanh nghiệp, từ đó xem xét việc có hay không cung cấp dịch vụ.
- Đối với những khách hàng nợ cước lâu, khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tiếp theo VTI cần cân nhắc về khả năng thanh toán của khách hàng, có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước một phần cước phí, đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán mọi khoản nợ còn tồn đọng.
Công ty cần phải thiết lập tiêu chuẩn bán chịu
Để hỗ trợ và phục vụ tốt hơn cho hoạt động phân tích tín dụng trong quan hệ mua bán chịu với khách hàng, Công ty phải thiết lập tiêu chuẩn bán chịu. Căn cứ để xây dựng tiêu chuẩn bán chiu, tác giả đề xuất Công ty xây dựng tiêu chuẩn dựa trên 5 tiêu chí hay còn gọi là mô hình 5C gồm: tư cách, vốn, khả năng trả nợ, điều kiện kinh doanh và tài sản đảm bảo. Tiêu chí tư cách đánh giá uy tín của khác hàng, là đạo đức, lòng tin, khả năng quản lý, độ sẵn sàng trả nợ; để xây dựng tiêu chuẩn tư cách cần dựa vào dữ liệu quá khứ về việc trả nợ và những đánh giá của các đối tác khác (những Công ty hoạt động trong lĩnh vực viễn thông có quan hệ với VTI). Tiêu chí vốn là sự chênh lệnh giữa tổng tài sản và nợ phải trả, phán ánh tình hình thanh khoản hiện thời của khách hàng trong trường hợp phải thanh lý tài sản để thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Khả năng trả nợ là khả năng tạo ra dòng ngân lưu từ hoạt động kinh doanh để trả nợ khi đến hạn, dựa trên dữ liệu tài chính do khách hàng công bố, thông thường là các báo cáo ngân lưu trong quá khứ và báo cáo ngân lưu dự toán. Điều kiện kinh doanh có thể bao
gồm các yếu tố khách quan, tương đối định tính như bối cảnh kinh tế, môi trường kinh doanh, nhu cầu mua bán chịu…Về tiêu chí tài sản đảm bảo, thông thường rất ít trường hợp mua bán chịu có tài sản đảm bảo.
Sau khi thực hiện đánh giá khách hàng dựa trên “bộ tiêu chuẩn phân tích tín dụng 5C”, Công ty cần phải sắp xếp các nhóm khách hàng vào hệ thống phân loại rủi ro để đánh giá. Hệ thống phân loại rủi ro gồm 3 phần: liệt kê các mức độ rủi ro, mô tả nhóm khách hàng và từng mức độ rủi ro và chính sách bán chịu đối với từng loại. Việc sắp xếp, phân loại rủi ro của từng nhóm khách hàng sẽ giúp VTI nhận dạng được nhóm khách hàng để áp dụng các chính sách bán chịu hợp lý. Đối với khách hàng có mức độ rủi ro thấp sẽ được hưởng hạn mức bán chịu cao nhất và không phải xem xét theo từng hợp đồng cung cấp dịch vụ. Ngược lại, đối với khách hàng có độ rủi ro cao thì VTI buộc khách hàng phải thanh toán ngay bằng tiền hoặc phải ứng trước tiền khi cung cấp dịch vụ.
Xây dựng quy trình thu hồi công nợ đối với từng nhóm khách hàng
Trong quá trình theo dõi và thu hồi các khoản phải thu, để đảm bảo đẩy nhanh tốc độ thu tiền, VTI cần phải xây dựng chu trình, thủ tục và tổ chức tốt quá trình theo dõi, kiểm soát các khoản nợ đến hạn và quá hạn.
Đối với những khách hàng mới phát sinh công nợ, VTI cần gửi mail nhắc nhở khách hàng thường xuyên, hàng tuần gọi điện thông báo khoản nợ cho khách hàng.
Đối với những khách hàng nợ lâu, VTI cần phải ghi chép cụ thể từng khách hàng nợ, mọi thông tin liên quan, lý do khách hàng chưa thanh toán. VTI cử nhân viên trực tiếp đến trụ sở của khách hàng để thu nợ. Nếu vẫn không thu được nợ, Công ty cần thông báo cho khách hàng có thể đòi nợ bằng pháp luật.
Đối với các khoản phải thu nội bộ
Theo phân tích ở trên, mặc dù các khoản phải thu nội bộ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng các khoản phải thu. Tuy nhiên, đây là khoản phải thu dễ thu hồi hơn phải thu khách hàng nên VTI cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác thu hồi công nợ nội bộ, làm tăng thêm nguồn vốn hoạt động kinh doanh của Công ty.
Trong quá trình thu hồi công nợ nội bộ nếu gặp nhiều khó khăn VTI có thể đề nghị Tập đoàn giúp đỡ, là đơn vị chủ quan Tập đoàn sẽ đưa ra những biện pháp hiệu quả nhất để thanh toán bù trừ công nợ giữa các đơn vị trực thuộc.