III. THỦ TỤC VAØ CÁCH THỨC KIỂM SỐT ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ CHI TIỀN: CHI TIỀN:
1. Tổ chức luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền thanh tốn: thanh tốn:
Giám đốc và kế tốn trưởng
Sơ đồ 14: Sơ đồ quy trình xử lý chi tiền áp dụng.
Kế tốn tổng hợp Thủ quỹ Kế tốn thanh tốn Phĩ phịng kế tốn (1) Bộ phận yêu cầu Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp Người nhận hàng
Phiếu yêu cầu 3 Đơn đặt hàng 5 Phiếu báo giá
(phơtơ) Hĩa đơn bán hàng Báo cáo nhận hàng 4
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ. Lập phiếu nhập kho
Phiếu yêu cầu 3 Đơn đặt hàng 5 Phiếu báo giá
(phơtơ) Hĩa đơn bán hàng Báo cáo nhận hàng 4 Phiếu nhập kho 1 Ghi sổ phải trả người bán 331 Bộ chứng từ gốc liên quan Tổng hợp tháng. 1 1
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ. Viết phiếu chi (hay hủy nhiệm chi )
Phiếu chi 1 (Ủy nhiệm chi)
Phiếu yêu cầu 3 Đơn đặt hàng 5 Phiếu báo giá
(phơtơ) Hĩa đơn bán hàng Báo cáo nhận hàng 4 Phiếu nhập kho 2
Phiếu chi 2 (Ủy nhiệm chi)
So sánh, đối chiếu. Ký duyệt. Kiểm tra sự phê chuẩn. Chi tiền. Ký nhận. Nhà cung cấp Gởi ủy nhiệm chi cho ngân hàng nhờ chi hộ. Nhận giấy báo nợ từ ngân hàng. Ghi sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng. Tổng hợp tháng. Ghi sổ chi tiết tiền mặt.. 1 2 1 1 21 Tổng hợp tháng. Bảng kê phân lọai. Chứng từ ghi sổ. Sổ cái
b. Giải thích:
Phĩ phịng kế tốn (1) nhận được các chứng từ do các bộ phận liên quan chuyển sang, tiến hành so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, chất lượng, phương thức vận chuyển và chi phí trên hĩa đơn bán hàng.
Các phép tính tốn được kiểm tra, phĩ phịng kế tốn (1) lập phiếu nhập kho hàng hĩa mua vào, định khoản vào hĩa đơn, ghi nhận khoản phải trả cho người bán. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên lưu cùng với các chứng từ liên quan.
Lúc này phĩ phịng kế tốn (1) tiến hành ghi nhận khoản phải trả cho người bán, ghi vào sổ chi tiết phải trả cho người bán.
Khi đến hạn thanh tốn, cĩ thể nhà cung cấp gọi điện đến nhắc nhở hoặc gởi giấy báo nợ, phĩ phịng kế tốn (1) lấy bộ chứng từ đưa cho kế tốn thanh tốn làm thủ tục chi trả.
Bộ chứng từ đưa qua làm thủ tục thanh tốn cần gồm đầy đủ: phiếu yêu cầu ( bộ phận yêu cầu gởi), bảng dự trù kinh phí ( nếu cần thiết ), phiếu báo giá (phơtơ), đơn đặt hàng ( bộ phận mua hàng gởi ), báo cáo nhận hàng (từ người nhận hàng), hĩa đơn bán hàng (bản gốc, của nhà cung cấp) và phiếu nhập kho.
Kế tốn thanh tốn tiến hành viết phiếu chi (nếu trả bằng tiền mặt) hoặc viết ủy nhiệm chi (nếu trả bằng chuyển khoản). Phiếu chi này được kế tốn thanh tốn lập thành 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên chuyển cùng bộ chứng từ đưa qua cho giám đốc và kế tốn trưởng ký duyệt.
Sau khi được phê chuẩn, thủ quỹ tiến hành chi tiền cho nhà cung cấp. Trước khi chi tiền, thủ quỹ cĩ sự kiểm tra chữ ký đảm bảo việc chi tiền được phê chuẩn bởi những người cĩ thẩm quyền.
Trường hợp chi bằng tiền gởi ngân hàng thì ủy nhiệm chi sau khi được ký duyệt, kế tốn thanh tốn gởi đến ngân hàng, nhờ ngân hàng chuyển tiền qua tài khoản cho nhà cung cấp.
Phiếu chi cùng với chứng từ gốc đưa qua cho kế tốn thanh tốn vào sổ chi tiết tiền mặt.
tiết tiền gởi ngân hàng.
Cuối cùng, tồn bộ chứng từ liên quan đưa qua cho phĩ phịng kế tốn ghi sổ chi tiết phải trả người bán, ghi giảm khoản phải trả người bán.
Bộ chứng từ được bảo quản, lưu trữ tại văn phịng kế tốn cơng ty.
III.2.Tổ chức hoạt động kiểm sốt đối với nghiệp vụ chi tiền: Bảng11 : Bảng kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoạt động kiểm sốt Thủ tục Về việc ủy quyền và xét duyệt - Về mặt ủy quyền:
Việc chi tiền thanh tốn hàng hĩa, dịch vụ cho nhà cung cấp được ủy quyền cho thủ quỹ chi tiền sau khi được xét duyệt đúng người cĩ thẩm quyền.
- Về mặt xét duyệt:
Việc xét duyệt, phê chuẩn cho việc thanh tốn được thực hiện bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
Phĩ tổng giám đốc cĩ quyền ký thay cho giám đốc và phĩ phịng kế tốn cĩ quyền ký thay cho kế tốn trưởng (trường hợp giám đốc và kế tốn trưởng vắng).
Ở đây, để tăng cường kiểm sốt chaët chẽ trong việc chi trả, cần
quy định phạm vi số tiền mà phĩ tổng giám đốc kinh doanh cĩ
quyền ký thay giám đốc, phĩ phịng kế tốn cĩ quyền ký thay kế tốn trưởng.
Nếu số tiền vượt quá phạm vi cho phép thì sự phê chuẩn phải được thực hiện bởi giám đốc và kế tốn trưởng, phĩ tổng giám đốc kinh doanh và phĩ phịng kế tốn khơng được quyền ký thay, phải chờ sự xét duyệt của giám đốc và kế tốn trưởng.
Nếu cần thiết cĩ cả sự quyết định của Hội đồng quản trị.
Như vậy cơng việc kiểm sốt thanh tốn việc mua hàng sẽ được thực hiện tốt hơn.
Về việc phân chia trách
nhiệm
1. Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa kế tốn thanh tốn và thủ quỹ. và thủ quỹ.
tổng hợp.
3. Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa kế tốn thanh tốn và kế tốn tổng hợp. và kế tốn tổng hợp.
Bảo vệ an tồn tài sản
1. Phiếu chi:
- Kế tốn viết phiếu chi cần dựa trên bộ chứng từ đầy đủ: phiếu yêu cầu, bảng dự trù kinh phí, phiếu báo giá, đơn đaët hàng, báo