Khái niệm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu trong quá trình hình thành nên sản phẩm đƣợc chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính tạo nên thực thể sản phẩm. Vật liệu phụ lại bao gồm nhiều loại cĩ loại thêm vào nguyên liệu chính để làm thay đổi tính chất của nguyên liệu chính nhằm tạo nên tính chất mới phù hợp với yêu cầu của sản phẩm.
Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp các loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi cĩ nhu cầu, ngƣời ta dùng phƣơng pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là việc xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn. Cụ thể xác định doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu gì? Cần bao nhiêu? Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào? Khi nào nhận đƣợc hàng?
23
Trình tự hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:
Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm
Kết cấu sản phẩm đƣợc biểu diễn dƣới dạng hình cây. Mỗi hạng mục trong kết cấu hình cây tƣơng ứng với từng chi tiết bộ phận cấu thành sản phẩm. Chúng đƣợc biểu diễn dƣới dạng cấp bậc từ trên xuống theo trình tự sản xuất và lắp ráp sản phẩm.
Bước 2: Tính tổng nhu cầu.
Tổng nhu cầu là tổng số lƣợng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc nguyên vật liệu trong từng giai đoạn mà khơng tính đến dự trữ hoặc lƣợng sẽ tiếp nhận đƣợc.
Xác định lƣợng nguyên vật liệu dự trữ để đảm bảo cho quá trình tiến hành đƣợc liên tục, hiệu quả địi hỏi phải cĩ một lƣợng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lƣợng nguyên vật liệu dự trữ (cịn gọi là định mức dự trữ nguyên vật liệu) là lƣợng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết đƣợc quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc tiến hành liên tục và bình thƣờng.
Bước 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lƣợng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai đoạn, đƣợc tính nhƣ sau:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu – Dự trữ hiện cĩ + Dự trữ an tồn Cơng tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Việc quản lý nguyên vật liệu cĩ hiệu quả hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào khả năng trách nhiệm của cán bộ quản lý. Để quản lý nguyên vật liệu một cách cĩ hiệu quả cịn phải xem xét trên các khía cạnh sau:
24
Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu: tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu cho việc quản lý nguyên vật liệu. Nếu thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho ngƣời quản lý nắm chắc số lƣợng, chất lƣợng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đĩ giảm thiệt hại đáng kể cĩ thể là do sự biến chất của nguyên vật liệu. Vì vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện hai nhiệm vụ sau:
-Tiếp nhận một cách chính xác về chất lƣợng, số lƣợng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hố đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển...
-Phải vận chuyển một cách nhanh chĩng nhất để đƣa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hƣ hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Tổ chức quản lý kho: Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy mĩc, dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất, đồng thời cịn là nơi thành phẩm của cơng ty trƣớc khi tiêu thụ. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của doanh nghiệp phải cĩ nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại nguyên vật liệu. Thiết bị kho là những phƣơng tiện quan trọng để đảm bảo giữ gìn tồn vẹn số lƣợng, chất lƣợng cho nguyên vật liệu.
Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
-Bảo quản tồn vẹn số lƣợng, nguyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa hƣ hỏng, mất mát đến mức tối thiểu.
-Luơn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất.
-Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứ lúc nào.
-Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích kho.
25
Để thực hiện những nhiệm vụ trên cơng tác quản lý bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
-Cơng tác sắp xếp nguyên vật liệu: dựa vào tính chất, đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an tồn, ngăn nắp, thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm kê. Do đĩ, phải phân khu, phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cách hợp lý.
-Bảo quản nguyên vật liệu: Phải thực hiện đúng theo quy trình, quy phạm Nhà nƣớc ban hành để đảm bảo an tồn chất lƣợng nguyên vật liệu.
Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát một cách nhanh chĩng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng cĩ hiệu quả cao năng xuất lao động của cơng nhân, máy mĩc thiết bị làm cho sản xuất đƣợc tiến hành liên tục, từ đĩ làm tăng chất lƣợng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm. Việc cấp phát nguyên vật liệu cụ thể tiến hành theo các hình thức sau:
- Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất.
Căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu của từng phân xƣởng, bộ phận sản xuất đĩ báo trƣớc cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát. Số lƣợng nguyên vật liệu đƣợc yêu cầu đƣợc tính tốn dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đĩ tiêu dùng.
-Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức):
Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lƣợng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát. Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch tốn tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộ phận cấp phát cĩ thể chủ động triển khai việc chuẩn bị nguyên
26
vật liệu một cách cĩ kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, thao tác tính tốn. Do vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao và đƣợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp cĩ mặt hàng sản xuất tƣơng đối ổn định và cĩ hệ thống định mức tiên tiến hiện thực, cĩ kế hoạch sản xuất.