Cổ phiếu MB được lưu ký và giao dịch thông qua thành viên trung gian là Công ty cổ phần chứng khoán MB - một công ty con của MB hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán và TTCK. Do đó, giữa MB và Công ty cổ phần chứng khoán MB luôn có sự trao đổi, tác động, phối hợp lẫn nhau trong việc quản lý thông tin cổ đông, quản lý giao dịch cổ phiếu MBB. Do vậy, cần xây dựng một cơ chế tổng quan thông qua các quy trình, thủ tục kiểm soát rủi ro thị trường để quản lý thông tin cổ đông và cổ phiếu MBB một cách hiệu quả. Cụ thể là:
- Cần xây dựng đầu mối để trao đổi thông tin, xử lý thông tin cũng như hướng dẫn cổ đông trong việc mở tài khoản chứng khoán, lưu ký cổ phiếu MBB.
- Các bên cần có quy trình, thủ tục để theo dõi và có biện pháp quản lý, kiểm soát tài khoản của cổ đông, đặc biệt là những tài khoản của cổ đông là người có liên quan của MB là tổ chức, cá nhân có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với MB thuộc một trong các trường hợp sau đây: MB với công ty con của MB và ngược lại; MB với người quản lý, thành viên Ban kiểm soát của MB hoặc với công ty, tổ chức có thẩm quyền bổ nhiệm những người đó và ngược lại; MB với tổ chức, cá nhân sở hữu từ 5% vốn điều lệ hoặc vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên tại MB và ngược lại; MB với vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em của của người quản lý, thành viên Ban kiểm soát, thành viên góp vốn hoặc cổ đông sở hữu từ 5% vốn điều lệ hoặc vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của MB và ngược lại; Cá nhân được ủy quyền đại diện cho MB quy định tại các điểm nêu trên với MB (Theo Điều 4 Luật Các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12).
Việc thiết lập quy trình, thủ tục theo dõi và quản lý giao dịch của người có liên quan của MB nhằm mục đích kiểm soát rủi ro, tránh trường hợp người có liên quan tự ý thực hiện các giao dịch cổ phiếu như mua, bán,
chuyển quyền phát sinh từ quyền sở hữu cổ phiếu… cho người khác mà không công bố thông tin theo quy định pháp luật. Quy trình này cần đảm bảo người có liên quan của MB chỉ được thực hiện giao dịch cổ phiếu sau khi có xác nhận của MB gửi tới Công ty cổ phần chứng khoán MB về việc MB đã thực hiện thủ tục công bố thông tin theo đúng quy định.
Ngoài ra, MB cần tiếp tục củng cố các cơ sở hạ tầng kiểm soát rủi ro đặc biệt là hệ thống quản lý rủi ro và kiểm tra kiểm soát nội bộ. MB cũng cần tiếp tục hoàn thiện các quy trình, quy chế, kiểm soát tốt sự tuân thủ; chấp hành nghiêm túc các quy chế chính sách và pháp luật hiện hành; đảm bảo an toàn hệ thống các sàn giao dịch, kho tàng, vận chuyển, kiểm đếm tiền mặt nhằm ngăn chặn kịp thời những biểu hiện tiêu cực và rủi ro nhất là trong tình hình hiện nay, rủi ro đối với ngân hàng tại Việt Nam đã gia tăng do sự không tuân thủ quy trình, quy chế nghiệp vụ của ngân hàng, nhiều tội phạm trong lĩnh vực ngân hàng được phát hiện và xử lý.