7. Bố cục của luận văn
1.2.1Ra quyết định và quy trình ra quyết định
1.2.1.1 Ra quyết định và vai trò của ra quyết định
Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản trị. Để giải quyết các vấn đề này người ta thường phải xây dựng và lựa chọn phương án tối ưu. Việc này tất yếu đòi hỏi các nhà quản trị cân nhắc, lựa chọn và đi đến quyết định.Vậy ra quyết định là gì?
Ra quyết định là công việc xuyên suốt các hoạt động của người quản lý bất kể ở cấp nào. Đó là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin cần thiết của thị trường, của bản thân doanh nghiệp. Vì thế có thể khẳng định rằng ra quyết định là quá tŕnh xác định vấn đề và lựa chọn phương án hành động trong những phương án khác nhau.
Ra quyết định về quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong các hoạt động về quản trị là bởi vì:
- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động về quản trị. Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra các quyết định, càng không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và hàng hoá.
- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự động hoá bằng máy móc tinh xảo nào.
- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng giữa chúng với nhau
18
là cực kỳ phức tạp và hết sức quan trọng. Không thận trọng trong việc ra quyết định, thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường.
Với vai trò quan trọng như trên, cho thấy ra quyết định là một khâu quan trọng trong việc quản lý của nhà quản trị:
- Căn cứ vào tính chất của quyết định người ta chia ra các quyết định chiến lược, các quyết định chiến thuật, các quyết định tác nghiệp.
- Căn cứ vào phương pháp ra quyết định có hai loại: Quyết định trực giác và quyết định có lý giải.
- Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định có thể chia ra quyết định dài hạn, quyết định trung hạn và quyết định ngắn hạn.
- Căn cứ vào tính chất tác động của quyết định trong tổ chức, người ta chia ra quyết định trực tiếp và quyết định gián tiếp
- Căn cứ vào các lĩnh vực chức năng quản trị hoạt động trong tổ chức có thể chia thành các quyết định tổ chức, quyết định nhân sự, quyết định tài chính và quyết định Marketing …
1.2.1.2 Quy trình ra quyết định
Hầu hết các nhà quản lý cấp cơ sở đều có cảm giác rằng họ có quá nhiều việc phải làm. Làm cách nào để có thể biết được cách phân bổ thời gian sao cho hợp lý? Giữa việc dễ làm, việc quan trọng và việc khẩn cấp, ta phải chọn việc nào để làm trước? Làm sao ta quyết định được?
Ra quyết định là một tiến trình, gốm các bước:
- Xác định vấn đề: Liên quan đến năng lực của nhà quản trị, nhất là năng lực hoạch định và điều hành: Cần nhận thức và kiểm soát các vấn đề bên trong và bên ngoài của tổ chức, đánh giá các yếu tố và xác định nguyên nhân của vấn đề giữa thực trạng hiện tại và kỳ vọng tương lai.
19
- Lựa chọn giải pháp, giải quyết vấn đề: Khi lựa chọn giải pháp, cần xét đến nhiều yếu tố, nhiều môi trường tác động đối với việc ra quyết định lựa chọn, giải quyết vấn đề.
- Đánh giá thực hiện giải pháp đã chọn: Kiểm tra tính chất của việc ra quyết định ở hiệu quả đạt được, có như mong muốn hay không.
Tóm lại: Cần lưu ý một số thông tin ở các bước ra quyết định như sau:
Thông tin (Knowledge): Ở giai đoạn này chúng ta thu thập dữ liệu và bảo đảm chúng đều chính xác. Những thông tin cần có là:
- Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng) - Yêu cầu chỉ thị của cấp trên.
- Nguồn lực để thực hiện công việc.
Mục tiêu (Objectives): Một khi bạn đã thu thập và kiểm tra tất cả thông tin có được thì việc quan trọng tiếp theo là quyết định xem chính xác vấn đề là gì. Câu
hỏi ở đây sẽ là: Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?
Phương án (Alternatives): Câu hỏi ở đây sẽ là:
Trên cơ sở những thông tin có được và mục tiêu cần đạt được, các phương án mà tôi có thể chọn lựa là gì?
Đánh giá và lựa chọn (Look ahead): Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng phương án nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:
- Các phương án sẽ được thực hiện như thế nào?
- Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
- Phí tổn (về tài chính và những thứ khác) cho việc áp dụng mỗi phương án là bao nhiêu?
Hành động (Action): Đây là lúc bạn chọn một trong số nhiều phương án, thực hiện và xem nó tiến triển như thế nào.