8. Cấu trúc của luận văn
3.2.2. Xây dựng quy trình tuyển sinh hệ VHVL, Khoa Ngoại Ngữ, Viện Đại học Mở
Mở Hà Nội
3.2.2.1. Mục đích của biện pháp
Giúp các nhà quản lý cĩ được quy trình tuyển sinh hệ VHVL tại Khoa Ngoại Ngữ, Viện Đại học Mở Hà Nội phù hợp, thuận tiện và hiệu quả. Quy trình tuyển sinh này sẽ là cơ sở để nâng cao chất lượng đầu vào. Muốn vậy cơng tác tuyển sinh cần được quan tâm một cách đúng mức. Việc tuyển sinh của Khoa trước hết phải đảm bảo đúng yêu cầu văn bản số 40 và 62 về cơng tác tuyển sinh, quy chế của Bộ GD-DT quy định trong cơng tác tuyển sinh đối với hệ khơng chính quy (hệ VHVL)
67
Khi xây dựng quy trình tuyển sinh nhà quản lý cần xác định và phân nhiệm rõ trách nhiệm giữa phịng Đào tạo của Viện, Trung tâm phát triển đào tạo và Khoa Ngoại Ngữ.
Đối với Phịng Đào tạo, Viện Đại học Mở Hà Nội
- Lập kế hoạch và làm thủ tục đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh - Gửi hồ sơ đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh về Bộ Giáo dục - Tham gia tổ chức kỳ thi tuyển đầu vào
- Tổ chức chấm thi, vào điểm, xét điểm trúng tuyển, lập danh sách trúng tuyển, và gửi thơng báo trúng tuyển cho sinh viên
- Trình Viện trưởng ký quyết định trúng tuyển
Đối với Trung tâm phát triển Đào tạo, Viện Đại học Mở Hà Nội
- Phối hợp với Khoa Ngoại Ngữ tổ chức tuyên truyền và thơng báo tuyển sinh. Hiện tại việc quảng bá tuyển sinh do Trung tâm Phát triển đào tạo của Viện đảm nhiệm, Khoa Ngoại Ngữ khơng cĩ chức năng tuyển sinh, điều này là khơng hợp lý vì Khoa trực tiếp triển khai đào tạo và biết được chất lượng chương trình như thế nào để phù hợp với từng đối tượng tuyển sinh, nên Khoa Ngoại Ngữ phải cĩ thêm chức năng tuyển sinh để khâu tuyển sinh đạt hiệu quả cao hơn.
- Áp dụng chiến lược internet – marketing đối với việc quảng bá thương hiệu và tuyển sinh thay vì tốn chi phí quảng cáo trên một số báo, hoặc tờ rơi. Trên Internet cĩ rất nhiều cơng cụ mạnh, PR thương hiệu cực tốt. Khi áp dụng tổng thể hoạt động đĩ trên Internet, Blog, Mạng xã hội kết nối Google, yahoo, facebook, Bring, từ khĩa… mỗi lần tìm kiếm đến những hoạt động của trường mình, thơng tin sẽ hiện lên ngay trang đầu tìm kiếm. Điển hình như tuyển sinh dễ nhất là qua Facebook. Mỗi nhân viên của trường cĩ 1 -2 facebook. Các facebook này tìm kiếm và kết bạn với khoảng 5.000 học sinh, sinh viên. Như vậy, mỗi người đã tự tìm cho mình 5 – 10 ngàn sinh viên tiềm năng. Chỉ cần 10 - 20 người trong trường học áp dụng kiểu này, sẽ làm quen được với 50.000 – 2.000.000 học sinh, phụ huynh, sinh viên. Khi tuyển sinh, chỉ cần đưa thơng tin lên Facebook thì hàng triệu người biết đến trường mình. Đồng thời, cịn cĩ website, nick chat, blog…Nết kết hợp nhiều yếu tố này thành một hệ thống chỉnh thể, nĩ sẽ vơ cùng hữu hiệu
68
Marketing - online, cĩ hàng trăm cơng cụ kết nối tuyển sinh hiệu quả Khoa Ngoại Ngữ, Viện Đại học Mở Hà Nội thực hiện:
- Tham gia vào quá trình quảng bá tuyển sinh
- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra văn bằng chứng chỉ của người đăng ký thi tuyển - Phối hợp tổ chức ơn thi và thi tuyển: Thực hiện đúng quy trình và kỹ thuật xử lý thơng tin theo chương trình của Bộ GD&ĐT, đảm bảo các yêu cầu đã đề ra trong quy chế (phịng thi, làm thẻ dự thi, giấy báo thi kịp thời)
- Chịu trách nhiệm các khâu trong quá trình triển khai đào tạo
- Phối hợp tổ chức khai giảng đĩn học viên nhập học: Khâu này cĩ ý nghĩa rất lớn trong việc tạo cảm giác ban đầu, tạo khơng khí vui tươi, phấn khởi cho học viên trong ngày nhập trường và an tâm học tập về sau.
- Tổ chức sinh hoạt đầu khĩa học: Ban chủ nhiệm Khoa chỉ đạo việc tổ chức sinh hoạt đầu khĩa học nhằm đảm bảo những nội dung thiết thực như phổ biến quy chế, phổ biến các chế độ chính sách đối với học viên, những quy định về học tập, thi cử, kiểm tra trong suốt khĩa học.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Trách nhiệm của từng đơn vị phải được cụ thể hĩa thành văn bản và hoạt động của các đơn vị phải chịu sự giám sát chặt chẽ của các bộ phận chức năng khác như ban pháp chế, phịng đảm bảo chất lượng (ISO)…
69
- Cơng tác tuyển sinh được thực hiện một cách cĩ hiệu quả thể hiện ở số lượng thí sinh đăng ký dự tuyển tăng, chất lượng đầu vào tăng, Khoa luơn tuyển sinh đủ lượng thí sinh trong chỉ tiêu tuyển sinh được Viện giao.
- Điểm chuẩn đầu vào được nâng cao