Trong một tổ chức, mỗi quỏ trỡnh là một trỡnh tự hoạt động cú liờn quan hoặc một hoạt động cú cả đầu vào và đầu ra. Sự phụ thuộc lẫn nhau của cỏc quỏ trỡnh cú thể phức tạp, tạo thành cỏc mạng lưới quỏ trỡnh. Vỡ vậy, để đảm bảo sự vận hành của tổ chức cú hiệu lực là hiệu quả, tổ chức cần phải:
•Hoạch định sản phẩm: Tổ chức phải lập kế hoạch và triển khai cỏc quỏ
trỡnh cần thiết đối với việc tạo thành sản phẩm. Hoạch địch việc tạo ra sản phẩm phải nhất quỏn với cỏc yờu cầu của cỏc quỏ trỡnh khỏc của hệ thống quản lý chất lượng
Trong quỏ trỡnh hoạch định việc tạo ra sản phẩm, khi cần thiết, tổ chức phải xỏc định rừ những điều sau:
−Cỏc mục tiờu chất lượng và cỏc yờu cầu đối với sản phẩm
−Yờu cầu thiết lập cỏc quỏ trỡnh, tài liệu và việc cung cấp cỏc nguồn lực cụ thể đối với sản phẩm
−Cỏc hoạt động kiểm tra xỏc nhận giỏ trị sử dụng, cỏc hoạt động theo dừi, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể cần thiết đối với sản phẩm và cỏc chuẩn mực chấp nhận của sản phẩm.
−Cỏc hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng rằng cỏc quỏ trỡnh thực hiện và sản phẩm tạo ra đỏp ứng được yờu cầu
Đầu ra của việc hoạch định phải được thể hiện cụ thể phự hợp với phương phỏp tỏc nghiệp của tổ chức
•Xỏc định cỏc yờu cầu liờn quan đến khỏch hàng: Quỏ trỡnh này sẽ đảm
bảo cho sự hiểu biết thớch hợp về nhu cầu và mong đợi của khỏch hàng. Do đú, yờu cầu đặt ra đối với tổ chức là:
−Xỏc định rừ cỏc yờu cầu liờn quan đến sản phẩm (gồm: Cỏc yờu cầu do khỏch hàng đưa ra, yờu cầu chế định phỏp luật liờn quan đến sản phẩm và mọi yờu cầu bổ sung do tổ chức xỏc định) từ đú tiến hành đỏnh giỏ.
−Trao đổi thụng tin với khỏch hàng
•Kiểm soỏt thiết kế và phỏt triển: Đõy là cụng tỏc hữu ớch và rất cần thiết
để cỏc kết quả thiết kế, trong từng giai đoạn và cuối cựng, đỏp ứng được yờu cầu của khỏch hàng và phự hợp với năng lực của tổ chức, do đú:
− Lập kế hoạch thiết kế và triển khai − Xỏc định nguồn nhõn lực
− Xỏc định mối quan hệ tương giao về tổ chức và kĩ thuật giữa cỏc đơn vị − Kiểm soỏt đầu vào, đầu ra
− Xem xột lại thiết kế tại những giai đoạn thớch hợp − Kiểm tra xỏc nhận thiết kế
− Xem xột giỏ trị sử dụng của thiết kế
− Nhận biết, lập văn bản và phờ duyệt đối với cỏc thay đổi về thiết kế − Duy trỡ hồ sơ về việc xem xột và kiểm tra xỏc nhận thiết kế.
•Quỏ trỡnh mua hàng: Tổ chức phải đảm bảo sản phẩm mua vào phự hợp
với cỏc yờu cầu mua sản phẩm đó quy định. Cỏch thức và mức độ kiểm soỏt ỏp dụng cho người cung ứng và sản phẩm mua vào phụ thuộc vỏo sự tỏc động của sản phẩm mua vào đối với việc tạo ra sản phẩm tiếp theo hay thành phẩm.
•Kiểm soỏt sản xuất và cung ứng dịch vụ: Đõy là yờu cầu cơ bản của hoạt
động kiểm soỏt chất lượng trong hệ thống quản lý chất lượng. Mọi hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm được chế tạo phải được lập kế hoạch và kiểm soỏt bằng những cụng cụ, phương tiện thớch hợp. Cỏc phương phỏp tốt nhất để tiến hành cỏc quỏ trỡnh sản xuất, lắp đặt, và dịch vụ sau khi bỏn cần được lập thành văn bản dưới dạng cỏc quy trỡnh hướng dẫn.
•Kiểm soỏt thiết bị đo lường: Để đem lại sự tin tưởng vào cỏc dữ liệu, tổ
chức cần phải xỏc định và thực hiện cỏc quỏ trỡnh đo lường cú hiệu lực và hiệu quả, bao gồm: nhận biết cỏc phộp đo cần tiến hành và độ chớnh xỏc yờu cầu, lựa chọn cỏc thiết bị thớch hợp cú độ chớnh xỏc cần thiết, tiến hành cỏc hành động thớch hợp khi phỏt hiện thiết bị khụng đảm bảo cỏc yờu cầu về hiệu chuẩn, duy trỡ cỏc điều kiện mụi trường phự hợp cho việc sử dụng và hiệu chuẩn thiết bị, cú phương phỏp phự hợp để xếp dỡ và cất giữ thiết bị và cuối cựng là phải bảo vệ thiết bị khỏi cỏc điều chỉnh khụng được phộp.