Tớch hợp một số cụng cụ quản lý để nõng cao hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng tại cụng ty.

c) Quản lý nguồn lực tại bộ phận sản xuất của cụng ty Vigo

2.4. Tớch hợp một số cụng cụ quản lý để nõng cao hiệu quả hoạt động quản lý chất lượng tại cụng ty.

lý chất lượng tại cụng ty.

Hệ thống ISO 9001:2000thực chất chỉ đưa ra những yờu cầu đối với cỏc cụng việc phải làm, những việc đỏp ứng như thế nào thỡ hoàn toàn để mở. Do đú, việc tớch hợp những cụng cụ quản lý khỏc ( như 5S, Kazen…) dựa trờn cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001:2000 là rất quan trọng nhằm giảm thiểu những nguồn lực, tận dụng tối đa hiệu những tỏc dụng của cỏc cụng cụ này, và đặc biệt

là đảm bảo một sự hoạt động nhịp nhàng khụng cú xung đột trong cỏc cụng cụ của hệ thống.

Vỡ vậy, đối với cụng ty KKTL, sự cần thiết ứng dụng thờm một số cụng cụ quản lý khỏc, dưới đõy là 2 đề xuất về cụng cụ quản lý mà cụng ty cần ỏp dụng.

• Kết hợp ISO 9001: 2000 với phương phỏp Tấn cụng nóo (Braistorming)

Hiện nay, trong thực tế của cụng ty, cỏc giải phỏp cải tiến, đề xuất chưa được nhiều, chủ yếu là cụng ty chỉ tập trung vào “phỏt hiện và làm sạch lỗi” với cỏc biện phỏp mang tớnh đối phú và đúng gúp rất ớt vào cải tiến chất lượng thực sự của cụng ty. Chỳng chỉ giải quyết những biểu hiện của vấn đề nhưng khụng chữa khỏi hẳn nguyờn nhõn gốc rễ.

Phương phỏp Tấn cụng nóo được đưa ra ở đõy sẽ khắc phục được hạn chế này vỡ nú dựa trờn cơ sở thảo luận tự do vố những ý tưởng hoặc những vấn đề cụ thể nào đú nhằm làm bật ra sự suy nghĩ sỏng tạo. Tư tưởng của Tấn cụng nóo là:

+ Một người thường bị hạn chế về ý tưởng, một nhúm thỡ tạo ra nhiều ý tưởng hơn.

+ í tưởng của người này cú thể được xõy dựng, hỡnh thành dựa trờn ý tưởng của người khỏc.

+Khi cú nhiều người trao đổi, càng cú nhiều ý tưởng sỏng tạo. Cỏc bước cơ bản của phương phỏp này là:

− Thụng bỏo chủ đề cho cỏc thành viờn: trước cuộc họp 1 ngày,

người phụ trỏch cần thụng bỏo cho tất cả cỏc thành viờn về chủ đề của cuộc họp để họ cú đủ thời gian suy nghĩ và đảm bảo sự khởi đầu trụi chảy. Chủ đề phải tập trung, đơn giản, rừ ràng.

− Viết rừ chủ đề ra cho tất cả mọi người cựng theo dừi: Chủ đề phải

được viết rừ ràng lờn một tờ giấy lớn hoặc trờn bảng treo lờn để mọi người đọc − Đúng gúp cỏc ý tưởng: trong quỏ trỡnh đúng gúp ý tưởng, cú một

vấn đề cần lưu ý đú là: người phụ trỏch phải cố gắng tạo ra một khụng khớ nhẹ nhàng và khuyến khớch tất cả mọi người đưa ra ý tưởng.

để làm thư kớ ghi lại mọi ý tưởng. Mục đớch là để nắm được càng nhiều ý tưởng càng tốt.

Tấn cụng nóo sẽ kết thỳc khi khụng cũn ý tưởng nào đưa ra. Nhúm sẽ đỏnh giỏ mọi ý tưởng để lựa chọn những ý tưởng tốt nhất hoặc một vài ý tưởng thớch hợp thụng qua hỡnh thức bỏ phiếu.

Tuy nhiờn, để việc tiến hành phương phỏp này cú hiệu quả thỡ cần lưu ý những điểm sau:

+ Cho mọi người cú cơ hội để núi

+ Khụng chỉ trớch, phờ phỏn cỏc ý tưởng.

Nếu như tuõn thủ đỳng nguyờn tắc trờn thỡ phương phỏp này rất hữu ớch đồi với cụng ty trong việc xỏc định cỏc nguyờn nhõn của vấn đề, từ đú tỡm ra được cỏc giải phỏp cụ thể.

• Kết hợp ISO 9001:2000 với phương phỏp 5S:

Hầu hết mọi cụng ty, khụng chỉ riờng cụng ty KKT đều luụn đề ra khẩu hiệu, quy tắc tại nơi làm việc như: tài liệu để ngăn nắp, giữ gỡn vệ sinh chung… Nhưng mọi người thường tuõn theo cỏc quy định này một cỏch mỏy múc, đối phú mà chưa hề nghĩ đến đõy là một nội dung quan trọng trong việc xõy dựng và ỏp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào đú. Vỡ vậy, cụng ty sẽ khụng tạo được phong trào chung cho mọi người cựng tham gia.

Vỡ vậy, phương phỏp 5S được đề xuất để ứng dụng tại cụng ty KKTL. Phương phỏp này hết sức đơn giản nhưng lại cú tỏc dụng để nõng cao hiệu quả và chất lượng. Nú cú thể ỏp dụng cho mọi hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phũng. Nội dung của phương phỏp 5S như sau:

−SEIRI – Sàng lọc: Loại bỏ những cỏi khụng cần thiết ra khỏi cỏi cần thiết

−SEITON – Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự, đỏnh số để dễ tỡm,

dễ thấy, dễ tra cứu.

−SEISO – Sạch sẽ: Vệ sinh nơi làm việc, luụn giữ cho nú sạch sẽ

−SEIKETSU – Săn súc: Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn cao về ngăn nắp, sạch sẽ tại nơi là việc

tiờu chuẩn, tạo thành thúi quen.

Để thực hiện thành cụng phương phỏp này, trong cụng ty cần phải:

- Ban lónh đạo của cụng ty cần hướng dẫn, phỏt động rộng rói chương trỡnh này cho tất cả mọi thành viờn của cụng ty.

- Thu hỳt sự quan tõm của mọi người thụng qua cỏc hỡnh thức tuyờn truyền như khẩu hiệu, bản tin nội bộ…Yờu cầu thực hiện chương trỡnh 5S trong giờ làm việc đối với CBCNV như một chương trỡnh đó được phờ chuẩn.

- Lónh đạo cần thường xuyờn quan sỏt, kiểm tra, khuyến khớch cỏc cỏ nhõn, đơn vị của mỡnh thực hiện tốt chương trỡnh này. Trong quỏ trỡnh thực hiện , cần đặc biệt nhấn mạnh vai trũ của lónh đạo cấp trung và cấp cơ sở. Cụng ty cũng cú thể thành lập nhúm 5S để thường xuyờn kiểm tra, đỏnh giỏ,bỏo cỏo định kỡ về tỡnh hỡnh thực hiện.

Túm lại, phương phỏp 5S là một phương phỏp quản lý tiến bộ và cú thể được xem như là nền tảng, là bước cần thiết mà cụng ty phải vượt qua trước khi thực hiện cỏc phương phỏp quản lý chất lượng tiờn tiến như TQM…

• Kết hợp ISO 9001:2000 và Kaizen

Ngoài 2 phương phỏp nờu trờn, cụng ty cũng cú thể ỏp dụng kết hợp cả một phương phỏp nữa là phương phỏp Kaizen. Vỡ Kaizen là phương phỏp cải tiến liờn tục nhằm đem lại thành cụng lớn từ những cải tiến nhỏ. Điều này sẽ giỳp cụng ty phỏt triển bền vững hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh trờn thị trường.

Trọng tậm của phương phỏp này là xỏc định và loại trừ lóng phớ, đũi hỏi phải cải tiến liờn tục “Khụng một ngày nào là khụng cú một cải tiến nào đú được thực hiện trong cụng ty”. Ở đõy, phương phỏp Kaizen rất chỳ trọng vào quỏ trỡnh mà phương phỏp ISO cũng thực hiện dựa trờn mụ hỡnh tiếp cận theo quỏ trỡnh là cơ sở cho việc quản lý chất lượng và cải tiến quỏ trỡnh. Cú thể núi, đõy chớnh là điểm tương đồng quan trọng tạo cơ sở cho sự gắn kết giữa Kaizen vào hệ thống tiờu chuẩn ISO 9001- 2000.

Đối với Kaizen, cú một số tiền đề được sử dụng mà rất cú tỏc dụng để xử lý cỏc vấn đề chất lượng như:

+ Hóy làm việc với dữ liệu, chất lượng bắt đầu từ việc định lượng cỏc vấn đề và cỏc biến động.

+ Hóy hỏi 5 lần đề xỏc định rừ nguyờn nhõn cội rễ của mọi vấn đề

+ Hóy đến phõn xưởng: là nơi thực hiện cỏc hành động.

Những điều trờn đõy tưởng chừng như là rất đơn giản và thụng thường nhưng lại thực sự đem lại hiệu quả rất lớn. Và cần núi thờm rằng, việc thự hiện Kaizen khụng cú nghĩa là thay thế hay là loại trừ đổi mới mà là bổ sung cho nhau. Khi Kaizen đó gần cạn, khụng phỏt huy được mạnh mẽ thỡ cần cú đổi mới và ngay sau khi đổi mới cần thực hiện Kaizen. Kaizen và đổi mới là 2 thành phần khụng tỏch rời nhau trong tiến hành tiến triển. Cú thể minh họa mối quan hệ và tỏc động của Kaizen và đổi mới bằng hỡnh sau:

Hỡnh 3.1: Kaizen và đổi mới

Thời gian Đổi mới

KAIZEN

KAIZEN

Tiờu chớ Kaizen Đổi mới 1. Thay đổi 2. Hiệu quả 3. Quy mụ 4. Huy động 5. Cỏch tiếp cận 6. Kĩ thuật 7. Điều kiện 8. Chuẩn mực đỏnh giỏ 9. Lợi thế 10.Hướng quan tõm 11.Thụng tin Từ từ và thường xuyờn Lõu dài, khụng gõy ấn tượng

Nhỏ

Mọi người Nỗ lực tập thể

Bỡnh thường và hiện đại Đầu tư ớt, nỗ lực duy trỡ cao Quỏ trỡnh nỗ lực cho kết quả tốt hơn Thớch hợp với nền kinh tế kộm phỏt triển Con người Chia sẻ Đột biến, khụng kiờn định Ngắn hạn, gõy ấn tượng Lớn

Những người cú tài năng Nỗ lực cỏ nhõn

Kĩ thuật mới, phỏt minh Đầu tư lớn, nỗ lực duy trỡ ớt

Kết quả về lợi nhuận

Thớch hợp hơn với nền kinh tế phỏt triển

Cụng nghệ Độc quyền

Hỡnh 3.2: So sỏnh Kaizen và đổi mới 2.5 Cải tiến, đổi mới mỏy múc trang thiết bị phục vụ sản xuất

Mỏy múc thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hàng húa. Tuy nhiờn, hiện tại trỡnh độ cụng nghệ, trang thiết bị mỏy múc của Cụng ty cũn lạc hậu. Theo số liệu thống kờ, trờn 75% thiết bị, mỏy múc của Cụng ty thuộc thế hệ những năm 90 của thế kỷ trước, trong đú 70% đó hết khấu hao và gần 50% mỏy cũ đó được tõn trang lại... khiến Cụng ty chưa đủ năng lực tạo ra những sản phẩm cú chất lượng cao và cú khả năng cạnh tranh thắng lợi ngay cả trong thị trường nội địa (Nguồn: Phũng kế hoạch Cụng ty). Trong những năm tới, Cụng ty cú kế hoạch đầu tư hàng chục tỷ đồng để đổi mới, chuyển giao mỏy múc trang thiết bị phục vụ cho mục tiờu mở rộng sản xuất, nõng cao chất lượng sản phẩm hướng vào xuất khẩu. Song điều đú khụng cú

nghĩa là cụng ty cú thể mua bất kỡ mỏy múc cụng nghệ nào, mà trước khi đi đến quyết định hiện đại húa dõy chuyền cụng nghệ thỡ cụng phải nghiờm tỳc thực hiện:

+ Cụng tỏc thu thập và xử lý thụng tin, rồi từ đú mới đưa ra những quyết định lựa chọn cụng nghệ phự hợp.

+ Xỏc định bộ phận, khu vực nào cần đầu tư ngay, khõu nào trọng yếu và cần thiết, trỏnh đầu tư dàn trải vừa khụng đủ khả năng, vừa khụng đem lại hiệu quả.

+ Phải xõy dựng một hệ thống tài liệu hướng dẫn cụ thể về vận hành mỏy múc thiết bị và thường xuyờn đỏnh giỏ giỏm sỏt để kịp thời điều chỉnh.

+ Song song với đầu tư hiện đại húa dõy chuyền thỡ cụng ty cũng phải thực hiện tốt cụng tỏc bảo dưỡng, bảo quản và sửa chữa định kỡ nhằm hạn chế cỏc hỏng húc cú thể xảy ra.