a. Chứng từ sử dụng:
- Giấy đề nghị xuất hóa đơn
- Hóa đơn GTGT
- Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi
b. Sổ sách sử dụng:
Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản 511
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Sau khi việc thương lượng về giá cả công trình hoàn tất, các xí nghiệp sẽ ký với Ban Giám Đốc hợp đồng khoán nội bộ trong đó thể hiện rõ trị giá hợp đồng mà các xí nghiệp nhận khoán, sau đó khách hàng sẽ đến công ty ký Hợp đồng kinh tế.
- Hợp đồng kinh tế sau khi được ký kết sẽ được các xí nghiệp thực hiện cho đúng tiến độ công trình để giao cho khách hàng.
- Sau khi công trình hoàn tất, các xí nghiệp sẽ bàn giao công trình cho khách hàng và được xác nhận thông qua biên bản nghiệm thu công trình.
- Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu công trình để lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ.
- Cuối cùng, nếu khách hàng thanh toán tiền ngay, các xí nghiệp sẽ lập giấy đề nghị thanh toán và kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi để chi trả cho các xí nghiệp.
- Đối với các trung tâm và chi nhánh, việc ghi nhận doanh thu căn cứ vào bảng thông báo về các công trình được thực hiện trong tháng, trên
cơ sở đó kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng và ghi nhận doanh thu.
- Tại văn phòng công ty, nếu một hợp đồng nào đó không thể thực hiện cho khách hàng bên ngoài, công ty sẽ giới thiệu bên thứ ba thực hiện và hưởng phí môi giới thường là 5% trên giá trị hợp đồng được duyệt chưa thuế GTGT. Cụ thể như sau:
+ Đầu tiên, bên thứ ba sẽ ký với khách hàng của công ty hợp đồng kinh tế, công ty căn cứ vào hợp đồng này để ký hợp đồng với bên thứ ba về khoản phí môi giới đó.
+ Khi công trình hoàn tất, căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình và hợp đồng kinh tế kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ và lập phiếu thu nếu bên thứ ba thanh toán tiền ngay.
3.1.1.3 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán
a. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131.XN, 136.XN, 5111.XN được mở chi tiết theo từng xí nghiệp và được đánh số thứ tự từ 01 trở đi .01: Xí nghiệp 1 .02: Xí nghiệp 2 .03: Xí nghiệp 3 .04: Xí nghiệp 4 .05: Xí nghiệp 5 .06: Xí nghiệp 6
.08: Xí nghiệp đo đạc
.09: Xí nghiệp quy hoạch và phát triển kiến trúc .10: Trung Tâm khoa học công nghệ
.11: Chi nhánh Cần Thơ .12: Chi nhánh Hà Nội .13: Văn phòng công ty
Đối với các trung tâm, chi nhánh và bên thứ ba thì tài khoản 131 được mở chi tiết theo tên.
Ví dụ:131.TTKHCN: Khoản phải thu từ Trung Tâm Khoa Học Công Nghệ….
b. Nguyên tắc hạch toán:
Thông thường, doanh thu của các xí nghiệp được công ty ghi nhận 100% nhưng phải chi trả cho các xí nghiệp 80% trên tổng số để họ trang trải chi phí. Doanh thu của các chi nhánh và trung tâm chỉ được công ty giữ lại 10% vì các trung tâm và chi nhánh tự xuất hóa đơn GTGT và nộp thuế. Doanh thu công ty được ghi nhận khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng và kế toán công ty thực hiện quyết toán với các xí nghiệp.
* Doanh thu từ các xí nghiệp:
(1) Khi văn phòng công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng từ khách hàng của xí nghiệp:
Nợ TK 112 giá trị hợp đồng được duyệt có thuế GTGT Có TK 131.XN
(2) Khi đơn vị thực hiện hợp đồng lập giấy đề nghị thanh toán, công ty ghi: Nợ TK 136.XN 80% giá trị hợp đồng được duyệt có thuế GTGT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(3) Công ty ghi nhận doanh thu cùng với thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 131.XN1 Tổng giá trị hợp đồng bao gồm thuế GTGT
Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Có TK 5111.XN Giá trị hợp đồng chưa thuế GTGT (4) Tại xí nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 111 80% giá trị hợp đồng bao gồm cả thuế GTGT
Có TK 336.XN
* Các chi nhánh và trung tâm của công ty được quyền xuất hóa đơn nên tự nộp thuế GTGT do đó chỉ nộp về công ty 10% trên tổng giá trị hợp đồng được duyệt của chi nhánh và trung tâm. Kế toán hạch toán cho doanh thu thu được từ các chi nhánh và trung tâm của công ty:
(1) Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng từ các chi nhánh và trung tâm:
Nợ TK 112 10% giá trị hợp đồng có thuế GTGT
Có TK 131.TT
(2) Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131.TT 10% giá trị hợp đồng có thuế GTGT
Có TK 5111
* Ghi nhận khoản hoa hồng môi giới tại văn phòng công ty: Khi nhận biên bản nghiệm thu công trình của bên thứ 3:
Nợ TK 131.A : Giá trị hợp đồng được duyệt có thuế GTGT
Có TK 5111.13: 5% giá trị hợp đồng được duyệt chưa thuế GTGT
Có TK 3331 : Thuế GTGT 10%