1.2.4.1 Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí có liên quan chung tới toàn bộ hoạt động quản lý điều hành chung của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí hành chính, chi phí tổ chức, chi phí văn phòng,…
1.2.4.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán
a. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong một kỳ hạch toán.
b. Kết cấu tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”:
- Bên nợ:
+ Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
+ Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
+ Dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Bên có:
+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
+ Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ và có 8 tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 6421 – “Chi phí nhân viên quản lý”
+ Tài khoản 6422 – “Chi phí vật liệu quản lý”
+ Tài khoản 6423 – “Chi phí đồ dùng văn phòng”
+ Tài khoản 6424 – “Chi phí khấu hao TSCĐ”
+ Tài khoản 6425 – “Thuế, phí và lệ phí”
+ Tài khoản 6426 – “Chi phí dự phòng”
+ Tài khoản 6427 – “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
+ Tài khoản 6428 – “Chi phí bằng tiền khác”
c. Nguyên tắc hạch toán:
- Hạch toán chi tiết từng nội dung chi phí theo quy định của Nhà nước. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp cụ thể mà chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được mở thêm một số nội dung chi phí khác.
- Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
1.2.4.3 Nội dung và phương pháp hạch toán
- Hàng tháng tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ… cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng, hoặc mua về sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111,112, 152, 153, 242, 331, 335…
- Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp: Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 214 Hao mòn TSCĐ
- Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:
Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp