Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán
Hàng ngày nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ và lên sổ kế toán chi tiết. Sau khi lập và tổng hợp các chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán trưởng ký duyệt rồi được kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái ứng với từng loại tài khoản. Đến cuối kỳ báo cáo lập bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời kế toán thực hiện việc đối chiếu các số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sao cho tổng số dư nợ và số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và
số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với các số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kê toán khác
Đối với các tài khoản mở sổ chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi lên sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, kế toán lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ Cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo kế toán.