Xác minh phí
Chỉ xem xét khiếu nại khi đã có xác minh phí bảo hiểm. Trường hợp có vấn đề nảy sinh liên quan đến phí bảo hiểm, cần phải có ý kiến chỉ đạo của đơn vị. Trong mọi trường hợp, việc không đóng phí bảo hiểm theo quy định và thoả thuận trong hợp đồng luôn đồng nghĩa với việc tổn thất không nằm trong phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Vì vậy, xác nhận đóng phí phải ghi rõ số hợp đồng bảo hiểm, số tiền đã đóng và thời điểm đóng phí.
Kiểm tra tính hợp lệ của tổn thất
Xem xét tổn thất có thuộc phạm vu trách nhiệm của hợp đồng bảo hiểm hay không là bước quan trọng, cần được xem xét và đánh giá thận trọng và chính xác. Các điểm cần xem xét gồm:
- Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm vào thời điểm khiếu nại hay không? Người khiếu nại phải chứng minh rằng họ có quyền lợi bảo hiểm khi khiếu nại người bảo hiểm trên cơ sở hợp đồng bảo hiểm
- Tổn thất có xảy ra trong thời hiệu của hợp đồng bảo hiểm không? Thời hiệu bảo hiểm được xét trên cơ sở phù hợp giữa thời gian và không gian của đối tượng bảo hiểm
- Tổn thất có thuộc những điểm loại trừ không?
- Tổn thất có vi phạm các thoả thuận riêng được quy định trong đơn bảo hiểm/ hợp đồng bảo hiểm không?
Trên cơ sở xem xét các điểm nêu trên để đánh giá có hay không có trách nhiệm bảo hiểm đối với khiếu nại của người khiếu nại. Nếu có những điểm chưa rõ ràng, cần bổ sung thêm chứng từ thì sang bước tiếp theo là hoàn thiện bộ chứng từ. Nếu thuộc phạm vi trách nhiệm theo hợp đồng bảo hiểm thì tiến hành bước Tờ trình bồi thường.
Hoàn thiện chứng từ
`Công ty cần có công văn yêu cầu người được bảo hiểm cung cấp bổ sung các chứng từ hoặc tôt chức đi kiểm tra tái giám định, thu thập thông tin từ các đơn vị khác có thể liên quan, Khi đã thực hiện tất cả các biện pháp mà chưa xác định được có thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm hay không thì xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo công ty, Lãnh đạo Tổng công ty.
Trường hợp các chứng từ trong bộ hồ sơ khiếu nại chưa làm sáng tỏ được tổn thất có thuộc trách nhiệm bảo hiểm hay không thì tuỳ từng trường hợp vướng mắc ở điểm nào để có hướng tập trung thu thập tiếp cơ sở chứng cứ làm sang tỏ điểm đó. Thường có các hướng sau:
- Yêu cầu người khiếu nại cung cấp thêm chứng từ, có thể là: hợp đồng mua bán, biên bản hoàn công, hoá đơn, biên lai thu phí, các biên bản của cơ quan hữu quan.
- Tổ chức thực hiện, kiểm tra, tái giám định, thu thập hồ sơ chứng cứ từ các đơn vị có liên quan trong và ngoài Công ty.
- Đề xuất với Tổng Công ty chỉ đạo và phối hợp thực hiện Tờ trình bồi thường
Sau khi xem xét các bước trên bồi thường viên tiến hành lập Tờ trình bồi thường. Trong đó có một số vấn đề cần thực hiện như sau:
Xét số tiền bồi thường: Cán bộ xét bồi thường phải làm đề xuất nêu các điểm sau:
- Tổn thất do thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Tổn thất được qui thành đơn vị chuẩn.
- Tính số tiền khiếu nại dự kiến bồi thường: có thể có các trường hợp sau: + Tổn thất toàn bộ thực tế hay ước tính: bồi thường theo gía trị thực tế ngoài thị trường nhưng không vuợt quá số tiền bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm và trừ đi mức khấu trừ
+ Tổn thất bộ phận được tính như sau:
Tổn thất bộ phận = - Mức khấu trừ + Tổn thất về chi phí:
Có thể có các chi phí sau trong một hồ sơ bồi thường: chi phí ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm; chi phí để phòng và giảm thiểu tổn thất hoặc ngăn ngừa tổn thất được sự chấp thuận cảu người được bảo hiểm.
Sau khi hoàn tất Tờ trình bồi thường, bồi thường viên trình toàn bộ hồ sơ cho Lãnh đạo (theo phân cấp bồi thường) xem xét và có ý kiến về việc bồi thường.